Fügen Sie Disclaimer und Signaturen in Ihre Exchange-E-Mails automatisch ein...
Das Programm CodeTwo Exchange Rules fügt Disclaimer und Signaturen in die Exchange-E-Mails automatisch ein.
Your software is fantastic, and its something I have been looking for for years!"
Stuart Hinks,
CleanEvent, USA
CleanEvent, USA
CodeTwo Exchange Rules ist Ideallösung für Firmen, die Microsoft Exchange 2000/2003/2007/2010 Small Business Server (SBS) als E-Mail-Server benutzen.
Gemäß gesetzlichen Vorschriften sind Unternehmen dazu verpflichtet, in verschickte E-Mails Informationen wie: Firmensitz, USt-IdNr, Stammkapital, Grundkapital, u.ä. einzufügen.
Unser Programm ist ohne Zweifel eine sehr freundliche Lösung, denn es fügt zentral Firmen-Disclaimer oder Signaturen der einzelnen Mitarbeiter in verschickte E-Mails ein, ohne dass sie sich daran beteiligen müssen.
- Disclaimer und Signaturen werden vom Administrator an einer Stelle auf dem Server definiert und nicht auf den Rechnern der Mitarbeiter konfiguriert,
- Verwendung verschiedener Disclaimer je nach ausgewählten Attributen der Absenders und der Empfänger: SMTP-Adresse, Domäne, Container- oder Gruppen-Zugehörigkeit in Active Directory, oder sogar nach dem Inhalt der einzelnen Attributen eines jeweiligen Objektes des Empfängers in Active Directory,
- Erstellung von persönlichen Signaturen-Mustern mit Daten der Absender aus Active Directory wie z. B.: Vorname, Name, Firma, Niederlassung, Telefon-Nummern, E-Mail-Adressen, u.ä.,
- Benutzerfreundlicher Editor zur schnellen Signaturen-Erstellung im HTML-Format mit Bildern, Tabellen, diverse Schriftarten und -farben,
- Signaturen-Einfügen in E-Mails aller E-Mail-Clients: Outlook, OWA, OMA, BlackBerry, SMTP,
- Funktionalitäten der Statistiken und Archivierung des ganzen Exchange-E-Mail-Verkehrs.
Wie funktioniert's?
Mit dem Programm kann der Administrator Regeln so definieren, dass die Benutzer den E-Mail-Disclaimer nicht ändern können.
E-Mails können verschiedene absender- und empfängerspezifische Disclaimer und Signaturen enthalten.
Absender- und Empfängerbereiche für jede Regel kann man nach ganzen oder teilweisen SMTP-Adressen bestimmen, aber auch nach Containern, Benutzergruppen oder Attributen in Active Directory. Die Disclaimer können je nach der gebildeten Regel entweder direkt unter den Antworttext oder aber ans Ende der ganzen E-Mail eingefügt werden.
E-Mails können verschiedene absender- und empfängerspezifische Disclaimer und Signaturen enthalten.
Absender- und Empfängerbereiche für jede Regel kann man nach ganzen oder teilweisen SMTP-Adressen bestimmen, aber auch nach Containern, Benutzergruppen oder Attributen in Active Directory. Die Disclaimer können je nach der gebildeten Regel entweder direkt unter den Antworttext oder aber ans Ende der ganzen E-Mail eingefügt werden.
Man kann definieren, ob der Disclaimer im Laufe eines jeweiligen E-Mail-Verkehrs mehrmals oder nur einmal eingefügt werden soll. Man kann Phrasen definieren, mit denen der Benutzer das Disclaimer-Einfügen ein- oder ausschaltet. Eine E-Mail kann je nach Einstellungen einen oder mehrere Disclaimer enthalten.
Signaturen können personenbezogene Daten aus Active Directory enthalten wie: Vorname, Name, Firma, Niederlassung, Telefon-Nummern, E-Mail-Adressen, u.ä. Im CodeTwo Exchange Rules ist ein Disclaimer-Editor integriert, mit dem man simpel einen schönen Disclaimer mit Platzhaltern aus Active Directory, HTML-Formatierungselementen, Bildern, Tabellen u.ä. erstellen kann.
Einheitliche Signaturen für alle Benutzer in wenigen Minuten
CodeTwo Exchange Rules erlaubt es, Firmen-Disclaimer, rechtliche Noten, Benutzer-Signaturen an einer Stelle direkt vom Exchange 2000/2003/2007/2010 Server zu definieren. Sie werden an gewählte E-Mails Ihrer Mitarbeiter eingefügt. Sie können viele verschiedene Signaturen definieren, indem Sie für jede eine separate Regel erstellen.
Dank dem Mechanismus der Regelbildung können mehrere Disclaimer eingefügt werden, z. B.: personifizierte Signatur des Absenders und der Disclaimer der Firma.
Differenzierte absenderspezifische Disclaimer- und Signaturen-Muster
Sie können differenzierte Disclaimer- und Signaturen-Muster, je nach dem zwischen wem geemailt wird.Benutzerfreundlicher Wizard lässt Ihnen bequem, selbst erweiterte Empfängerbereiche vorbestimmen, für welche die gewählte Signatur angewendet werden soll.
Sie können Absender durch Bestimmung ihrer SMTP-Adressen, Zugehörigkeiten zu Active Directory-Gruppen oder sogar auf Basis von einzelnen Werten der Active Directory-Attribute wählen.
Benutzerfreundlicher Signatureneditor
Mit dem integrierten Editor können Sie schnell Disclaimer-Vorlagen im Text- und im HTML-Format erstellen. Sie können beliebige Bilder enthaltene HTML-Disclaimer selbst ohne Grundkenntnisse der HTML-Sprache erstellen.
In den Disclaimer-Vorlagen können Sie die Platzhalter aus Active Directory verwenden, welche bei der E-Mail-Anzeige in absenderspezifische Werte wie Vor- und Nachname, Telefonnummer, Firmennamen u.ä. getauscht werden.
So können Sie personifizierte Signaturen Ihrer Mitarbeiter erstellen und den Signaturen ein einheitliches Format gewährleisten.
Funktionen der Ansicht und der Regeltests
Dank der Funktion der Ansicht und der Regeltests fürs Disclaimer-Einfügen verlieren Sie nie die Kontrolle darüber, selbst in einem sehr großen Exchange-Environment, an welche E-Mail was für ein Disclaimer eingefügt wird.
Dank diesen Funktionen können Sie bereits während der Disclaimer-Erstellung genau sehen, wie eine mit dem eingefügten Disclaimer E-Mail aussehen wird.
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Stuart Hinks,
CleanEvent, USA
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