Exchange Server Administration – neue Signatur für Firmenmails

CodeTwo Exchange Rules ProFrage: Wie viel Aufwand ist nötig, um eine grafisch attraktive, einheitlich formatierte Firmenfußzeile mit individuellen Absenderangaben zu erstellen, in einer Firma, die 5.000 Mitarbeiter beschäftigt?

Antwort: Nicht viel, denn unter Einsatz einer richtigen Software lässt sich diese Aufgabe schnell und problemlos bewältigen.

CodeTwo Exchange Rules Pro – Exchange Signatur Manager

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein Plug-In für Microsoft Exchange Server: das Programm bündelt mehrere Funktionen und Tools zu einem übersichtlich aufgebauten Administrationspanel für Signatur-Templates und Regeln. Dem Administrator bleibt überlassen, ob die Signatur auf einer fertigen Schablone aus der vorinstallierten Sammlung basieren soll, oder ob er selbst ein neues Template entwerfen will.

Im Fall, dass er sich für die zweite Option entscheidet, bietet der programmeigene Editor mehrere frei kombinierbare Elemente, wie z.B. Active Directory-Felder, sowie einen problemlosen Upload und Einbau von Grafiken und Anwenderfotos. Die automatische Konversion in HTML, RTF und Plain Text sorgt dafür, dass die fertige Signatur mit allen gängigen Mailclients und Geräten kompatibel bleibt. Der Editor bietet außerdem einige Extras, wie z.B. ein Tool für QR-Codes.

Des Weiteren ermöglicht CodeTwo Exchange Rules Pro eine genaue Positionierung der Signatur, im Fall, dass die Nachricht, an die sie angehängt werden soll, Teil einer Korrespondenz ist. Würde man nur auf die Standardoptionen des Exchange zurückgreifen, würde die Signatur immer am Ende der Korrespondenz hinzugefügt werden. CodeTwo Exchange Rules Pro hingegen kann sie nach jeder weiteren Antwort einfügen, sodass der Ablauf der Kommunikation leicht nachvollziehbar ist.

Ähnliches gilt übrigens für Signaturen in internen E-Mails, d.h. in solchen, die die Mitarbeiter untereinander austauschen. Im Gegensatz zu der vollständigen Firmensignatur mit allen relevanten Geschäftsdaten, kann eine interne Anwendersignatur auf das Nötigste, also in meisten Fällen auf den Namen und die Telefonnummer des Absenders reduziert werden.

Selbstverständlich können auch mehrere Designs im Umlauf sein, und da das Einfügen der Signatur nach diversen Kriterien und Merkmalen erfolgt (z.B. nach Absenderadresse od. Zugehörigkeit zu AD-Gruppen), sind spezielle Signaturen für einzelne Anwender wie Vorstände, Geschäftsführer, Manager, Abteilungsleiter u. Ä. genauso möglich wie Signaturen für ganze Teams und Fachbereiche des Unternehmens.

Ein weiterer Vorteil des Programms ist die Delegierung der Zugriffsrechte. In diesem Sinne kann der Inhalt der Firmenfußzeile von einem Mitarbeiter angepasst werden, der nicht zwingend der Exchange-Administrator selbst ist. Diese Funktion erweist sich als besonders praktisch im Fall, dass Marketing-Inhalte, wie z.B. Werbebanner, an die ausgehenden Nachrichten angehängt werden sollen.

CodeTwo Exchange Rules Pro kann 30 Tage unentgeltlich und ohne Einschränkungen getestet werden. Sollten Sie Hilfe bei der Installation oder der Bedienung des Programms benötigen, stellt CodeTwo seinen technischen Support kostenlos zur Verfügung. Der Programmpreis richtet sich nach der Anwenderanzahl: bei 100 Anwendern sind es einmalig 638,00 Euro inkl. des 1-jährigen Supports.

CodeTwo Exchange Rules Pro für Exchange Server

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Upload der Anwenderfotos ins Active Directory

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