CodeTwo Exchange Rules – Signaturen und Disclaimer in Ihrer Firmenkorrespondenz

Seit 2007 entwickelt CodeTwo Lösungen für Microsoft Exchange Server. Auf diesem Wege entstand die Produktreihe CodeTwo Exchange Rules, die sich speziell dem Hub Transport von Exchange widmet.

Es sind vor allen Dingen die Signaturen und Disclaimer, die dem einen oder anderen Administrator Kopfzerbrechen bereiten.

Signaturen auf Exchange zentral verwalten

 

In Organisationen, die mehrere hundert oder gar tausend Mitarbeiter beschäftigen, erfordert die Durchsetzung einer einheitlichen Politik für ausgehende Korrespondenz sehr viel Arbeit und Geduld. Mangelnde Kommunikation, Nachlässigkeit und hohe Mitarbeiter-Rotation sind Faktoren, die schnell zum Entstehen von inkorrekten Signaturen oder gar zum Fehlen derselben in Firmennachrichten führen können.

Aus diesem Grund möchten wir kurz schildern, wie man mit Hilfe von CodeTwo Exchange Rules eine allgemeingültige Signaturschablone erstellt, die beim Verschicken der Nachricht um userspezifische Daten aus dem Active Directory ergänzt wird.

Im Programm-Interface legen Sie zunächst die Absender- und die Empfängergruppe fest, für welche die jeweilige Signaturregel gelten soll. Dazu klicken Sie auf Add und wählen die entsprechende Option aus (Abb. 1).

Es wird ein Fenster eingeblendet, in dem Sie einzelne Kriterien für die jeweilige Regel definieren (Abb. 2). Im Feld Rule Name tragen Sie den Namen und im Feld Rule Description die Beschreibung der neuen Regel ein. Anschließend klicken Sie auf Next bzw. Scope of Senders links im Fenster.

Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, die Absender-Kriterien zu definieren (Abb. 3). Es stehen Ihnen mehrere Kriterien zur Auswahl, wie z.B. die SMTP-Adresse. Wenn Sie die Felder leer lassen, wird die neu erstellte Regel für alle Absender und Empfänger gelten. Sie können aber auch Ausnahmen definieren. Klicken Sie anschließend auf Next oder Scope of Recipients.

Nun verfahren Sie analogisch wie im vorigen Schritt (Abb. 4).

Nach dem Klick auf Next oder Disclaimer Templates wird ein weiteres Fenster angezeigt (Abb. 5).

Dort klicken Sie auf Edit, um zu dem integrierten Signatureditor zu gelangen. Mit dessen Hilfe erstellen Sie schnell und ohne Probleme eine Signaturschablone, ähnlich wie mit einem Textbearbeitungsprogramm (Plain Text). Mit nur einem Klick auf die Schaltfläche HTML konvertiert das Programm die Signatur ins HTML-Format. Sie haben u.a. die Möglichkeit AD-Felder und Graphiken in Ihre Signatur einzubauen (Abb. 6).

Sobald Ihre Signatur die gewünschte Form angenommen hat, klicken Sie auf Next oder Advanced Options.

Im eingeblendeten Fenster entscheiden Sie, an welcher Stelle in Ihrer Nachricht die Signatur eingefügt werden soll (Replying and Forwarding), z.B. direkt unterhalb der letzten Antwort bei längeren Korrespondenzen (Abb. 7). Sie können die Regel aber auch so einstellen, dass keine Signatur eingefügt wird, wenn sie bereits einmal eingefügt worden ist. Die Funktion Supressing disclaimers ermöglicht das Festlegen von Phrasen, die, sollten sie im Betreff oder im Nachrichttext auftreten, das Einfügen der Signatur stoppen/freischalten.

Schlussendlich haben Sie noch die Möglichkeit, weitere Regeln für dieselbe Nachricht anzuwenden. Dazu klicken Sie einfach Proceeding to next rules an.
Klicken Sie jetzt auf Finish, um zu dem Hauptfenster zu gelangen. Dort wird die neu erstellte Regel angezeigt (Abb. 8).

Ihre Regel tritt in Kraft, sobald Sie auf die Schaltfläche Save klicken.

Je nach eingesetzter Serverversion erreichen Sie das gleiche Ergebnis, wenn Sie CodeTwo Exchange Rules 2003/2007/2010/2013 benutzen.

Wenn Sie nach einem Tool suchen, das neben dem Einfügen von Signaturen und Disclaimern auch eine komplette Verwaltung der Exchange-Korrespondenz aus einer Hand ermöglicht, gehen Sie auf die Produktseite von CodeTwo Exchange Rules Pro.

Alle Versionen können 30 Tage lang völlig kostenlos getestet werden. Eine Registrierung ist nicht erforderlich. Sollte das Programm Ihre Erwartungen nicht erfüllt haben, kann es jederzeit und ohne Auswirkungen auf Microsoft Exchange Server deinstalliert werden.

CodeTwo Exchange Rules für Microsoft Exchange Server 2000/2003 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules für Microsoft Exchnage Server 2007 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules für Microsoft Exchange Server 2010 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules für Microsoft Exchange Server 2013 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules Pro herunterladen
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