Zur Arbeit mit geteilten Aufgaben in Outlook – CodeTwo Public Folders

CodeTwo Public Folders ist ein nützliches Tool zur Gestaltung der Gruppenarbeit in Microsoft Outlook. Es ermöglicht den Usern das Teilen von Elementen innerhalb des lokalen Netzwerks und zwischen mehreren PCs gleichzeitig.

Das Programm gibt kleinen und mittleren Unternehmen die Chance, eine Menge Geld zu sparen, das sie sonst für die Implementierung und Wartung eines Servers hätten ausgeben müssen. Für nicht mal 500 € bekommt eine Durchschnittsfirma ein System, welches die Gruppenarbeit in Microsoft Outlook wesentlich erleichtert und die Arbeitseffizienz eines jeden Mitarbeiters verbessert. Sehen Sie das Präsentationsvideo und verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionsweise des Programms.

In diesem Artikel behandeln wir nur einen kleinen Ausschnitt aller in dem Programm verfügbaren Optionen. Anhand dessen versuchen wir weiter zu erläutern, wie Sie die Projektverwaltung und die Arbeitseffizienz durch Arbeit mit Aufgaben in Microsoft Outlook verbessern können.

Schritt 1: Erstellen einer entsprechenden Ordnerstruktur in Outlook

 


Wie auf dem Bild leicht zu erkennen, werden die öffentlichen Ordner von CodeTwo Public Folders auf identische Weise wie die privaten Elemente erstellt. Jeder neue Ordner in der C2 Public Folders-Sektion wird bei Standard-Einstellungen für alle User im Netzwerk sichtbar. Solange die Zugriffrechte von dem Administrator nicht geändert werden, haben alle User die Möglichkeit, die öffentlichen Ordner jederzeit zu bearbeiten oder zu löschen. Darüber hinaus werden sämtliche Änderungen in Echtzeit auf andere Computer übertragen.

Schritt 2: Zuweisung kleinerer Aufgaben an einzelne Teammitglieder

In unserem Beispiel wird das Unternehmen in zwei Teams aufgeteilt, Team Grün und Team Rot. Die Aufgaben von jedem Team werden in Gruppen zusammengefasst und einzelnen Teammitgliedern zugewiesen. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass jedes Projekt in kleinere Einheiten (Aufgaben) aufgeteilt werden kann. Dies sorgt für bessere Organisation der Gruppenarbeit und verbessert die Arbeitseffizienz, sowie die Qualität.

Schritt 3: Protokollführung

Dank CodeTwo Public Folders haben Teammitglieder und Manager die Möglichkeit, den Fortschritt beim Bearbeiten eines Projekts stets zu überwachen, da alle Änderungen an einem PC zeitgleich auf alle übrigen PCs übertragen werden. Teammitglieder aktualisieren somit den Status der zugewiesenen Aufgabe und führen ein Protokoll über die abgeschlossenen Parts innerhalb einer Aufgabe (siehe unten). Wie Sie sehen, sind alle relevanten Daten, einschl. der Dokumente und anderer Dateien, die von einzelnen Usern angehängt wurden, in einer Aufgabe zusammengefasst.

Schritt 4: (Optional) Einstellung der Zugriffsrechte auf die öffentlichen Ordner

Das Modell der Gruppenarbeit kann zusätzlich um Zugriffsrechte ergänzt werden. Demzufolge kann der Teamleiter entscheiden, wer die Elemente, die mittels CodeTwo Public Folders synchronisiert werden, einsehen, bearbeiten und löschen darf. Diese Einstellungen sind leicht zugänglich auf dem PC, auf dem das Zentralmodul installiert wurde – eine Art Gehirn im Netzwerk von CodeTwo Public Folders. Erfahren Sie mehr über das Verwaltungspanel von CodeTwo Public Folders.

Jetzt kostenlos testen

Wenn Sie die oben genannten Einstellungen live testen möchten, fühlen Sie sich frei, das Programm von unserer Homepage herunterzuladen. Die 30-tägige, voll funktionstüchtige Trial-Version finden Sie auf www.codetwo.de.

Erfahren Sie mehr über CodeTwo Public Folders
Installationsanleitung
Andere Add-ins von CodeTwo für Outlook und Exchange
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