Gruppenarbeit in kleinen Firmen

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens, wo Ihre Angestellten tagtäglich mit Outlook arbeiten, sind Sie bestimmt schon mal auf eins unserer Produkte gestoßen… Nicht? Dann ist es an der Zeit, dass Sie zumindest eine von CodeTwo-Lösungen für Microsoft Outlook kennenlernen, nämlich CodeTwo Public Folders

Wir nehmen mal an, Sie führen eine PR-Agentur und beschäftigen sechs Personen. In einem kleineren Unternehmen kommt es sehr häufig vor, dass es keine klare Aufgabenteilung gibt, sondern jeder für alles zuständig ist. Dies wird besonders deutlich, wenn Ihre Firma an einer großen Ausschreibung teilnimmt oder Geschäfte mit wichtigen Kunden abschließt. Unabhängig von den Umständen entscheidet schnelle und flexible Reaktion über den Erfolg Ihrer Geschäfte.

Stellen Sie sich folgendes vor:
In Ihrem Büro ruft völlig verzweifelt Kunde X an, der sofortige Hilfe beim Veranstalten der Pressekonferenz braucht, die ursprünglich erst in einer Woche stattfinden sollte. Plötzlich realisieren Sie, dass Marie, die den Kunden X schon seit Jahren betreut, grade im Urlaub ist und den Mount Everest besteigt. Es gibt weder eine Möglichkeit, Marie in absehbarer Zeit zu kontaktieren noch kennen die anderen Mitarbeiter das Passwort zu Maries PC. Was Sie also auf die Schnelle brauchen ist:

  • eine Liste mit E-Mail-Adressen der Journalisten, die Sie schnellstmöglich zur Pressekonferenz einladen müssen,
  • Aufgaben in Maries Kalender, die Sie zur Vorbereitung der Konferenz erledigen müssen,
  • eine Pressemappe, die Sie praktisch von Null an erstellen müssen,
  • Telefonnummern zu allen Locations in Ihrer Nähe, wo man die Konferenz von einem Tag auf den anderen buchen kann,
  • und last but not least… Maries Schriftverkehr mit dem Kunden, mit all wichtigen Informationen, die während der Konferenz publik gemacht werden sollen (es kann durchaus sein, dass außer Marie kein anderer Mitarbeiter in die Absprachen eingeweiht ist).

Angenommen, Sie kennen unsere Software nicht, wird ein Haufen Probleme auf Sie zukommen. Stellen Sie sich vor, dass Sie, anstatt die benötigten Informationen in aller Eile und Hektik zu sammeln, folgendes in Ihrem Outlook tun:

  • aus dem Kontakteordner mit E-Mail-Adressen der Journalisten nur die auswählen, welche dem Kunden X zugeordnet sind (mit Hilfe von Kategorien),
  • Maries Aufgabenliste überprüfen und bearbeiten, je nachdem, ob einzelne Maßnahmen zur Vorbereitungen der Konferenz bereits getroffen wurden oder nicht,
  • auf Dokumente zugreifen, die von Marie vorbereitet wurden und sie eventuell leichter „Kosmetik“ unterziehen, anstatt sie von Null an zu erstellen,
  • alle Konferenzzentren abtelefonieren, deren Kontaktdaten in Outlook allgemein zugänglich sind,
  • alle E-Mails durchschauen, die Marie in letzter Zeit vom Kunden X bekam, um den aktuellen Stand der Dinge auszumachen.

All das ist möglich mit CodeTwo Public Folders, dem echten Tool zur Gruppenarbeit in Outlook.
Angenommen, Sie kennen bereits unsere Software und setzen sie in Ihrer Firma ein, wird Ihr Team im Handumdrehen Maries Aufgaben übernehmen können. Also, kein Grund zur Sorge… es sei denn, Sie kennen CodeTwo Public Folders nicht. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: entweder bestellen Sie es gleich oder Sie kaufen sich eine Glaskugel, um derartige Krisen voraussehen zu können ;-)

Erfahren Sie mehr über CodeTwo Public Folders
Zu weiteren Produkten von CodeTwo

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