Exchange Signatur mit Logo – ja, aber nicht ohne Kompromisse

Es wird immer besser – jede weitere Generation von Microsoft Exchange Server bietet einen größeren Spielraum für E-Mail-Signaturen und Disclaimer. Vergleicht man einmal MS Exchange 2003 mit MS Exchange 2013, verfügt die neueste Version über viel mehr Funktionen. Die Fußzeile wird hier über die Exchange-Verwaltungskonsole erstellt.

Und dennoch lassen sich bestimmte Dinge nicht ohne viel Aufwand bzw. gar nicht handeln. Ein Beispiel hierzu sind Grafiken. Ob Firmenlogo, Absenderbild oder Werbebanner – sie können alle in die E-Mail-Fußzeile eingefügt werden. Nur, Einfügen ist das eine, etwas anderes ist aber das Anzeigen. Neulich erst musste ich schmunzeln, als ich eine E-Mail bekam; keine 08/15-Adresse, sondern eine weltweit bekannte Automarke.

Anhänge

Diese E-Mail war die zweite Antwort auf meine Anfrage, die ich einige Tage zuvor an den besagten Autoproduzenten geschickt hatte. Als Anhang sehen Sie das Logo meiner Firma als gif-Datei und zweimal das Werbebanner der Marke XY als jpg-Datei (Abb. 1). Würden Sie darauf klicken, um zu erfahren, welche tolle Botschaft sich dort versteckt? Ich nicht, sorry XY…

Ähnlich verhält es sich mit der Positionierung der Fußzeile – diese wird jedes Mal am Ende der Nachricht eingefügt. Besteht eine Korrespondenz aus 4, 5 oder 6 Antworten, stapeln sich die Fußzeilen übereinander, und zwar ganz weit unten. Eine Signatur direkt unterhalb der letzten Antwort würde hier Struktur einbringen und für eine bessere Lesbarkeit sorgen. Nur, wie kommt man dahin?

Wie wär’s mit einem kleinen Helfer, einem Add-in für Exchange, mit dem man ein Logo in die Exchange Signatur einfügen kann, und zwar so, dass sie bei dem Adressaten als Teil der E-Mail und nicht als Anhang angezeigt wird.

Die nachfolgende Tabelle veranschaulicht den Mehrwert eines solchen Add-ins gegenüber den Hub Transportregeln von MS Exchange.

Exchange Rules 2013 vs. Hub Transportregeln

Exchange Rules 2013Hub Transportregeln
Signatur, angezeigt direkt unterhalb der letzten Antwort in einer Korrespondenzjanein
Grafiken, fest eingebaut in die Fußzeile (kein Anhang)janein
Unterstützung für HTMLjaja
Erweiterte HTML-Formatierungjanein
Plain Textjaja
Editor für RTFjanein
Integrierter Editorjanein
Übersichtlicher Assistent für Regelnjanein
Unterstützung für Active Directory-Felderjaja
Schnelle Einbindung der AD-Felder in Templatesjanein
Schnelle Auswahl der Anwender, Gruppen und Einheiten aus Active Directoryjaja
Einfügen der Signatur an prädefinierten Stellen in Nachrichtenjanein
Signatur als Kopfzeilejaja
Einmaliges Einfügen des Disclaimers bei mehreren Antwortenjanein
Einfaches Einfügen statischer Bilderjanein
Dynamische Bilder und Textejanein
QR-Codes in Signaturenjanein
Automatisches Entfernen doppelter Linien in Signaturenjanein
Fußzeile, angezeigt im Ordner "Gesendete Elemente" des Clientsjanein
Mehrere Regeln pro Nachrichtjaja
Import/Export der Regeln (* nur via PowerShell)jaja *
*Regelplaner (* nur Zeitspanne, keine Wiederholung)jaja *
Regeltesterjanein
Bibliothek mit Bildernjanein

Wie Sie sehen, es gibt mehrere Stellen, wo die Standardfunktionen von MS Exchange schlichtweg zu kurz kommen. Mit CodeTwo Exchange Rules 2013, dem Microsoft-zertifizierten Add-in, lässt sich das schnell ausbessern. Für mehr Informationen besuchen Sie die Produkt-Webseite oder kontaktieren Sie den Kunden-Service von CodeTwo.

Sehen Sie auch:

Einbindung einer Grafik in die E-Mail-Fußzeile
Einfügen der Fußzeile unterhalb der letzten Antwort
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