Office 365: Postfächer mittels eDiscovery in PST exportieren

Dieser Artikel erläutert, wie man Postfächer aus Office 365 in PST-Dateien exportieren kann. Es handelt sich um einen Workaround, welcher die In-Place-eDiscovery von Office 365 nutzt.

Der Grund, weshalb man den Workaround anwenden wollen könnte, ist, weil Microsoft kein entsprechendes Tool zur Verfügung stellt (im Gegensatz zu dem New-MailboxExportRequest-Cmdlet für Exchange On-Premise). Wenn man Mailboxen in PST-Dateien exportieren möchte, um beispielsweise seine Office 365-Daten zusätzlich zu sichern, bzw. um von Office 365 weg zu migrieren, ist der eDiscovery-Mechanismus die einzige Option, wenn man nicht jedes Postfach in Outlook öffnen und per Import/Export-Funktion sichern möchte.

WICHTIG: eDiscovery ist für alle Exchange Online- und für ausgewählte Office 365-Pläne verfügbar. Mehr erfahren Sie aus diesem TechNet-Artikel.

Die vorgestellte Methode funktioniert ebenfalls für Exchange 2016 und 2013.

Systemanforderungen:

  • Windows 7 oder neuer (32- und 64-Bit)
  • Microsoft .NET Framework 4.5
  • Internet Explorer 10 oder neuer, Mozilla Firefox oder Google Chrome mit ClickOnce Add-on

Wie bereits erwähnt, handelt es sich hier um einen Workaround, und die meisten Schritte stammen aus dem Set-up von In-Place-eDiscovery. Der PST-Export kommt erst zum Schluss (er wird per ClickOnce-Anwendung ausgeführt).

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Office 365-Portal ein und klicken Sie auf Admin.

01.-portal.office

2. In dem Office 365 Admin Center gehen Sie unten links auf die Option Exchange (Sie müssen ggf. die ADMIN-Option ausklappen).

02.-Admin-Exchange

3. In dem Exchange Admin Center gehen Sie auf permissions und klicken Sie zweimal auf Discovery Management.

Diese Schritte sind erforderlich, weil Sie Mitglied der Rollengruppe Discovery Management sein müssen, um eDiscovery nutzen zu können.

03.-permissions-Discovery-management

4. In dem Eigenschaftenfenster der Discovery Management-Rollengruppe fügen Sie Ihr Account zu der Members-Liste hinzu – klicken Sie auf den Plus-Button und bestätigen Sie mit Save.

Prüfen Sie, ob unter Roles die Rollen Legal Hold, Mailbox Import Export und Mailbox Search aufgelistet stehen (falls nicht, fügen Sie sie per Plus-Button hinzu).

04.-Discovery-Management-role-group-properties

5. In dem Exchange Admin Center gehen Sie auf compliance management, klicken Sie auf den Plus-Button, um den Wizard für eine new in-place eDiscovery & hold zu öffnen, geben Sie eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Next.

05.-compliance-management-plus

6. Wenn Sie Daten aus allen Mailboxen exportieren möchten, wählen Sie Search all mailboxes.

Oder nutzen Sie die Option Specify mailboxes to search und klicken Sie auf den Plus-Button, um einzelne Postfächer auszuwählen. In dem eingeblendeten Fenster markieren Sie die zu exportierenden Postfächer und klicken Sie auf  add -> und dann auf OK.

Um Daten aus öffentlichen Ordnern zu exportieren, checken Sie die Option Search all public folders (unten im Fenster im Bereich Public folders) ein.

02.New-in-place-eDiscovery-select-mailboxes

7. Im nächsten Schritt können Sie einige Filterungsoptionen anwenden (wenn Sie aber alle Daten exportieren möchten, wählen Sie Include all content):

  • Keywords/Phrasen (getrennt durch einen logischen Operator: AND, OR, NEAR, NOT etc.)
  • Zeitfenster
  • Felder Von/An/Cc/Bcc
  • Typ der Nachricht (zwecks Festlegung klicken Sie auf den Button select message types…).

031.New-in-place-eDiscovery-message-types

8. Der letzte Schritt im Wizard bezieht sich auf die In-Place-Hold-Einstellungen, die in diesem Fall nicht relevant sind. Klicken Sie auf Finish und anschließend auf Close.

9. Nun können Sie eine eDiscovery-Suche einrichten, deren Ergebnisse in PST-Dateien exportiert werden sollen. Dazu klicken Sie auf den Button mit dem senkrechten Pfeil (in Rot).

09.-Export-to-a-PST-file

10. Eine ClickOnce-Anwendung namens eDiscovery PST export tool wird geöffnet. Definieren Sie, wo Ihre PST-Dateien abgelegt werden sollen.

10.ediscovery-export-tool

Lassen Sie die Option Enable deduplication ausgecheckt, damit die Ergebnisse nicht in eine einzige PST-Datei exportiert werden.

Mehr über nicht durchsuchbare Elemente erfahren Sie aus diesem TechNet-Artikel.

Klicken Sie auf Start, um den Export auszuführen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, schließen Sie die Anwendung.

Nach dem Export kann die eDiscovery-Suche unter compliance management, in-place eDiscovery & hold gelöscht werden. Markieren Sie diese und klicken Sie auf den Button trash.

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