Entfernen vertraulicher Daten
Schützen von vertraulichen Daten in Ihrem Unternehmen ist heutzutage absolut und strategisch wichtig, da die Daten täglich in Hunderten von Unternehmen auf der ganzen Welt gestohlen oder versehentlich an Fremde ausgesetzt werden. Senden von finanziellen Daten oder persönlichen Informationen in E-Mails geschieht auf täglicher Basis und der Mehrheit der Menschen ist nicht bewusst, wie diese gegen sie selbst oder ihr Unternehmen früher oder später verwendet werden können. Auch das Senden sensibler Informationen nur an vertrauenswürdige Adressaten führt letztlich zu enthüllen der Daten an andere Menschen, da man nie weiß, was mit Ihrer E-Mail nachdem Sie die Senden-Taste drücken passiert.
Am besten überlegt man zwei Mal, bevor man etwas sendet, oder lassen Sie jemandem für Sie denken, bevor Sie zu viel in einer E-Mail schreiben. CodeTwo Exchange Rules Pro kann so eingestellt werden, dass es alle oder ausgewählte Nachrichten, die über Exchange Server gehen scannt und die sensiblen Inhalte entfernt. Welche Inhalte sind sensibel? Es hängt von Ihnen und Ihrem Unternehmen ab. Sie können Ihren eigenen Wortschatz und Zeichenketten erstellen, oder Sie können vorgegebene Kategorien im Programm auswählen, z. B. Finanzen [Banking / Rechnungswesen], Kreditkarten und/oder Personenkennzeichen.
CodeTwo Exchange Rules Pro scannt und vergleicht mit den bestehenden Kategorien. Wenn eine E-Mail eine bestimmte Anzahl von Sätzen enthält, die zu einer dieser Kategorien passen, wird der Inhalt so geändert, dass die sensiblen Inhalten Ihr Unternehmen nicht verlassen.
Um die vertraulichen Inhalte aus E-Mails zu entfernen müssen Sie einfach eine neue Regel in CodeTwo Exchange Rules Pro erstellen. Gehen Sie auf die Registerkarte Actions und fügen die Aktion Remove sensitive content aus der List of actions. Danach müssen Sie Kategorien, die Ihrer Meinung nach am besten Ihren Bedürfnissen entsprechen, auswählen.
Sie können auch die Optionen von entfernten Inhalten anpassen. Sie können entscheiden, ob das Programm die verbotenen Sätze entfernen, oder ersetzen soll, entweder mit Sternchen (z. B. ein ******, 5 ******) oder durch ein Wort ersetzen (z. B. [vertrauliche Daten]).
Bitte beachten Sie! Sie können auch eigene Kategorien erstellen und/oder bestehenden bearbeiten. Sie können neue Phrasen hinzufügen, ändern oder löschen. Das heißt, Sie erstellen einen wirksamen Schutz gegen Verlust vertraulicher Daten.
Sie brauchen dann auch auf der Registerkarte Conditions die Nachrichten auswählen, die durch den Filter gescannt werden.
