Exchange Server: E-Mail-Signaturen vom Marketing verwalten lassen

E-Mail-Signaturen prägen erheblich das Erscheinungsbild von Unternehmen. Deren Verwaltung obliegt in den allermeisten Fällen der IT-Abteilung, denn nur sie kann direkt auf den Server zugreifen und beispielsweise neue Transportregeln erstellen. Was aber, wenn der Admin die Aufgabe an seine Kollegen im Marketing delegieren möchte?
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E-Mail-Signaturen im Marketing verwalten

Die Idee erscheint durchaus plausibel, denn Marketing-Mitarbeiter sind geradezu dafür prädestiniert, eine grafisch und textlich attraktive E-Mail-Signatur zu entwerfen. Die Unternehmens-IT könnte infolgedessen von der Pflicht entbunden werden, um sich auf technisch anspruchsvollere Themen zu konzentrieren. Soweit die Theorie. In der Praxis stößt man allerdings auf einige Schwierigkeiten.

Zugriffsberechtigung: Marketing vs. Admin

Das Exchange Admin Center (EAC) ermöglicht Zuweisung der Rolle „Transportregeln“ an bestimmte Personen. Im Resultat erhalten sie Zugriff auf Signaturregeln und alle anderen Transportregeln in der Organisation. Einen nichttechnischen User mit so viel Macht auszusatatten, löst bei vielen Administratoren berechtigte Bedenken aus. Der Schritt birgt nämlich die Gefahr, dass wichtige Einstellungen versehentlich (oder auch gewollt) geändert werden.

Eine andere native Lösung gibt nicht. Entweder man delegiert die Verwaltung von E-Mail-Signaturen an einen User außerhalb der IT und findet sich damit ab, dass dieser uneingeschränkt auf kritische Einstellungen zugreifen kann, oder man verwirft den Plan einfach. Oder man geht einen dritten Weg… .

E-Mail-Signaturen mit Drittanbieter-Tool verwalten

Weil die Verwaltung von E-Mail-Signaturen durch nichttechnisches Personal angesichts eingeschränkter nativer Optionen mit Risiken verbunden ist, empfiehlt es sich, eine Drittanbieterlösung wie die CodeTwo Exchange Rules Pro einzusetzen. Das Programm ermöglicht Einrichtung unternehmensweiter E-Mail-Signaturen und darüber hinaus zentrale Kontrolle des gesamten E-Mail-Flusses im Unternehmen. Die Anwendung blockiert beispielsweise ausgewählte Nachrichten oder leitet sie weiter, sie komprimiert oder löscht E-Mail-Anlagen, entfernt vertrauliche Informationen aus E-Mails etc. Sie ermöglicht zudem detaillierte Anpassung der Zugriffsberechtigung für User.

Auch nichttechnische User können Zugang zu dem Administration Panel des Programms erhalten, wo sie E-Mail-Signaturen erstellen und selbst bearbeiten können. Andere Programmfunktionen können vor unbefugtem Zugang geschützt werden. Sobald der Umfang der Zugriffsrechte angepasst ist, lässt sich die Unternehmenssignatur via Administration Panel, installiert auf einer Workstation im Marketing o. Ä., verwalten.

Nun gucken wir uns die Option etwas genauer an. Die Zugriffsberechtigung passt man im Administration Panel unter Access Rights an.

Button Access Rights

Beim Erststart des Programms ist die Option Rules Access Rights Management inaktiv. Zum Aktivieren klickt man die Checkbox bei Switch on Rules Access Rights Management an.

Fenster Rules Access Rights Management

Nun können Domänen-User, Domänengruppen und externe User aus dem Marketing hinzufügt werden, an die das Erstellen und Verwalten von E-Mail-Signaturen delegiert werden soll. Zu diesem Zweick klickt man im Bereich List of users auf Add… .

Anpassung der Zugriffsberechtigung für User

Durchs Anklicken eines Users in der List of users passt man dessen Zugriffsberechtigung an. Er kann entweder alle oder nur ausgewählte Rechte erhalten, z.B. Create (Erstellen), View (Anzeigen), Edit (Bearbeiten) oder Delete (Löschen).

Festlegung der Rechte

Desweiteren können ausgewählte User mit administrativen Rechten ausgestattet werden. Dadurch werden sie die Zugriffsberechtigung für andere Kollegen in der Organisation definieren können.

Zuweisung der administrativen Rechte

Sobald die User über entsprechende Zugriffsrechte verfügen, wird auf einer Workstation im Marketing das Administration Panel installiert. Loggt sich ein berechtigter User zum Panel ein, wird er all die Regeln sehen, die er gemäß seiner Zugriffsberechtigung bearbeiten darf.

Von diesem Moment an kann die Signaturverwaltung im Marketing erledigt werden, während sich der Admin technisch fortgeschrittenen Themen zuwendet.

Sehen Sie als Nächstes:

Erfahren Sie mehr über die Zugriffsberechtigung
Erfahren Sie mehr über CodeTwo Exchange Rules PRO
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