CodeTwo CatMan ermöglicht eine Teilung und einfache Verwaltung der Kategorien im Microsoft Outlook mit anderen Benutzern im Netz. Nach der Installation von CodeTwo CatMan und der Benutzung einer gemeinsamen Konfigurationsdatei, können Sie ganz einfach die gemeinsamen Kategorien im Outlook zentral verwalten, sowohl im lokalen Netzwerk, als auch im Internet (Abb.1).

Wie teilt man Outlook-Kategorien (inkl. Farben) zwischen verschiedenen Computern / Benutzern.

Wenn Sie ein Programm zur Datensynchronisation zwischen Outlook-Programmen im Netzwerk suchen, lesen Sie über CodeTwo Public Folders.

Abb.1. Programmeinstellungen sind direkt im Outlook verfügbar.

CodeTwo CatMan führt die öffentlichen und privaten Kategorien ein. Die öffentlichen Kategorien sind in einer externen Konfigurationsdatei definiert und sind für alle Benutzer im Netzwerk erhältlich. Die Datei kann im lokalen Netzwerk gespeichert sein, oder auf einem WWW-, oder FTP-Server. Dadurch können die lokalen und die mobilen Benutzer die öffentlichen Kategorien teilen (Abb.2).

Abb.2. Teilung der Kategorien im Outlook auf einem WWW-Server.

Die privaten Kategorien können von einem Benutzer im Outlook erstellt werden, und nur er hat einen lokalen Zugriff auf sie (Abb.3). Auf der Kategorienliste im Outlook sieht der Benutzer die öffentlichen und die privaten Kategorien. Diese Kategorien im Outlook werden ständig durch die verbundenen Rechner synchronisiert, und jedes Mal, wenn eine Kategorie hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird, wird es sofort auf den anderen Rechner sichtbar.

Das Programm enthält einen Kategorieneditor, in dem man bequem die öffentlichen und privaten Kategorien bearbeiten kann (Abb.3). Der Administrator kann durch die Vergabe der Rechte auf die öffentlichen Kategorien bestimmen, welche Benutzer die Kategorien editieren können.

Der Administrator kann auch die Datei mit Kategorien auf dem öffentlichen WWW-Server platzieren. Dadurch wird er der einzige sein, der die öffentlichen Kategorien bearbeiten kann. Die anderen Benutzer werden keine Rechte auf die Datei haben. Das Recht können Sie auch beschränken, wenn Sie die Datei auf einem FTP-Server platzieren, das Authentifizierung erfordert.

Abb.3. Der Kategorieneditor der öffentlichen und privaten Kategorien.

Funktionalität

Nach der Installation von CodeTwo CatMan starten Sie Microsoft Outlook. Ein Konfigurationsfenster wird angezeigt, in dem man den Pfad, oder die URL-Adresse zu der Textdatei mit den öffentlichen Kategorien angibt (Abb.1, Abb.2). Wenn die Datei nicht existiert wird sie automatisch erstellt, sobald Sie auf Browse klicken und einen neuen Namen für die Datei angeben.

Wenn Sie auf Next klicken wird ein Editor angezeigt (Abb.3), in dem Sie die öffentlichen und die privaten Kategorien bearbeiten können. Sie können die Kategorien auch zwischen der Fenster verschieben. Wenn sich die Datei mit öffentlichen Kategorien auf dem WWW-Server befindet (Zugriff über http-Protokoll), können Sie die öffentlichen Kategorien nicht bearbeiten.

Den CodeTwo CatMan-Kategorieneditor können Sie schnell durch das Klicken der Taste im Outlook-Menü einblenden (Abb.4).

Abb.4. Sie können den Kategorieneditor direkt im Outlook starten.

Wenn Sie die Rechte für die Benutzer auf die Datei mit öffentlichen Kategorien vergeben, können Sie definieren, welche Benutzer die öffentlichen Kategorien bearbeiten können. Wenn Sie keine Rechte auf die öffentlichen Kategorien haben, werden Sie darüber benachrichtigt (Abb.5).

Abb.5. Sie können definieren, welche Benutzer die öffentlichen Kategorien bearbeiten können.

Das Programm synchronisiert automatisch die öffentlichen Kategorien, die in der Konfigurationsdatei definiert sind, mit der Kategorienliste im Outlook. Wenn die Kategorie gelöscht wird, wird das Programm sie auch von der Kategorienliste im Outlook löschen. Somit können Sie im Outlook gleichzeitig mit öffentlichen und privaten Kategorien arbeiten (Abb.6).

Abb.6. Im Outlook werden die öffentlichen und privaten Kategorien angezeigt.

Sie können die Einstellungen im Programm ändern, in dem Sie auf die Taste CodeTwo CatMan klicken, die sich im Outlook-Menü befindet, und dann unten im Fenster auf Settings klicken. Im Programm bestimmt man, wie oft (nach wie vielen Sekunden) die Outlook-Kategorien mit den öffentlichen Kategorien synchronisiert werden sollen. Standardmäßig erfolgt dies jede 30 Sekunden für die öffentlichen Kategorien im lokalen Netzwerk und 120 Sekunden für die öffentlichen Kategorien auf einem WWW-, oder FTP-Server (Abb.1).

Wie werden die öffentlichen Kategorien im Outlook gespeichert?

Die öffentlichen Kategorien, die für alle Benutzer gemeinsam sind, werden in einer Text-Datei (.txt) gespeichert. Die Datei kann auf einer Festplatte im lokalen Netzwerk, oder auf einem WWW-, oder FTP-Server gespeichert werden. Jede Kategorie ist in der Datei mit Namen und Farben-ID beschrieben und durch ein Semikolon getrennt (Abb. 7).

Kategorien-Name;Farben-ID

Jede neue Kategorie ist in neuer Zeile platziert.
Für MS Outlook 2003 und ältere wird die Farben-ID immer mit 0 beschrieben, da man in diesen Versionen keine Farbe an eine Kategorie zuschreiben kann.

Abb.7. Beispieldatei mit öffentlichen Kategorien im Outlook.

Wie richte ich die Kommunikation mit dem Web-, FTP-Server auf einem anderen Port als der Standard-Port (80/21)?

Die Kommunikation mit dem Web- und FTP-Server in CodeTwo CatMan erfolgt mit Hilfe der Standard-Ports:

• Port 80 für WWW-Server
• Port 21 für FTP-Server

Wenn Sie also in CatMan Einstellungen die Adresse:
ftp://mein_server.de/public_categories.txt
eingeben, wird die Verbindung auf dem my_server.com auf dem Port 21 erzwingen.

Um einen anderen Port für Kommunikation mit dem Server zu benutzen, müssen Sie die URL modifizieren, wie auf dem Schema:

protokoll_typus://server_namen:port/pfad_zur_datei

mit port wird die Port-Nummer gemeint (z. B. 80, 81, 21).

Besipiel:

http://www.codetwo.de:81/public_categories.txt

Für Windows 7 Benutzer

Nach der Installation von CodeTwo CatMan und dem Outlook Start, wird das System zum ersten Mal fragen, ob Sie die Änderungen auf dem Rechner zulassen möchten. Damit CatMan richtig funktioniert, sollten Sie die Änderungen zulassen. Wenn Sie das nicht machen, wird die Kategorienveröffentlichung über FTP-Server nicht möglich, weil der Windows-Firewall die Kommunikation mit dem Server blockieren wird.

Für Benutzer von Microsoft Outlook 2003 und früheren Versionen

Wenn Sie noch nie die Kategorien im Outlook bearbeitet haben, machen Sie es jetzt. Sonst werden die Default-Kategorien gelöscht. Öffnen Sie die Kategorienliste und fügen Sie eine Kategorie hinzu, die Sie nach dem Speichern löschen können.

Siehe auch:

• Bestimmen der Zugriffsrechte auf die öffentlichen Kategorien in CodeTwo CatMan