CodeTwo Outlook Export

CodeTwo Outlook Export ist ein kostenfreies Programm zum Microsoft Outlook-Datenexport in die CSV-Textdateien. Mit dem Programm lassen sich deutlich mehr Daten exportieren, als es mit Hilfe des intergrierten Outlook-Datenexport-Mechanismus der Fall ist, es macht's möglich, ungewöhnliche Felder zu exportieren und ist schneller und einfacher zu bedienen. Der Datenexport kann aus Ordnern aller Art realisiert werden: Post, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Tagebuch, Notizen.

Nach der Programm-Installation erscheint an der Standard-Symbolleiste von Outlook eine neue Ikone (Abb.1 & Abb.2.). Ein Klick startet das Programm CodeTwo Outlook Export.

Abb. 1. Benutzerfreundliches Starten des Programms CodeTwo Outlook Export mit einem Klick an der Standard-Symbolleiste. Abb. 2. Das CodeTwo Outlook Export Symbol in der Ribbon-Leiste von Outlook 2010.

Im Hauptfenster von CodeTwo Outlook Export (Abb.3) kann der Nutzer wählen, ob er Daten aus allen Elementen aus dem jeweiligen Ordner, oder aber nur markierte will exportieren lassen und wählt den Pfad zur CSV-Zieldatei.

Die Liste Felder zum Export enthält eine Liste mit den Feldern der Outlook-Elemente, die in die CSV-Textdatei zu exportieren sind. In der linken Spalte steht die Feldbezeichnung, so wie sie in Outlook ist, in der rechten Spalte erscheint die Feldbezeichnung, wie sie dann in die CSV-Textdatei sichtbar wird. Vorgegeben sind die Bezeichnungen identisch. Wollen Sie die Feldbezeichnung in der CSV-Datei ändern, klicken Sie die mit der rechten Maustaste an oder drücken Sie F2. Nutzen Sie entsprechend die Tasten Hinzufügen und Löschen zur Aktualisierung der Felderliste. Die Tasten Nach oben und Nach unten dienen zur Änderung der Felderreihenfolge in der CSV-Textdatei. Für den Start des Daten-Exports in die CSV-Textdatei, drücken Sie die Taste Export.

Abb. 3. Hauptdialog des Programms CodeTwo Outlook Export.

Nach dem Klick von Anfügen wird das Dialogfeld Felderwahl (Abb. 4) angezeigt, mit dessen Hilfe es möglich ist, an die Liste Zu exportierende Felder zu den Exportdaten in die CSV-Datei anzufügen. Das Dialogfeld Felderwahl zeigt unterschiedlichen Feldersatz je nach Art des Ordners an, aus dem die Daten gerade exportiert werden.

Abb. 4. Das Dialogfeld "Felderwahl" lässt die in die CSV-Datei zu exportierenden Datenfelder definieren.

Zum Anfügen der zu exportierenden Felder an die Liste Exportfelder sind diese auf dem Dialogfeld Felderwahl zu markieren und Einfügen zu klicken, man kann mehrere Felder zugleich markieren. Anfänglich sind auf der Liste Zugängliche Felder nur die Standard-Felder der Outlook-Daten angezeigt. Zur Anzeige von den vom Nutzer im Ordner oder in den Elementen definierten Feldern, ist die Taste Auffrischen zu klicken. Soll nach dem Klick auf Auffrischen kein benutzerdefiniertes Feld auf der Liste zugängliche Felder angezeigt sein, ist die Feldbezeichnung ins Feld Bezeichnung untypischen Felds einzutragen und die Taste Anfügen zu klicken. Das Feld wird der Liste zugängliche Felder angefügt.

Bei den Bezeichnungen untypischer Felder ist die Buchstabengröße von Bedeutung.

Nachdem auswählen der gewünschten Datenfelder, können diese über die Funktion Save to file exportiert werden. Diese Funktion ermöglicht Ihnen mehrere Export Schemas mit den am häufigsten benutzten Datenfeldern zu erstellen. Um die Datenfelder aus einer Datei zu importieren, klicken Sie einfach auf Load from file.

Ein Klick auf Optionen im Hauptdialogfeld des Programms lässt zusätzliche Export-Optionen definieren (Abb. 5): ein Trennzeichen (mit welchen Zechen die Datenfelder voneinander zu trennen sind), Textqualifizierer (in welchen Anführungsstrichen die Datenwerte einzutragen sind), Ersatz für den Zeilenumbruch (sollen Zeichen für Zeilenumbruch bei den Felderwerten durch ein anderes Zeichen ersetzt werden soll).

Abb. 5. Zusätzliche Optionen für den Daten-Export.