In Exchange Anhänge automatisch speichern

Früher oder später wird jeder MS Exchange-Administrator mit dem Problem konfrontiert – E-Mails mit Anhängen stopfen Postfachdatenbanken voll. Warum ist das ein Problem? Das Anschwellen einer Datenbankdatei steigert das Störungsrisiko, verlängert die Wartezeit und zwingt zum Erweitern des HDD-Speichers. Die E-Mail selbst ist vielleicht nur einige Hundert Kilobyte schwer. Nur, wenn sie einen PDF-Anhang, ein unkomprimiertes Bild oder ein Zip-Archiv enthält, legt sie am Gewicht ordentlich zu. Bei mehreren Hundert empfangenen E-Mails pro Tag kann man sich unschwer vorstellen, wie schnell der auf dem Server verfügbare Speicherplatz zusammenschrumpft. Das Problem kann unterschiedlich gelöst werden, je nachdem, welche Version von Exchange Server im Einsatz ist.

Exchange 2003

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man Anhänge aus dem Postfachspeicher entfernt:

1. ExMerge-Tool

Das Tool wird von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellt und kann von der allgemeinen Download-Seite heruntergeladen werden. Um es zu verwenden, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

  • Ihr Anwender-Account muss über uneingeschränkte Zugriffsberechtigung für alle Postfächer verfügen, aus denen Daten entfernt werden sollen,
  • Öffnen Sie das Programm auf der Maschine mit installierten Exchange 2003 Admin-Tools. Das Programm kann direkt unter Exchange 2003 ausgeführt werden, was allerdings nicht empfohlen wird.

Beim Start des Programms wird ein Assistent geöffnet. Klicken Sie ihn durch mit Next bis zu dem Schritt Procedure Selection. Wählen Sie Extract or Import (Two Step Procedure) und gehen Sie auf Next. Im nachfolgenden Fenster geben Sie den Namen von dem Server an, wo Nachrichten mit Anhängen entfernt werden sollen. Klicken Sie auf Options, um die Extrahierungskriterien zu definieren:

  • Im Tab Data wählen Sie User messages and folders

1

  • Unter Import Procedure wählen Sie Archive Data to Target Store (löscht ausgewählte Nachrichten aus der Datenbank)

2

  • Im Tab Message Details legen Sie den Anhangnamen fest (z.B. *.pdf)

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Klicken Sie auf OK und auf Next. Im nachfolgenden Fenster bestimmen Sie die zu verarbeitenden Postfächer. Klicken Sie auf Select All, damit alle durchsucht werden. Beim Klick auf den Button Next wird das Locale-Fenster angezeigt – hier bestimmen Sie die Lokation. Im nächsten Schritt legen Sie fest, wo die extrahierten Nachrichten als PST-Datei gespeichert werden sollen. Klicken Sie auf Next. Mit dem Button Save Settings speichern Sie Ihre Einstellungen. Der Vorgang startet, nachdem Sie auf Next geklickt haben – je nach Größe der Postfachdatenbank kann er eine längere Zeit dauern. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, sind entsprechende Anhänge in der Datenbank nicht mehr vorhanden, und befinden sich stattdessen in der PST-Datei. Zwar ist diese Methode ziemlich effizient und kostenlos, es gibt dennoch zwei Kontrapunkte, die man in Betracht ziehen sollte:

  • Das Tool entfernt ganze Nachrichten, und nicht nur deren Anhänge.
  • Die PST-Datei wird im ANSI-Code gespeichert, wodurch deren Größe auf maximal 2 GB limitiert ist

2. PowerShell-Befehl Export-Mailbox.

Der Befehl muss auf einer Maschine ausgeführt werden, auf der folgende Komponenten vorhanden sind:

  • Exchange 2003 Verwaltungs-Tools in 32-Bit-Version
  • MS Outlook 2003 SP2 oder neuer.

Diese Methode funktioniert nur für Exchange 2003 SP2. Der gleiche Befehl wird verwendet, um Daten aus Exchange 2007 zu extrahieren. Daher gehen Sie weiter zu dem nachfolgenden Abschnitt.

Exchange 2007

Wie bereits erwähnt, kann der PowerShell-Befehl Export-Mailbox verwendet werden, um Nachrichten mit Anhängen aus dem Postfachspeicher zu entfernen. Hierzu ist ein folgendes Set-up erforderlich:

  • Ein Computer mit Exchange 2007 Verwaltungs-Tools in 32-Bit-Version und MS Outlook 2003 SP2 oder neuer
  • User mit Exchange Server Administratorrolle und zugehörig zu der Gruppe Local Administrators
  • Volle Zugriffsberechtigung für alle Postfächer

Der Befehl greift für ausgewählte Postfächer, daher ist es einfacher, den Befehl Get-Mailbox zu verwenden und dessen Ergebnis in Export-Mailbox einfließen zu lassen, um alle Postfächer auf dem Server abzudecken. Die vollständige Syntax des Befehls lautet:

Get-Mailbox | Export-Mailbox -AttachmentFilenames "*.PDF" -PSTFolderPath C:\Attach.pst –DeleteContent

Beim Ausführen des o.g. Befehls werden alle Nachrichten mit PDF-Anhang aus der Datenbank entfernt und auf der C:-Festplatte in Attach.pst abgelegt. Ähnlich wie das Tool ExMerge für Exchange 2003 entfernt diese Methode die komplette Nachricht aus der Datenbank.

Exchange 2010/2013

Auch hier kann die übergroße Postfachdatenbank mit einem Powershell-Befehl verschlankt werden. Dieser heißt jetzt New-MailboxExportRequest. Die Maschine mit Exchange Verwaltungs-Tools in 32-Bit-Version ist nicht mehr erforderlich – Der Befehl kann auch direkt unter Exchange Server 2010/2013 ausgeführt werden. Die einzige Anforderung ist die Berechtigung für den Postfachexport (Administrator). Das kann mit dem nachstehenden PS-Befehl erledigt werden:

New-ManagementRoleAssignment –Role "Mailbox Import Export" –User Administrator

Sie müssen auf dem Server einen geteilten Ordner anlegen und ihm die Berechtigung Exchange Trusted Subsystem zuweisen. In unserem Beispiel verwenden wir den Ordner PSTShare auf der Maschine SERVER01. Die vollständige Syntax des Exportbefehls sieht aus wie folgt:

Get-Mailbox | New-MailboxExportRequest -ContentFilter {Attachment -like "*.PDF"} -FilePath "\\SERVER01\PSTShare\Attachments.pst"

Das Resultat ist ähnlich wie bei dem ersten Befehl – alle Nachrichten mit einer PDF-Datei im Anhang werden in die Attachments.PST in dem geteilten Ordner PSTShare reinkopiert. Der Unterschied ist das Fehlen von –DeleteContent, verantwortlich für die Löschfunktion und verfügbar in dem Cmdlet Export-Mailbox.

Zusammenfassung

Microsoft präsentierte über mehrere Generationen von Exchange hinweg unterschiedliche Wege zum Export von Daten aus dem Postfachspeicher. Von Wizard-ähnlichen Tools für die Version 2003 bis zu skriptbasierten und ziemlich eingeschränkten Methoden für Exchange 2010/2013. Leider sind sie alle nur teilweise zufriedenstellend. Keine von ihnen entfernt nämlich nur den Anhang und belässt die E-Mail im Speicher.

Empfohlene Links

TechNet: Managing User Mailboxes (Exchange 2007)
TechNet: Verwalten von Benutzerpostfächern (Exchange 2013)
CodeTwo Exchange Rules Pro: Entfernung und Archivierung von E-Mail-Anhängen in Exchange

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