Archivierung von gesendeten Nachrichten
Dank CodeTwo Exchange Rules 2010 können Sie die Nachrichten in EML oder TNEF Format archivieren. Sie können auch den Speicherort der Dateien und den Format des Namen definieren. Es können alle Nachrichten (mit oder ohne Signatur) archiviert werden, sowohl die ausgehenden, als auch die eingehenden Nachrichten. Um die Nachrichten zu archivieren wählen Sie Tools und klicken Sie auf Archiving.Um die Funktionalität zu aktivieren, markieren Sie die Option Archive messages.
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| Abb.1. Aktivierte Option Archive messages. |
Speicherort des Archive Ordners
Wenn Sie die Art der archivierten Nachrichten auswählen, können Sie Änderungen in der Archive Folder Sektion vornehmen. Standardmäßig speichert das Programm die Dateien im Archive Ordner. Um den Speicherort der Nachrichten zu ändern klicken Sie auf die Taste auf der rechten Seite und wählen Sie einen anderen Ordner aus. Speichern Sie die Änderungen mit OK.
Löschen von alten Nachrichten
Der Archive Ordner speichert die Nachrichten die über den Server gesendet werden. Es kann aber sein, dass im Unternehmen mehrere hundert Nachrichten am Tag versendet werden. Jede Nachricht ist gleichzeitig eine neue Archive-Datei. Um die älteren Nachrichten automatisch zu löschen aktivieren Sie die Option Delete messages older than X days und wählen Sie die Anzahl der Tage, nach der die Nachrichten gelöscht werden sollen (Abb.2). Wenn die Option nicht aktiviert wird, dann wird das Programm die alten Nachrichten nicht löschen.
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| Abb.2. Zeitangabe der gespeicherten Nachrichten. |
Nachrichtenformat
Die Nachrichten werden als EML oder TNEF gespeichert. In der Sektion Archive file name format können Sie den Namen des Formats der Nachrichten auswählen. Standardmäßig enthält das Format drei Variablen. Sie können Sie im Save messages using file name format defined below Feld ändern. Um eine Variable hinzufügen klicken Sie auf Add und wählen Sie die gewünschten Variablen. Ein Format mit Variablen Sender, Empfänger und Betreff wird so aussehen:
max@mustermann.de_info@codetwo.pl_testbetreff.eml
Wenn es mehrere Empfänger geben wird, dann wird das Programm nur den Namen des ersten anzeigen und die anderen als Zahl darstellen:
max@mustermann.de_info@codetwo.pl,(+1)_testbetreff.eml
max@mustermann.de_info@codetwo.pl,(+2)_testbetreff.eml usw.
Um die Änderungen zu speichern klicken Sie auf OK und dann Save im Programm Hauptfenster.
Die EML-Datei können Sie im Outlook Express öffnen. Microsoft Outlook unterstützt diese Art von Dateien nicht. Um die TNEF-Dateien zu öffnen brauchen Sie einen Editor zu benutzen, z. B.:
Winmail Reader oder Winmail Opener.