Microsoft Outlook als Basis für effizientes Teamwork – öffentliche Firmenordner mit Kontakten, Kalendern, Dateien u.a.

Das Modell, in dem Outlook lediglich zum autarken Versenden und Empfangen von Nachrichten und zum Terminevermerken dient, ist etwa genauso überholt wie ein Wohnviertel, in dem jedes Haus über einen eigenen Brunnen, ein eigenes Kraftwerk und eine eigene Lebensmittelversorgung verfügt.

CodeTwo Public Folders 5Warum nicht Outlook teilen, also ein Datenreservoir anlegen, welches gemeinschaftlich angespeist wird?

Mit CodeTwo Public Folders der fünften Generation können öffentliche Ordner angelegt, private Ordner freigegeben und Dateien ausgetauscht werden, ohne dass man auf Microsoft Exchange Server oder Cloud-Dienste zurückgreifen muss.

Sie führen ein KMU und möchten verhindern, dass Datenbanken, wie z.B. Geschäftskontakte, in private Ordner gezogen werden, dass man ständig Meetings abhalten muss, um Aufgaben/Projekte zu besprechen und zuzuteilen, dass Geschäfts-E-Mails unüberlegt weitergeleitet werden oder unbeantwortet bleiben, dass mehrere Versionen desselben Dokumentes im Umlauf sind?

CodeTwo Public Folders 5 bietet Ihnen Folgendes:

  • Öffentliche Ordner
    Für Kontakte, Kalender, Aufgaben, E-Mails (gesendet an Adressen wie info@, support@ o. Ä.) können öffentliche Ordner angelegt werden. Auf diese Weise bekommen alle/mehrere Mitarbeiter Zugang zu den selbigen und können sie gemäß den eingeräumten Zugriffsrechten bearbeiten.
  • Freigegebene private Ordner
    Für den Fall, dass Sie Ihre privaten Daten anderen Kollegen zugänglich machen möchten. Demzufolge kann Ihre Assistentin neue Termine in Ihren Kalender eintragen und gecancelte Termine löschen, ohne dass Sie mit „Termin am XX um XX Uhr“-Mails bombardiert werden.
  • Echtzeit-Synchronisation via Internet
    Egal ob im Büro, ICE oder im Urlaub: die Ordner können zeit- und standortunabhängig bearbeitet werden, auch mit iPhone/iPad/Mac! Jede Änderung in einem Kalender, Kontakt, in einer Aufgabe oder Datei wird per sofort übermittelt und wird für alle Anwender sichtbar sein.
ohne (links) und mit CodeTwo Public Folders (rechts)

ohne (links) und mit CodeTwo Public Folders (rechts)

CodeTwo Public Folders 5 vereint die Eigenschaften einer Exchange-Umgebung mit der Funktionalität einer CRM-Software und integriert sich vollständig in Microsoft Outlook. Der Programmpreis richtet sich nach der Anwenderzahl: bei 10 PCs (einschl. der Internetsynchronisation) sind 450 Euro fällig.

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