Zentrale Verwaltung der E-Mail-Anhänge in Exchange Server, Schutz vor unerlaubter Datenübermittlung in E-Mails

Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Ihre Daten optimal geschützt werden? Werden vertrauliche Inhalte tatsächlich als solche behandelt? Und, gehen Ihre Angestellten bewusst mit Systemressourcen um? Anhänge mit bis zu 100 MB sind heute kein Problem mehr, zumindest nicht für den Absender und den Adressaten. Was tun, wenn der eine oder andere User immer wieder dicke Brocken verschickt?

Ein zuverlässiges Mailverwaltungssystem muss her und das oberste Gebot ist, dass sich alles zentral, also endbenutzerunabhängig managen lässt. Jede ein- und ausgehende Nachricht muss beim Passieren des Exchange gefiltert und adäquat zu dem Ergebnis gehandhabt werden.

Ein solches Rundum-Sorglos-Paket ist CodeTwo Exchange Rules PRO. Das Programm bietet alle nötigen Mechanismen und Funktionen.

CodeTwo Exchange Rules PRO nimmt Ihre gesamte Firmenkorrespondenz genau unter die Lupe und fischt diejenigen Nachrichten heraus, die nicht auf gleicher Linie liegen mit den von Ihnen festgelegten Kriterien. So zum Beispiel überprüft das Programm alle E-Mails auf das Vorhandensein potenziell sensibler Inhalte. Der Mechanismus stützt sich hierbei auf vorinstallierte Bibliotheken mit Phrasen, welche kontinuierlich erweitert werden können. Kreditkarten- und Versicherungsnummern, Quartalszahlen, Kontendaten – sollten sie im Betreff oder im Text einer Nachricht auftreten – können ausgeblendet oder ausgepunktet werden und das Programm schickt eine entsprechende Notiz an den Datenschutzbeauftragten. Detaillierte Einstellungen, wie z.B. die Festlegung des Absender und Empfängerkreises verhindern nicht nur, dass vertrauliche Daten unerlaubt Ihr Unternehmen verlassen: auch das unkontrollierte Hin- und Herschicken in internen E-Mails kann somit effektiv unterbunden werden.

E-Mail-Anhänge in Exchange Server zentral verwalten

Das Programm erkennt E-Mails, die mit „übergewichtigen“ Anhängen gesendet werden. Bestimmen Sie die maximale Größe für E-Mails sowie die Aktion, welche im Fall der Überschreitung ausgeführt werden soll:

Umgekehrt kann das Eintippen einer bestimmten Phrase, wie z.B. Katalog2012einfügen, in eine E-Mail dafür sorgen, dass diese – noch vorm Verlassen Ihres Unternehmens – um den aktuellen PDF-Katalog ergänzt wird. So können alle geschäftsrelevanten Daten zentral auf dem Exchange gehostet und eingefügt werden – transparent und stets up to date.

Das „Multitalent“ CodeTwo Exchange Rules PRO ermöglicht die Verzahnung mehrerer Funktionen. Ein- und ausgehende E-Mails werden gefiltert, bearbeitet, um- oder weitergeleitet, blockiert, automatisch beantwortet, um Anhänge ergänzt oder von diesen befreit und, und, und…

Wir geben Ihnen die Möglichkeit, unsere Anwendung 30 Tage unentgeltlich und in vollem Umfang zu testen. Klicken Sie hier und erfahren Sie mehr über CodeTwo Exchange Rules PRO.

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