MS Exchange 2013 – Erstellen einer E-Mail-Fußzeile für ausgehende Nachrichten

Zum Erstellen einer Fußzeile für ausgehende Mitarbeiter-E-Mails reichen in den meisten Fällen die Standardfunktionen von Exchange 2013 vollkommen aus.

Es ist eher eine Frage der Usability, die für ein Exchange Plug-In spricht: wer ein Tool braucht, mit dem eine Exchange Signatur und entsprechende Regeln schnell und bequem erstellt werden können, der holt sich eine kleine Zusatzsoftware namens CodeTwo Exchange Rules 2013.

Das Programm bündelt nicht nur alle nötigen Funktionen zu einem übersichtlichen Administrationspanel zusammen: es bietet ebenfalls einige Zusatzfeatures, die unter Exchange 2013 nicht verfügbar sind:

  • Anfügen der Fußzeile direkt unterhalb der Antwort (und nicht erst am Ende der Korrespondenz),
  • Einmaliges Anfügen der Fußzeile in Korrespondenzen,
  • Speichern der Nachricht mitsamt der Fußzeile im Ordner Gesendete Elemente,
  • QR-Codes,
  • Autom. Ausblenden doppelter Trennlinien,
  • Regel-Planer mit autom. Start- und Stoppfristen,
  • Bilderbibliothek,

Hier eine kurze Anleitung, wie man mit CodeTwo Exchange Rules 2013, installiert unter Exchange 2013, eine E-Mail-Fußzeile erstellt:

1. Im Administrationspanel des Programms wird die Übersicht aller verfügbaren Regeln angezeigt. Zum Anlegen einer neuen Regel klickt man auf den Button Add.

Administrationspanel

2. Im angezeigten Drop-down-Menü wählen Sie Signature for external mail bzw. Signature for internal & external mail aus, wenn die Fußzeile auch in E-Mails angezeigt werden soll, die die Mitarbeiter untereinander austauschen.

Auswahl des Signaturtyps

3. Es erscheint ein Dialogfenster, wo Sie den Namen und die Beschreibung der Regel eintragen.

Name und Beschreibung der Regel

4. Klicken Sie auf Next bzw. auf Scope of senders.

Auswahl der Anwender

Im oberen Bereich legen Sie fest, für welche Mitarbeiter die neue Regel gelten soll. Im unteren Bereich können Ausnahmen definiert werden.

5. Klicken Sie auf Next oder auf Scope of recipients.

Auswahl der Anwender

Entscheiden Sie, für welche Personen Ihre neue Regel gelten soll.

6. Als Nächstes können Sie Phrasen definieren, die das Anfügen der Fußzeile (sollte sie im Betreff und/oder im Text der Nachricht auftreten) erzwingen bzw. blockieren.

Festlegung der Phrasen

7. Anschließend klicken Sie auf Next oder auf Signature/disclaimer template und auf Edit.

Editor

In dem programmeigenen Editor können Sie eintweder ein fertiges Muster laden oder Ihr Template von Grund auf neu gestalten. Zum autom. Ändern des Signaturformats klicken Sie auf Convert HTML to plain text / Convert HTML to RTF.

8. Klicken Sie auf Next oder auf Scheduler.

Scheduler

Ihre Regel kann entweder permanent in Kraft bleiben oder ein- und ausgeschaltet werden, je nach gesetzen Start- und Stoppfristen.

Scheduler

9. Mit einem Klick auf Next bzw. auf Subsequent rules entscheiden Sie, welche weiteren Regeln aktiviert/deaktivert werden sollen. Klicken Sie auf Finish.

Andere Regeln

10. Ihre neue Regel wird nun in der Übersicht angezeigt. Die Reihenfolge, nach der die Regeln abgearbeitet werden, kann mit den Buttons Up and Down angepasst werden. Ihre Änderungen bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button Save.

Übersicht

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