(1) EXCHANGE SERVER Ordner Synchronisation

Datensynchronisation zwischen der mobilen Geräten (PDA, BlackBerry Windows Mobile) und den öffentlichen Ordnern des Exchange-Servers.

Das Programm CodeTwo Exchange Sync ermöglicht Datensynchronisation zwischen mobilen Geräten und öffentlichen Ordnern des Microsoft Exchange-Servers.

Im Unternehmen arbeiten Zig Vertreiber, die Zugriff auf aktuelle Kontaktdaten der Kunden haben müssen. Eine gemeinsame Datenbank ist im Kontaktordner im öffentlichen Ordner des Exchange-Servers gespeichert. Die Vertreiber sind grundsätzlich außerhalb der Firma im Einsatz, wo sie mobile Geräte wie PDAs oder BlackBerry benutzen. Das Problem liegt darin, dass sie die Kontakte auf mobilen Geräten mit dem öffentlichen Kontaktordner des Exchange-Servers nicht synchronisieren lassen können, weil es technisch unmöglich ist.

Dank dem Programm CodeTwo Exchange Sync gibt es eine simple Lösung. Es genügt, eine einfache Aufgabe der One-Way-Synchronisation aus dem öffentlichen Kontaktordner in viele Kontaktordner an persönlichen Exchange-Konten der Vertreiber zu bilden. Auf diese Weise werden sie immer aktuelle Kundendaten in ihren Postfächern haben und problemlos diese Daten mit den mobilen Geräten (PDAs, BlackBerry) synchronisieren können. Im Endeffekt sind die Daten aus dem öffentlichen Kontaktordner auf ihren mobilen Geräten verfügbar und auch im Einsatz außerhalb der Firma nützlich.

Wenn der jeweils berechtigte Mitarbeiter Änderungen in die Kontaktdatenbank der Firma im öffentlichen Ordner eingeführt hat, werden diese Änderungen durch das Programm CodeTwo Exchange Sync automatisch mit persönlichen Kontaktordnern der gewählten Mitarbeiter synchronisiert. Befinden sich einige Mitarbeiter außerhalb der Firma, werden die geänderten Daten auf ihren mobilen Geräten durch OMA aktualisiert.

Mit den Filtern des Programms CodeTwo Exchange Sync kann man zusätzliche Voraussetzungen einführen. Z. B. zu synchronisieren sind nur diese Kontakte, denen eine bestimmte Kategorie verliehen wurde.

Außer gemeinsamen Firmenkontakten können Mitarbeiter in ihren Kontaktordnern auch persönliche Kontakte haben. Weil die Synchronisation nur in eine Richtung erfolgt, aus dem öffentlichen in den persönlichen Ordner, werden die persönlichen Daten nicht zurückrepliziert und bleiben für sonstige Mitarbeiter unsichtbar.

Replikacja i aktualizacja wspólnej bazy firmowych kontaktów Back

Replikation und Aktualisierung der gemeinsamen Datenbank mit Firmenkontakten (Synchronisation in beide Richtungen)

Das Programm CodeTwo Exchange Rules ermöglicht auch Datensynchronisation in beiden Richtungen zwischen mobilen Geräten und öffentlichen Ordnern des Microsoft Exchange-Servers.

Das angeführte Beispiel unter: Datensynchronisation zwischen der mobilen Geräten (PDA, BlackBerry Windows Mobile) und den öffentlichen Ordnern des Exchange-Servers. bezieht sich auf Datensynchronisation in eine Richtung – aus dem öffentlichen Kontaktordner in die persönlichen Kontaktordner der Benutzer. Manchmal ist es jedoch notwendig, dass die Mitarbeiter die gemeinsame Datenbank mit Kontakten im öffentlichen Ordner aktualisieren.

In diesem Fall ist im Programm CodeTwo Exchange Sync eine Aufgabe der Datensynchronisation in beide Richtungen (Two-Way) zwischen dem öffentlichen Ordner und den persönlichen Ordnern der Benutzer zu bilden. Somit werden die von einem Benutzer in den persönlichen Ordner oder auf dem mobilen Gerät #(PDA, BlackBerry) eingeführten Änderungen automatisch in den öffentlichen Ordner und in alle anderen persönlichen Ordner innerhalb der Synchronisationsgruppe kopiert.

Wie es in der Praxis aussehen kann?

Ein Verkäufer ist außerhalb der Firma und dank CodeTwo Exchange Sync und OMA erhält er Datenaktualisierungen, die im öffentlichen Ordner eingeführt werden. Während des Termins beim Kunden stellt er fest, dass in der Datenbank der Firma nicht mehr aktuelle Daten vorhanden sind. Er gibt also neue Daten auf seinem PDA-Gerät ein. Von da aus werden die Daten in seinen persönlichen Kontaktordner über OMA verschickt. Bei Änderung der Daten im persönlichen Ordner werden die Daten durch CodeTwo Exchange Sync in den öffentlichen Ordner und in die gewählten persönlichen Ordner anderer Benutzer verschickt.

In diesem Szenario (Two-Way-Synchronisation) sind Daten in allen gewählten Ordnern einer Synchronisations-Gruppe immer identisch.

Wenn es mehrere Vertreiber in einer Firma gibt und wir wollen, dass nur manche berechtigt zu Änderungen in der Kontaktdatenbank – im öffentlichen Ordner - der Firma sind, sind zwei Synchronisations-Aufgaben im Programm CodeTwo Exchange Sync zu bilden. Die erste Aufgabe ist als One-Way-Synchronisation so zu bilden, wie es unter Datensynchronisation zwischen der mobilen Geräten (PDA, BlackBerry Windows Mobile) und den öffentlichen Ordnern des Exchange-Servers beschrieben wurde. Die Aufgabe ist für die Benutzer bestimmt, deren in den persönlichen Ordner oder über mobile Geräte eingeführte Änderungen nicht mit dem öffentlichen Ordner synchronisiert werden. Die zweite Aufgabe ist als Two-Way-Synchronisation so zu bilden, wie es in dieser Sektion beschrieben wurde. In dieser Aufgabe sollen persönliche Ordner dieser Benutzer enthalten sein, deren im persönlichen Ordner eingeführte Änderungen in den öffentlichen Ordner oder in die Kontaktdatenbank der Firma einzuführen sind.

Grupowy kalendarz Back

Gruppenkalender

CodeTwo Exchange Sync lässt einfach Ansicht des Gruppenkalenders für mehrere Mitarbeiter bilden.

An einem Projekt arbeitet ein 6-Personen-Team in der Firma. Jede Person trägt ihre Handlungen und Pläne in den Outlook-Kalender ein. Jede Person möchte jedoch die Kalender anderer Mitarbeiter in einer Ansicht sehen, um schnell einen Überblick über den Projektstand zu bekommen. Diese Aufgabe kann über Standardfunktionalitäten des Programms Microsoft Outlook abgewickelt werden, welches Übersicht über mehrere Kalender in einer Ansicht möglich macht. Diese Lösung ist aber zeitaufwendig und unpraktisch. Vor allem muss der Administrator zuerst die Zugriffsrechte so definieren, dass jeder Mitarbeiter die Daten aus den Kalendern der übrigen 5 Personen lesen kann. Darüber hinaus muss man, wenn wir solchen Sammelkalender sehen möchten, in Outlook 6 verschiedene Kalender (inkl. eigenen) markieren.

Mit dem Programm CodeTwo Exchange Sync lässt sich eine Gruppenansicht des Kalenders wesentlich einfacher bilden. Es genügt, dass der Administrator eine One-Way-Sinchronisations-Aufgabe definiert, wo Termine der am Projekt beteiligten Mitarbeiter in einen gemeinsamen Kalender – am besten im öffentlichen Kalender - kopiert werden. Auf diese Weise reicht nur ein Klick, um zum öffentlichen Kalender zu kommen und die Sammelansicht für 6 verschiedene Personen zu sehen. Dazu kann man solchen Kalender auch außerhalb der Firma in einem Browser sehen, denn er in OWA (Outlook Web Access) zugänglich wird.

Das Programm CodeTwo Exchange Sync bietet hier zusätzliche Funktionalitäten, mit denen man Daten im gemeinsamen Kalender besser verwalten kann. Einerseits sind es Filter, mit denen man bestimmen kann, welche Termine genau in den gemeinsamen Kalender kopiert werden sollen. Man kann z. B. als privat markierte Termine ausschließen, nur solche Termine kopieren, die nicht älter sind als vorgegebenes Datum, oder mit bestimmter Kategorie versehen sind. Andererseits erlauben die Modifikatoren Elemente vor ihrer Übertragung in den gemeinsamen Kalender so zu ändern, dass sie bestimmte Informationen mit sich bringen, z. B. den Namen des Benutzers aus dessen Kalender die Termine kommen.

Message board - discussion group Back

Aufsicht und Berichterstattung

Dank der Funktionalitäten der Filter kann CodeTwo Exchange Sync ganz einfach zu Aufsicht und Berichterstattung eingesetzt werden. Angenommen arbeitet der Manager mit mehreren Mitarbeitern zusammen und will Informationen bekommen, wenn eine Aufgabe von ihnen in Outlook bereits als abgeschlossen markiert ist.

Es genügt, dass er im Programm CodeTwo Exchange Sync Synchronisationdefiniert, die in einen vorgegebenen Aufgaben-Ordner in seinem Exchange-Posftach die Elemente kopiert, die in den Exchange-Postfächern seiner Mitarbeiter als abgeschlossen markiert sind. Die Synchronisation kann so definiert werden, dass Aufgaben verschiedener Mitarbeiter in verschiedene Ordner geleitet werden oder dass sie entsprechend markiert sind, z. B. durch Anfügen des Vor- und Nachnamens des jeweiligen Mitarbeiters im Betreff der Aufgabe.

CodeTwo Exchange Sync Synchronization Task

CodeTwo Exchange Sync kann selbstverständlich zur Beaufsichtigung vieler Arten von Ereignissen und Elementen, z.B. fälligen Aufgaben, Terminen mit bestimmter Dauer, Post mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Anhängen, usw. benutzt werden.

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