Autoresponder in Microsoft Exchange Server 2007, 2010 und 2013

Exchange Server-Administratoren werden häufig vor die Aufgabe gestellt, auf dem Server einen Autoresponder zu hinterlegen, ohne dass der Endanwenderrechner dafür konfiguriert werden muss.

Es gibt Active Directory-Gruppen und User, die an einigen Tagen oder zu einer bestimmten Zeit nicht verfügbar sind. In diesem Fall bedarf es einer automatischen Antwort, welche den Absender informiert, dass seine Nachricht nicht sofort bearbeitet werden kann. In den meisten Fällen ist es jedoch unmöglich, die Abwesenheitsnotiz auf jedem Endanwender-PC einzeln einzustellen. Zwar bietet Exchange Server keinen eigentlichen Mechanismus für Autoresponder, dennoch gibt es einige Möglichkeiten, wie man auf dem Server eine Auto-Reply einrichten kann.

Nativer Autoresponder in Exchange Server

Lassen Sie mich es noch einmal wiederholen: Exchange Server hat keine eigentliche Autoresponder-Funktion. Es gibt zwar einige Mechanismen, die den Zweck erfüllen, als Autoresponder waren sie jedoch nicht gedacht.

Im Grunde genommen gibt es zwei Dinge, die Sie im Hub Transport (Exchange Management Console > Organization Configuration > Hub Transport > New Transport Rule) tun können, um in Exchange Server eine Art Autoresponder einzurichten:

1. Die Aktion Bounce Message für kurze Abwesenheitsnotizen verwenden (New Transport Rule > Actions).
oder

2. E-Mails an einen bestimmten User oder an eine Active Directory-Gruppe per Weiterleitungsregel an eine andere Adresse (New Transport Rule > Actions) mit konfiguriertem Outlook-Autoresponder (Out of the Office Assistant) schicken.

Zwar erfüllen beide Optionen ihren Zweck, Sie sind jedoch nicht gefeit von einigen Problemen.
Die erste Option ist nur bedingt brauchbar, weil die Bounce Message maximal 79 Zeichen lang werden darf. Sie müssen sich also sehr kurz fassen. Zudem bekommt der Absender die Nachricht als Teil eines längeren Delivery Error Report angezeigt, der nicht wirklich einer Abwesenheitsnotiz ähnelt (Abb. 1).

AutoresponderAbb. 1: Bounce Message mit angefügter OOF-Nachricht, angezeigt beim Absender der Originalnachricht.

Die andere Option erweist sich als praktikabel, die automatische Antwort wird jedoch von einer fixen E-Mail-Adresse (z.B. autoreply@example.com) gesendet. Demzufolge bekommt der Absender einer Nachricht, welche beispielsweise an John gerichtet war, die Abwesenheitsnotiz nicht von Johns Adresse, sondern von der Adresse mit konfigurierter OOF. Man könnte das so hinnehmen, es ist jedoch nicht die Art von Autoresponder, die wir uns vorstellen.

Autoresponder-Funktion in CodeTwo Exchange Rules Pro

Die o.g. Einschränkungen für Autoresponder auf Server-Ebene lassen sich mit einem Drittanbieter-Tool überwinden. Eines dieser Tools ist CodeTwo Exchange Rules Pro.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein komplexer Manager für E-Mails. Das Programm vereinfacht die Administration von Exchange Server. Man kann mit seiner Hilfe serverbasierte Regeln anlegen, die solche Aufgaben abdecken, wie z.B. E-Mail-Weiterleitung, Schutz vor Datenraub, Komprimierung von E-Mail-Anhängen, E-Mail-Signaturen und Disclaimer u.v.m. Viel wichtiger noch: Das Programm ermöglicht problemlose Einrichtung von Autorespondern.

Das nachstehende Video präsentiert die Autoresponder-Funktion von CodeTwo Exchange Rules Pro:

Erstellung eines Autoresponders in Exchange mittels CodeTwo Exchange Rules Pro

Zum Erstellen einer Autoresponder-Regel in CodeTwo Exchange Rules Pro muss in dem linken Bereich des Programmhauptfensters (Abb. 2) eine neue Regel angelegt werden. Klicken Sie auf Add und benennen Sie die Regel (z.B. “Autoresponder”).

Exchange Rules Pro - GUIAbb. 2: Hauptfenster von CodeTwo Exchange Rules Pro. Klicken Sie auf Add, um eine neue Regel zu erstellen.

Als Nächstes definieren Sie, nach welchen Konditionen Ihr Autoresponder gesendet werden soll (Conditions > Add). Hierfür bietet CodeTwo Exchange Rules Pro mehrere Optionen (Abb. 3).

Exchange Rules Pro - Auswahl der Aktion AutoresponderAbb. 3: Liste mit Konditionen in CodeTwo Exchange Rules Pro.

Nach Festlegung der Konditionen gehen Sie zum Tab Actions. Unser Ziel ist, eine Autoresponder-Regel zu erstellen, daher ist die Wahl ziemlich eindeutig. In dem Tab Actions klicken Sie auf den Button Add und gehen Sie auf Auto respond (Abb. 4).

Exchange Rules Pro - Festlegung der KonditionenAbb. 4: Verfügbare Aktionen in CodeTwo Exchange Rules Pro.

Sie können nun ein Template für Ihre automatische Antwort entwerfen. CodeTwo Exchange Rules Pro bietet eine breite Auswahl an Optionen und ermöglicht Erstellung von Templates in HTML oder/und Plain Text, mit dynamischen Active Directory-Platzhaltern, automatischen Anhängen etc. Diese Optionen sorgen dafür, dass der Absender eine professionell aussehende Nachricht mit allen erforderlichen Angaben zugestellt bekommt (Abb. 5).

Exchange Rules Pro - Anpassung des Autoresponder-TemplatesAbb. 5: Mit CodeTwo Exchange Rules Pro kann das Autoresponder-Template in Detail angepasst werden.

Und das war’s schon. Speichern Sie Ihre Änderungen, damit die Regel aktiviert wird. Ihre automatische Antwort wird gemäß Kriterien gesendet, die Sie im vorigen Schritt festgelegt haben. Zusätzlich können Sie Ausnahmen definieren, wo kein Autoresponder verschickt werden soll.

Looping-Schutz in CodeTwo Exchange Rules Pro

Es gibt noch etwas zu erwähnen. Sobald Sie sich für den Autoresponder entscheiden, laufen Sie die Gefahr, dass die Person auf der anderen Seite ebenfalls eine automatische Antwort gesetzt hat. In diesem Fall verursacht eine Nachricht an diese Person, dass der Autoresponder zwischen beiden E-Mail-Konten hin und her geschickt wird.

Dieses Szenario wurde von den CodeTwo-Programmierern berücksichtigt. Deshalb verfügt CodeTwo Exchange Rules Pro über einen Looping-Schutz. Der Administrator kann die maximale Anzahl von Autorespondern festlegen, welche innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gesendet werden dürfen (Abb. 6).

Exchange Rules Pro - Loop ProtectorAbb. 6: Loop Protector in CodeTwo Exchange Rules Pro.

Die Verwendung dieser Option bei aktiviertem Autoresponder kann u.U. dazu führen, dass keine E-Mails an die betreffenden Anwenderpostfächer zugestellt und der E-Mail-Fluss auf dem Server beeinträchtigt wird.

CodeTwo Exchange Rules Pro kann von dieser Seite heruntergeladen werden www.codetwo.de/exchange-rules-pro.

Empfohlene Links

CodeTwo Exchange Rules Pro vs. Exchange Hub Transportregeln
The Exchange Team Blog: Configure Automatic Replies for a user in Exchange 2010
CodeTwo Out of Office Manager: zentrale Verwaltung von OOF-Nachrichten

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