Exchange Server: E-Mail-Regeln schnell erklärt

Der E-Mail-Traffic steigt ungebremst von Jahr zu Jahr. In 2012 sendete man 144 Milliarden Nachrichten pro Tag. In 2014 kletterte die Zahl hoch auf 191,4 Milliarden. Der Radicati-Bericht prognostiziert für 2015 201 Milliarden E-Mails pro Tag. Bei einem solchen Datenvolumen wird es immer schwieriger, den Mailflow effizient zu verwalten.

Zum Glück verfügt MS Exchange Server über einige Tools, mit denen die E-Mail-Flut eingedämmt werden kann. Eines dieser Tools sind E-Mail-Transportregeln.

Was sind Exchange-Transportregeln?

Eine Exchange-Transportregel ähneln funktional den E-Mail-Regeln in MS Outlook. Kurzum: Es handelt sich um eine Art konditionsbasierte E-Mail-Filter für ein- und ausgehende E-Mails. Wird die Kondition erfüllt, löst das eine bestimmte Aktion aus, z.B. die E-Mail wird blockiert, weitergeleitet, um ein Betreffpräfix ergänzt etc.

Jede Exchange-Transportregel setzt sich zusammen aus drei Elementen:

  • Konditionen – hier wird definiert, welche E-Mail-Attribute geprüft werden sollen. Dazu gehören: Absenderadresse, Betreff, Senderichtung u. Ä.
  • Aktionen – hier definiert man, was geschehen soll, wenn die Kondition erfüllt wird. Die Aktionen variieren je nach Version des Exchange Server.
  • Ausnahmen – hier definiert man, welche Attribute die Aktion unterbinden sollen. Die Liste der Ausnahmen ist identisch mit der Liste der Konditionen.

Um in Exchange eine neue Transportregel zu erstellen, nutzen Sie die Exchange Management Console (EMC) oder PowerShell. Die PowerShell-Methode ist gleich für alle Versionen von Exchange, egal ob Exchange 2007, 2010 oder 2013. Das Set-up via EMC ist unterschiedlich für Exchange 2013 und ältere Versionen der Software.

Exchange Server 2007

Um in MS Exchange 2007 eine neue Transportregel anzulegen, starten Sie die EMC. Sie finden diese unter Windows Start-Menü, Microsoft Exchange Server. Nach dem Start erweitern Sie das Verzeichnis links:

Microsoft Exchange>Organization Configuration>Hub Transport

Klicken Sie auf den Tab Tranport Rules in der Mitte, um nachzusehen, welche Regeln bereits vorhanden sind. Zum Erstellen einer neuen Regel klicken Sie rechts auf New Tranport Rule. Mit dem gleichnamigen Wizard legen Sie Konditionen, Aktionen und Ausnahmen für Ihre neue Regel fest.

Exchange 2007 Management Console

Konditionen und Ausnahmen

Wenn die Kondition erfüllt wird, führt die Regel entsprechende Aktion an der E-Mail durch. Bei Ausnahmen wird die Aktion blockiert, auch wenn die Nachricht die Kondition erfüllt. Für mehr Informationen sehen Sie die vollständige Liste der Konditionen und Ausnahmen.

Aktionen

Wenn die Kondition erfüllt wird, kann die Regel folgende Aktionen auslösen:

  • log an event with message – erstellt ein neues Event in der lokalen Protokolldatei.
  • prepend the subject with string – fügt dem E-Mail-Betreff einen Zusatz hinzu.
  • apply message classification – fügt der Nachricht eine Klassifikation hinzu, welche in Outlook angezeigt wird. Diese Aktion hilft dem Unternehmen die Kommunikationsrichtlinie einzuhalten.
  • append disclaimer text using font, size, color, with separator, and fallback to action if unable to apply – fügt der E-Mail eine Plain-Text-Signatur hinzu und führt ein Fallback durch, wenn die E-Mail nicht bearbeitet werden kann (z.B. wegen Verschlüsselung). Möglich sind drei Optionen:
    • Wrap – die originale Nachricht wird als Anhang an eine neue E-Mail mit Signatur angehängt
    • Ignore – sendet die Nachricht ohne Signatur
    • Reject – die Nachricht wird nicht gesendet und der Absender bekommt einen NDR (Non-Delivery-Report)
  • set the spam confidence level to value – setzt den SCL-Wert, um potenziellen SPAM zu markieren.
  • set header with value – ändert den Header.
  • remove header – entfernt den Header.
  • add a recipient in the To field addresses – fügt eine neue E-Mail-Adresse in die An-Zeile ein.
  • copy message to addresses – fügt eine E-Mail-Adresse in die Cc-Zeile ein.
  • blind copy (Bcc) the message to addresses – fügt eine E-Mail-Adresse in die Bcc-Zeile ein.
  • redirect message to addresses – ändert die E-Mail-Adresse in der An-Zeile und verhindert, dass die E-Mail an den ursprünglichen Adressaten rausgeht.
  • send bounce message to sender with enhanced status code – blockiert die Nachricht vor Zustellung, löscht sie und sendet einen NDR (Non-Delivery-Report) an den ursprünglichen Absender.
  • silently drop the message – blockiert und löscht die Nachricht ohne Benachrichtigung an den Absender / Empfänger.

Exchange Server 2010

Das Set-up einer Transportregel in Exchange 2010 ähnelt sehr der Methode für Exchange 2007. Als Erstes starten Sie die Exchange Management Console über das Windows Start-Menü. Links im EMC-Fenster gehen Sie auf:

Microsoft Exchange>Organization Configuration>Hub Transport

Abschließend klicken Sie auf den Link New Transport Rule rechts, um eine neue Regel zu erstellen. Ähnlich wie in Exchange Server 2007 ermöglicht der Transportregel-Wizard Festlegung von Konditionen, Ausnahmen und Aktionen.

Exchange 2010 Management Console

Konditionen und Ausnahmen

Alle Konditionen / Ausnahmen von Exchange 2007 sind in Exchange 2010 weiterhin verfügbar. Hinzu kommen einige neue Optionen. Auf der Technet-Webseite finden Sie eine Übersicht der Transportregelprädikate.

Aktionen

Alle Aktionen von Exchange 2007 sind auch in Exchange 2010 vorhanden. Man findet zusätzlich einige neue und einige verbesserte Aktionen (z.B. Hinzufügen von E-Mail-Signaturen):

  • add the sender’s manager as a specific recipient type – fügt die E-Mail-Adresse von dem Manager des Absenders in die Zeilen An, Cc oder Bcc ein. Die Aktion funktioniert nur, wenn der Eintrag “Manager” im AD vorhanden ist.
  • forward the message to addresses for moderation – diese Aktion fügt die Nachricht als Anhang an eine neue E-Mail an und schickt diese an den Moderator. Erst wenn sie genehmigt wird, kann sie zugestellt werden. Bei Ablehnung erhält der ursprüngliche Absender eine Benachrichtigung. Erfahren Sie mehr über den moderierten Transport.
  • forward the message to the sender’s manager for moderation – ähnlich wie die o.g. Aktion. Sie leitet die Nachricht an den Manager des Absenders zur Moderation weiter.
  • put message in spam quarantine mailbox – verschiebt die Nachricht in ein spezielles Quarantänepostfach. Die Nachricht wird nicht zugestellt.
  • rights protect message with RMS template – Data Leak Protection-Aktion. Nach Konfiguration des RMS-Templates (Rights Management Services) fängt die Regel Nachrichten mit vertraulichem Inhalt ab und führt weitere Aktionen durch, z.B. sie blockiert die Nachricht, schränkt die Sendeoption oder den Zugriff auf die E-Mail ein. Mehr über RMS erfahren Sie auf der TechNet-Webseite.

Exchange Server 2013

Mit dem neuesten Release von Exchange Server änderte sich der Weg, wie man den Mailflow mittels E-Mail-Regeln steuert. Es gibt keine MMC mehr und alle Verwaltungsaufgaben werden über eine Web-basierte Konsole namens Exchange Admin Center (EAC) kontrolliert.

Zum Set-up einer neuen Transportregel in Exchange 2013 öffnen Sie zunächst die EAC, indem Sie in Internet Explorer auf dem Server folgende Adresse eingeben:

https://localhost/eac

Nachdem Sie sich mit Ihren Admin-Zugangsdaten angemeldet haben, wird das Hauptfenster der EAC geöffnet. Gehen Sie auf mail flow, rules. Klicken Sie auf das “+”-Symbol über der Liste. Der Regel-Wizard wird eingeblendet.

Exchange 2013 Admin Center

Konditionen und Ausnahmen

Alle Konditionen und Ausnahmen von Exchange Server 2010 sind auch in Exchange 2013 verfügbar.

Aktionen

Die Liste der Aktionen wurde in Exchange 2013 einmal mehr erweitert:

  • Apply a disclaimer to the message (Prepend a disclaimer) – Abwandlung der bereits bekannten Aktion für Disclaimer. Der Disclaimer wird am Anfang der Nachricht angefügt.
  • Require TLS encryption – Die Nachricht verlässt die Organisation über eine TLS-verschlüsselte (Transport Layer Security) Verbindung. Im Fall, dass dies nicht möglich ist, wird die Nachricht blockiert.
  • Notify the sender with a Policy Tip – sie informiert den Absender, dass seine Nachricht gegen die DLP-Richtlinie (Data Leak Protection) verstößt. Die Nachricht kann entweder blockiert oder normal zugestellt werden.
  • Stop processing more rules – Erfüllt die E-Mail die Kondition, werden keine weiteren Regeln abgearbeitet.
  • Generate incident report and send it to – generiert einen Ereignisbericht, z.B. bei Verstoß gegen die DLP-Richtlinie. Der Bericht wird an einen bestimmten User gesendet. Eingefügt werden kann auch der Text der originalen Nachricht.

Zusammenfassung

Mit jedem neuen Release des Exchange Server wird die Liste der Transportregeln erweitert. Und dennoch fehlen dort einige wichtige Features wie beispielsweise Anfügen des Disclaimers direkt unterhalb von Antworten und Weiterleitungen, konditionsbedingte Autoresponder, autom. Entfernen der E-Mail-Anlage etc.

An dieser Stelle schließen Drittanbieterlösungen wie die CodeTwo Exchange Rules Pro an. Das Programm bietet eine viel breitere Auswahl an E-Mail-Regeln als Exchange:

  • Komprimierung und Entfernung der E-Mail-Anlage
  • Weiterleitung von E-Mails an Adressen außerhalb des AD
  • Ausblendung vertraulicher Daten (z.B. Kreditkartennummern), bevor die E-Mail zugestellt wird
  • Kriteriengesteuerte Autoresponder mit Looping-Schutz
  • Signaturen und Disclaimer direkt unterhalb von Antworten und Weiterleitungen
  • Seitenbanner für Marketingzwecke
  • Überschreibung der Absender-E-Mail-Adresse
  • Automatischer Abmeldemechanismus für E-Mails, bedingt durch CASL und andere Rechtsnormen
  • MS Word-ähnlicher Editor für Templates mit Unterstützung für HTML
  • Vorinstallierte, fertige Templates für Signaturen und Disclaimer
  • Gleiche Bedienoberfläche für alle Exchange-Versionen
  • Alle Aktionen verfügbar für jede Version von Exchange
  • and mehr.

Überzeugen Sie sich selbst von dem Mehrwert der Lösung und holen Sie mehr aus Ihrem Exchange Server raus. Installieren Sie CodeTwo Exchange Rules Pro in Ihrer Umgebung und testen Sie das Programm 30 Tage kostenlos.

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