Templates für Exchange Signaturen erstellen – keine Arbeit für den Admin!

Die Einrichtung einer Richlinie für E-Mail-Signaturen und Firmen-Disclaimer kann auf zweierlei Weise erfolgen: der Admin kann sich entweder des nativen Mechanismus von MS Exchange bedienen oder er zieht eine dedizierte Drittanbieterlösung heran. Die erste Methode hat drei entscheidende Nachteile:

  • in puncto Templates sind die Tools und Bearbeitungsoptionen in dem Exchange-Editor schnell ausgeschöpft
  • sollen mehrere unterschiedliche Signaturen im Umlauf sein (die situationsbedingt eingefügt werden), kommt man zumeist um ein Skript nicht herum
  • die Verwaltung von Signaturen und Disclaimern, einschl. der Template-Erstellung, erfordert Zugang zu MS Exchange

Fazit: Der Effekt steht in keiner Relation zu dem Aufwand. Ohne den Admin läuft gar nichts.

Mit einem Plug-in für Exchange, wie z.B. CodeTwo Exchange Rules, sichert man sich hingegen folgende Vorteile:

  • man kann in die Signatur schnell eine Grafik einbinden
  • man kann bestimmen, ob die Signatur als Kopf- oder als Fußzeile, am Ende einer Korrespondenz oder direkt unterhalb der letzten Antwort eingefügt werden soll
  • man kann eine Signatur für interne und eine andere für externe E-Mails erstellen
  • die Signatur kann randomisiert und gemäß festgelegten Fristen aktiviert und deaktiviert werden

Vor allem aber wird das Tool mit einem Desktop-Modul ausgeliefert. Dadurch kann man den Inhalt der Exchange Signatur remote verwalten. Man installiert das Modul auf einem x-beliebigen Rechner im Marketing, Verkauf etc. und lässt den Endanwender bestimmen, welche tollen Werbebotschaften in die ausgehenden E-Mails einfließen sollen. Das Zugriffsrecht des Anwenders kann angepasst werden, sodass ggf. nur ausgewählte Einstellungen von ihm bearbeitet werden können.

Eine detaillierte Anleitung, wie Sie die Konfiguration der Signatur/des Disclaimers an eine bestimmte Abteilung/an einen Endanwender delegieren, finden Sie in dem Benutzerhandbuch des Programms: http://www.codetwo.com/exchange-rules-pro/userguide/remote-management.htm

Sie möchten CodeTwo Exchange Rules Pro in Ihrer Umgebung testen?

Laden Sie das Programm herunter und genießen Sie alle Vorteile der zentralen E-Mail-Verwaltung 30 Tage kostenlos.

CodeTwo Exchange Rules Pro v. 1.4.9 – Download
CodeTwo Exchange Rules Pro Desktop-Modul – Download

Sie möchten das Programm in einer Umgebung mit mehreren Servern installieren?

Dieser Artikel erläutert den Installationsvorgang: http://www.codetwo.com/exchange-rules-pro/userguide/installation.htm

Für alle Fragen zur Installation und Verwaltung des Programms steht Ihnen der Kunden-Support von CodeTwo jederzeit gern zur Verfügung.

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