Exchange: Postfach-Back-up erstellen

Zum Thema Sicherung von Exchange-Postfächern gibt es im Internet reichlich Fachbeiträge und Forumsdiskussionen. Dennoch wird es immer wieder neu ausgerollt, denn sog. Drittanbieter tischen immer bessere Lösungen und Technologien auf, um Daten aus Mailboxen per Back-up zu sichern. Dieser Artikel erläutert, welche nativen Back-up-Optionen für Exchange (2010 oder 2013) verfügbar sind, und warum es sich ggf. lohnt, zu einer Drittanbieter-Software zu greifen.

Backing-up-mailbox-data-in-Exchange

Native Back-up-Optionen für Exchange

Wer sich bei dem Back-up seiner Exchange-Mailboxen lediglich auf native Optionen stützt, wird feststellen, dass diese recht überschaubar sind. Zwar lassen sich damit vollständige und sogar inkrementelle Postfach-Back-ups erstellen, dennoch sind die Möglichkeiten eher begrenzt, wenn es beispielsweise darum geht, Postfächer granular zu sichern.

Windows Server Backup

Eine Möglichkeit ist das sog. Windows Server Backup (mit WSBExchange.exe Plug-in). Es ist wohl die gängigste Option, Daten aus dem Exchange nativ zu sichern. Dabei handelt es sich um eine Art Einbahnstraße, weil es dort nur eine Möglichkeit gibt, Exchange-Daten zu exportieren und wiederherzustellen: Vollständiges VSS-Back-up eines Volumes oder vollständiges Server-Back-up. Wenn man nur einen Teil der Daten mit Postfachdateiordnern sichert, landet man in einer Sackgasse, da es nachher nicht möglich ist, saubere Postfachdaten zu bekommen. Beim vollständigen Volume-Back-up wird man die Postfachdatenbanken über einen aufwändigen Restore-Prozess wiederherstellen können. Man kann also entweder das ganze Volume mit Postfachdankenbanken per Snapshot sichern, oder gar nichts.

Windows-Server-Backup

Denkbar wäre, dass man nur ausgewählte Dateien mit Postfachdaten wiederherstellt und die Dateien manuell ersetzt oder verschiebt und die Datenbanken dranhängt. Auf diese Weise ist es nicht möglich, eine einzelne Postfachdatenbank wiederherzustellen. Es müssen alle Datenbanken zurückgeholt werden. Gesicherte Daten können entweder in die ursprüngliche Lokation oder in eine andere Lokation geladen werden. Es handelt sich dabei um einen eher aufwendigen Prozess.

Diese Lösung hat außerdem einige ernsthafte Nachteile, welche die gesamte Back-up-Arbeit ziemlich ineffizient machen:

  • Keine Möglichkeit, Postfächer per Brick-Level-Back-up zu sichern
  • Keine Möglichkeit, einzelne Postfächer und Elemente granular wiederherzustellen
  • Notwendigkeit, ein vollständiges Server- bzw. Volume-Back-up zu erstellen, wodurch viel Speicher belegt wird
  • Keine Möglichkeit, eine einzelne Datenbank wiederherzustellen
  • Kein einfacher Remote-Zugriff, um Back-ups zu erstellen
  • Keine versionsweise Ablage

PST-Dateien

PST-Dateien bieten einen Weg, um Postfachdaten per Brick-Level-Back-up zu sichern. In Exchange 2013 muss dafür das EAC geöffnet und, nach Auswahl eines Postfachs, die Option Export to a PST file ausgewählt werden. Damit endet schon das Back-up, denn es ist nicht möglich, die Operation für eine Gruppe von Postfächern auszuführen. Opertationen an mehreren Postfächern können mittels PowerShell ausgeführt werden (Exchange 2010 und 2013). Mit deren Hilfe lassen sich Postfachdaten in PST-Dateien exportieren, indem entsprechende Befehle ausgeführt werden oder indem man Skripte implementiert. Auf diese Weise kann der Kreis der zu exportierenden Postfächer vergrößert oder verkleinert werden. Mit Hilfe des Parameters –ContentFilter kann der Export auf einen bestimmten Elementtyp begrenzt werden.

EAC-export-data-to-PST-file

Die größten Nachteile beim Export von Postfachdaten in PST sind:

  • Eingeschränktes Brick-Level-Back-up
  • Granulare Sicherung und Wiederherstellung möglich nur per aufwendige Shell-Filterungsfunktion, ohne Elementvorschau
  • Keine PST-Dateieinsicht (nur via Outlook)
  • PST-Datei anfällig für Fehler – Datenverlust
  • Kein Management-System für PST-Dateien

Zwischenfazit

Zwar gibt es für Exchange einige native Back-up-Methoden, sie stoßen allerdings schnell an ihre Grenzen, sobald es um Brick-Level-Sicherung oder granulare Wiederherstellung geht. Hinzu kommen noch fehlendes Back-up-Management, starke Speichernutzung und mangelnde Sicherheit.

Exchange-Mailboxen mit dem richtigen Werkzeug sichern

In großen und komplexen Organisationen mit vielen Usern, wo Korrespondenz und andere Elemente in den Postfächern immer wieder gelöscht oder überschrieben werden, spielen granulare Back-ups und Restore eine entscheidende Rolle. Exchange bietet keine direkte und einfache Lösung, um auf allen Granularitätsstufen zu arbeiten, z.B. um einzelne Emails o. Ä. wiederherzustellen, ohne dass ein vollständiges Volume-Back-up angelegt werden muss, bzw ohne Frickeleien in der Shell. Es gibt allerdings einen Ausweg, dank Drittanbietern wie z.B. CodeTwo. Mit ihrer dedizierten Software bilden sie viel tiefgehender die Anforderungen eines komplexen Mailbox-Back-ups ab.

CodeTwo Backup for Exchange

Der Ansatz des Programms ist vergleichbar mit dem Ansatz der o.g. Exchange-Lösungen: Vollständiges und inkrementelles Back-up, Archivierung in PST-Dateien etc. Der Unterschied steckt in dem Umfang und in der Ausführung.

CodeTwo Backup for Exchange ermöglicht Brick-Level-Back-ups auf allen Granularitätsstufen. Demnach ist es nicht nötig, vollständige Volume- oder Postfachdatenbank-Bank-ups zu erstellen. Stattdessen können nur kritische Dinge gesichert werden: Eine einzelne Datenbank, eine Gruppe von Postfächern, einzelne Postfächer, Emails oder gar Anhänge. Das sorgt wiederum für einen schonenden Umgang mit dem Speicher.

CodeTwo-Backup-for-Exchange-dashboard

Auf diese Weise können einzelne Elemente aus vollständigen oder kontinuierlichen/inkrementellen Back-ups eingesehen und wiederhergestellt werden. Dank versionsweiser Ablage kann ein Element oder ein Postfach in unterschiedlichen Versionen importiert werden.

Backed-up-items-preview

Die Möglichkeiten des Programms sind sehr weitreichend, und dank seiner intuitiv aufgebauten Bedienoberfläche hat man alle nötigen Tools und Features jederzeit griffbreit.

Unterm Strich

Lösungen wie CodeTwo Backup for Exchange überbieten die nativen Möglichkeiten von Exchange, Postfächer zu sichern und wiederherzustellen. Sie lassen sich bequem bedienen, schonen den Speicher und beeinträchtigen kaum die Systemleistung. Die Evaluierung von Zielen und Handhabung eines Postfach-Back-ups obliegt letztendlich dem Administrator. Welche Lösung bevorzugen Sie?

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