Das Programm CodeTwo FolderSync Addin ist ein Zusatz zum Outlook, welcher ermöglicht, Inhalte diverser Ordner miteinander zu synchronisieren. Die Synchronisation erfolgt immer zwischen zwei bestimmten Ordnern, und der Nutzer hat die Möglichkeit mehrere zu synchronisierende Ordner-Paare zu definieren.

Mit der Anwendung von CodeTwo FolderSync Addin und vom Programm ActiveSync kann man Daten aus öffentlichen Ordnern C2PublicFolders mit PDA-Geräten (SmartPhone, Blackberry) synchronisieren.

Die Synchronisation erfolgt dann zweistufig über typische persönliche Ordner in Outlook des Nutzers, denn nur diese kann ActiveSync verarbeiten. Zuerst werden die Daten mit CodeTwo FolderSync Addin zwischen den öffentlichen und persönlichen Ordnern synchronisiert und dann erlogt mit Hilfe von ActiveSync die Synchronisation mit mobilen Geräten.

Arbeit mit dem Programm

Nach der Installation integriert sich das Programm CodeTwo FolderSync Addin mit Outlook, fügt eine neue Taste auf die Symbolleiste (im Outlook 2007 und früheren Versionen) oder in dem Menüband im Outlook 2010 und ein neues Lesezeichen in die Optionen von Outlook an.

Abb. 1. Neue Taste auf der Symbolleiste von Outlook. Abb. 2. Neue Taste auf dem Manüband von Outlook 2010.

Ein Klick auf die Taste in der Symbolleiste oder auf dem Menüband startet die Synchronisation. Die Optionen des Programms ermöglichen dem Benutzer die Wahl der Ordner, die synchronisiert werden müssen.

Zur Definierung der zu synchronisierenden Ordner, im Outlook 2007 und früheren Versionen gehen Sie auf Tools, Options und wählen Sie den CodeTwo FolderSync-Addin Registerkarte: unter Outlook 2010 klicken Sie auf File, gehen Sie zur Backstage-Ansicht und klicken Sie auf die Registerkarte des Programms (Abb. 3).

Abb. 3. FolderSync-Addin Registerkarte im Outlook 2010 Backstage-Ansicht. Abb. 4. Konfigurationsfenster des Programms.

Nach dem Klick auf Add wird ein neues Fenster angezeigt (Abb. 5), wo der Nutzer simpel zwei zu synchronisierende Ordner wählen kann (Abb. 6). Es ist eine Zwei-Weg-Synchronisation. Die Daten vom Ordner 1 werden in den Ordner 2 transferiert und umgekehrt.

Abb. 5. Definierung der zu synchronisierender Ordner. Abb. 6. Wahl des Ordners zur Synchronisation.

Nach Definierung der Ordner-Paare zur Synchronisation ist die Taste (Abb.1 und 2) auf der Symbolleisten oder dem Menüband zu klicken, um den Synchronisations-Prozess zu starten. Angezeigt wird ein Info-Fenster, das dem Nutzer den Prozessverlauf zeigt (Abb. 7). Die Synchronisation können Sie zum beliebigen Zeitpunkt unterbrechen und mit dem Klick der Taste auf der Symbolleiste fortsetzen.

Abb. 7. Info-Fenster mit dem Verlauf der Datensynchronisation.

Bei der Synchronisation vergleicht das Programm nicht die Inhalte der Elemente, sondern es speichert die Indentifikatoren der bereits synchronisierenden Elemente. Deshalb wird während der ersten Synchronisation zweier Ordner in jedem Ordner die Summe ihrer Inhalte erstellt. Alle Elemente aus dem ersten Ordner werden in den zweiten und allen Elemente aus dem zweiten Ordner in den ersten übertragen. Besteht in beiden Ordnern ein logisches Duplikat vor der ersten Synchronisation, z. B. Kontakt "Hans Schmidt", wird er vermehrt und muss anschließend aus einem Ordner manuell gelöscht werden.

Vor der ersten Synchronisation sollen eventuelle Ordner-Duplikate gelöscht werden. Wenn sich zum Beispiel die aktuelle Kontaktdatenbank im öffentlichen Ordner des Programms C2PublicFolders befindet und wir sie mit dem persönlichen Ordner eines Nutzers synchronisieren wollen, sollen aus dem persönlichen Ordner dieses Nutzers Kontakte gelöscht werden, die sich im öffentlichen Ordner befinden. Sonst werden sie im öffentlichen Ordner kopiert und vermehrt.
Eine ähnliche Situation kann vorkommen, wenn nach der Synchronisation der Ordner-Paare in beiden Ordnern ein Element erstellt wird, welches einem gleichen Objekt z.B. Kontakt "Hans Schmidt" entspricht. Weil das Programm die Inhalte der Elemente nicht analysiert, wird der Kontakt bei der nächsten Synchronisation aus dem ersten Ordner in den zweiten und aus dem zweiten Ordner in den ersten übertragen. So entsteht ein logisches Duplikat.

Ist ein Ordner-Paar bereits synchronisiert und in beiden Ordnern dasselbe Element von Nutzern geändert, wird bei der nächsten Synchronisation diese Version des Elementes gespeichert, die letztlich modifiziert wurde.

Siehe auch:

• Wie ist die Synchronisation der öffentlichen Ordner mit PDA-Geräten zu ermöglichen.