Websitepostfach oder öffentliche Ordner?

Der Funktionsumfang von Microsofts Messaging- und Collaboration-Plattformen steigt mit fast jedem neuen Release. Das Hauptaugenmerk des Produzenten liegt deutlich auf Workflow-Optimierung. Viele Funktionen werden ausschließlich von Microsoft angeboten und sichern dem Unternehmen die Vorrteiterrolle: Den wichtigsten Enterprise-Produkten werden neue Kunden beschert, und man hebt sich von Konkurrenten wie Google ab. Ein Beispiel hierfür sind Websitepostfächer, die in 2012 zusammen mit Exchange Server 2013 erschienen waren.

Man fragte sich damals, ob die Funktion in der realen Geschäftswelt von echten Usern in Workflow und Project Management würde eingebunden werden.

Der vorliegende Text greift die Fragen auf. Hat die Funktion für Websitepostfächer in Organisationen, welche Exchange 2013 oder Office 365 einsetzen, Erfolg? Vor- und Nachteile sollen gegeneinander abgewogen werden.

Exchange Server in Kombi mit SharePoint

Was sind Websitepostfächer eigentlich? Wodurch unterscheiden sie sich von den öffentlichen Ordnern? Wo liegt der Mehrwert der Lösung bei Integration in den Workflow?

In der Theorie waren Websitepostfächer dafür gedacht, die Teilungsfunktionen für Ressourcen in SharePoint mit E-Mails und Konversationen in Exchange zu verknüpfen. Mit anderen Worten: Die Funktion ermöglicht dem User Zugriff und Update des Dokumenten- und Kalenderarchivs von SharePoint 2013, ohne dass man Outlook verlassen muss. Es verbindet zudem Dokumente und Ressourcen in Teamwebsites mit Konversationen der Teammitglieder. Dadurch bekommen Dokumente und Projektressourcen einen Kontext. Weil sich ein Websitepostfach im Grunde wie ein normales Postfach verhält, können User E-Mails an das selbige senden. Der Inhalt des Postfaches ist sichtbar für alle Teammitglieder.

Auf jedes Dokument in der Teamwebsite kann via Outlook 2013 zugegriffen werden:

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Das gleiche Dokumentenarchiv wird auch in der Teamwebsite unter SharePoint 2013 angezeigt:

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Zum Platzieren eines E-Mail-Anhangs in der Teamwebsite-Dokumentenablage muss dieser lediglich in einen Outlook-Ordner gezogen werden:

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Das Prinzip von Websitepostfächern ähnelt den öffentlichen Postfächern in Exchange. Dem klassischen öffentlichen Postfach in Exchange fehlt allerding der Zugriff auf SharePoint. Für die Synchronisation der Dokumente aus SharePoint mit Outlook reicht ein öffentlicher Ordner in Exchange nicht aus.

Wie konfiguriert man ein Websitepostfach?

Hier muss der Administrator Hand anlegen. Die oben genannten Funktionalitäten mögen vielleicht den Eindruck erwecken, als wären sie recht simpel. Die Konfiguration von Websitepostfächern in einer On-Site-Umgebung ist dennoch eine komplexe Aufgabe. Dass man hierfür Exchange 2013 und SharePoint 2013 braucht, sollte spätestens hier niemanden mehr überraschen. Beide müssen in Trust-Relation zueinander stehen und über SSL kommunizieren können. Die meiste Konfigurationsarbeit erwartet einen auf der SharePoint-Seite. Dieser TechNet-Artikel beschreibt den Vorgang im Detail.

Bei Office 365 ist das Ganze etwas einfacher, weil Websitepostfächer bereits aktiviert und konfiguriert sind. Man muss lediglich ein Websitepostfach für die gegebene Teamwebsite erstellen. Hierzu klickt man in dem Administrationspanel von SharePoint Online auf die entsprechende Option:

Wichtig! Pro Website kann nur ein Postfach erstellt werden.

Das Postfach in SharePoint wird in Outlook 2013 angezeigt, sobald man den Client neu gestartet hat. Unter Umständen benötigen Exchange und SharePoint etwas länger für den Abgleich der Einstellungen. Es gilt insbesondere für den Fall, dass Ihre Umgebung auf der Cloud (Office 365) aufbaut.

Wo ist der Haken?

Der größte Nachteil von Websitepostfächern, welcher häufig dazu führt, dass deren Potenzial nie voll ausgeschöpft wird, ist, dass Exchange, SharePoint und Outlook alle in Version 2013 laufen müssen. Die Aktualisierung aller Exchange- und SharePoint-Installationen auf die neueste Version ist das Eine. Dafür zu sorgen, dass auf allen Maschinen Outlook 2013 läuft, kann aber einen enormen Zeit- und Ressourcenaufwand bedeuten, insbesondere in großen Unternehmen, wo Windows XP und Outlook 2003 noch immer keine Seltenheit sind.

Bei Office 365 ist das viel einfacher. Und dennoch braucht jede Workstation, von der man auf Websitepostfächer zugreifen möchte Office 2013. Darüber hinaus kann es bei Synchronisation des Outlook zu massiven Verzögerungen kommen. Der Abgleich von Änderungen kann sich manchmal über mehrere Stunden hinweg ziehen.

Zusammenfassung

Es besteht kein Zweifel daran, dass Websitepostfächer die Collaboration-Funktion von Exchange Server und SharePoint deutlich aufwerten. Die Frage, ob sie dauerhaft eingesetzt werden, bleibt für das Erste ungeklärt. Zahlreiche Unternehmen tun sich nämlich schwer damit, ihre Software-Landschaft auf die 2013er Version upzudaten. Es wird noch eine Weile dauern, bis man die ersten Schlüsse ziehen kann. Die diesjährige MEC zeigte zudem, dass Microsoft über Integration der Funktion in ein größeres Konzept namens Groups nachdenkt.

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