Automatische Abwesenheitsnotizen für Outlook und Office 365

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis zum XX.XX.XXXX nicht im Büro. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet…

Kaum ist die E-Mail weg, schon landet eine derartige automatische Antwort im eigenen Posteingang: sie wird vom Administrator eingerichtet, weil der Adressat unserer Nachricht sie nicht gleich beantworten kann.
Nur, muss das eigentlich sein? Muss der Administrator jedes Mal engagiert werden? Kann die Out of Office-Nachricht nicht von dem Abteilungsleiter, HR-Leiter oder dem Assistenten gesetzt werden?

Doch. Und wir zeigen Ihnen wie!

Eine Out of Office in Outlook und Office 365 kann auch von nichttechnischem Personal gesetzt und gemanagt werden, und zwar mit CodeTwo Out of Office Manager.

Die Software installiert man auf einem Rechner innerhalb der Domäne, unter dem Account, von dem die Anwenderpostfächer gesteuert werden.

1. Zunächst entscheiden Sie, ob es sich bei Ihrem Exchange um den Typ On-Premise oder Hosted mit Office 365 handelt (Abb. 1).

Exchange vs. Office 365

2. Anschließend geben Sie die Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) des Administrators an. Dieser muss auf die Anwenderpostfächer zugreifen können (Abb. 2).

Eingabe der Zugangsdaten

3. Ist die Verbindung aufgebaut, wird in dem Hauptfenster des Administrationspalens eine Liste mit allen Anwendern in Ihrem Unternehmen angezeigt (Abb. 3).

Anwenderliste im Administrationspanel

4. Zum Erstellen einer neuen Abwesenheitsnotiz klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zelle im Kalender und wählen Sie Add Item… aus. Alternativ klicken Sie einfach auf den Button Add in der Hauptleiste des Programms (Abb. 4).

Erstellung eines neuen Templates

5. Als Nächstes legen Sie fest, ob die Out of Office-Meldung für interne, externe oder für alle E-Mails gelten soll. (Abb. 5).

Auswahl der Adressaten

6. Im selben Fenster entwerfen Sie auch das Template. Klicken Sie auf den Button Edit, um den Editor zu öffnen. Bestimmen Sie die Schriftart, Größe und Farbe und bauen Sie Platzhalter und Hyperlinks in Ihr Template ein. Zum Speichern des Entwurfs klicken Sie auf den Button Save & Close (Abb. 6).

Editor für Templates

7. Bestimmen Sie den Zeitrahmen, in dem die Abwesenheitsnotiz gesendet werden soll und bestätigen Sie mit OK (Abb. 7).

Setzung des Zeitrahmens für das Template

8. Die Abwesenheitsnotiz wird jetzt in der Kalenderübersicht angezeigt (Abb. 8).

Speicherung des neuen Templates

9. Zum Aktivieren der Notiz klicken Sie auf den Button Submit (Abb. 8).

Das war’s!

CodeTwo Out of Office Manager ist ein leicht zu bedienendes und bequemes Tool: ob Urlaub, Dienstreise oder Seminar – die Abwesenheitsnotiz kann mehrere Wochen, gar Monate im Voraus gesetzt werden. Dank der Kalenderübersicht behalten Sie alle Termine im Auge, und passen bei Bedarf die bereits gesetzten Out of Office-Nachrichten an.

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