Public Folders

Mit CodeTwo Public Folders können alle Benutzer ihre Outlook-Daten teilen. Mit Outlook-Funktionalitäten und zeitgleichem Zugriff mehrerer Benutzer auf dieselben Daten öffnen sich neue Räume für die Organisation der Gruppenarbeit.

Jedes Unternehmen oder jede Behörde hat eigene, manchmal ganz verschiedene, Abläufe der Gruppenarbeit und wird die Möglichkeiten des CodeTwo Public Folders gewinnbringend nutzen können. Hierzu ein paar Beispielanwendungen:

Kontakte
• Firmeneigene Kontaktdatenbank
• Gemeinsames Adressbuch

Kalender
• Buchungen von öffentlichen Ressourcen
• Gruppenkalender
• Kalender des Chefs
• Ansicht der Mitarbeiterverfügbarkeit

E-mail
• Firmen-E-Mails
• Infotafel für Diskussionsgruppen

Aufgaben
• Delegation von Aufgaben
• Projektverwaltung

Dokumente
• Aufbereitung der und Zugang zur Dokumentenbibliothek

Häufig sollen ein- (oder aus-)gegangene Firmen-E-Mails für mehrere Benutzer sichtbar sein. Bei einer Firma die ihre Aufträge z. B. basierend auf E-Mails abwickelt, kann, dank CodeTwo Public Folders, ein jeweiliger Auftrag durch mehrere Mitarbeiter, je nach ihrer Verfügbarkeit, abgewickelt werden.

So können E-Mails mittels der Outlook-Regeln an verschiedene geteilte Ordner geleitet werden, je nach der Absender- oder Empfänger-Adresse oder nach sonstigen Attributen. Jede Mitarbeiter-Gruppe prüft den ihr zugeordneten Ordner, und wenn ein neuer Auftrag eingegangen ist, kann ein Mitarbeiter mit der Bearbeitung beginnen. Gleichzeitig markiert er den Auftrag als "in Bearbeitung" überträgt ihn in einen anderen Ordner, so dass andere Mitarbeiter informiert sind.

Dank dieser Lösung können Aufträge effizienter bearbeitet und Kunden schneller bedient werden. Der Bearbeiter und der Status eines jeweiligen Auftrags lassen sich problemlos bestimmen.

Das Teilen der E-Mails kann mit Outlook-Regeln realisiert werden, die die E-Mails entweder in die gewählten öffentlichen Ordner oder direkt über veröffentlichte persönliche Ordner im Posteingang verschieben. Siehe auch: Gemeinsamen Post-Ein- und –Ausgang bilden.

Mit der Struktur der öffentlichen Ordner lässt sich eine virtuelle Infotafel in der Firma bilden. Ordner können nach Themen geordnet sein. Ein Mitarbeiter schreibt eine Nachricht im öffentlichen Ordner, wenn er sie anderen Mitarbeitern mitteilen will. Solche Nachrichten kann man direkt in öffentlichen Ordnern beantworten – so ist es möglich, verschiedene Diskussionsgruppen im Unternehmen zu entwickeln.

Im öffentlichen Kalender im Outlook können Ressourcen dargestellt werden, die von mehreren Mitarbeitern im Unternehmen genutzt werden, z. B. ein Fahrzeug. Eine Termin-Buchung im Kalender bedeutet, dass das Fahrzeug von einem gewissen Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum gebraucht wird. Im Eintrag kann genau beschrieben sein, wer, wozu und für wie lange das Fahrzeug gebucht hat. So kann jeder Mitarbeiter die Ressourcen-Verfügbarkeit genau abfragen und seine Zeit und maximale Ressourcen-Nutzung einplanen. Weil die Buchungen in öffentlichen Ordnern an einer Stelle und nicht im Netz verteilt platziert sind, kann man im Outlook eigene Ansichten oder sogar eigene Programme zur Darstellung der Ressourcen-Beanspruchung bilden.

Die Option der Zugriffsrechte-Verwaltung kann so gestaltet sein, dass Benutzer Einträge anderer nicht ändern dürfen. So ist das Entfernen früherer Buchungen unmöglich. Dank CodeTwo Public Folders können wir ein effizientes Ressourcen-Buchungs- und -Verwaltungs-System direkt im Outlook parat haben, welches den meisten Mitarbeitern vertraut ist - ohne zusätzliche Software kaufen zu müssen.

Ein anderes Beispiel der Einsatzmöglichkeiten des öffentlichen Kalenders als Buchungssystem können Arztpraxen oder Auto-Werkstätten sein. So kann ein Kalender einem anderen Arzt oder Mechaniker zugeordnet werden.

Öffentliche Kalender können Gruppenkalender dienen und Beschreibungen der Aktivitäten bestimmter Gruppen anzeigen. Ein anschauliches Beispiel kann hierfür der Stundenplan einer Gruppe - einer Klasse sein. Dank dem, dass die Daten in einem öffentlichen Ordner untergebracht sind, kann jeder Gruppenteilnehmer Einsicht in den Stundenplan direkt im Outlook haben.

CodeTwo Public Folders ist eine Ideallösung für kaufm. Angestellte, die häufig Termine für den Chef organisieren und seinen Tagesablauf planen. Ein veröffentlichter Kalender ist eine enorme Hilfe bei der Arbeit - der Angestellte trägt die neuen Termine ein und der Chef kann die Termine verfolgen und ggf. Änderungen vornehmen. Der Chef braucht nur seinen Kalender in Outlook zu veröffentlichen und die Sekretärin kann über ihr Outlook die Änderungen direkt eintragen.

Jede Änderung im Kalender ist sofort beim Chef sichtbar. Er arbeitet mit seinem Kalender wie bis jetzt, indem er alle Outlook-Funktionalitäten benutzen kann: Erinnerungen, Terminkalender, Daten-Synchronisation mit PDA. Darüber hinaus kann der Chef als Kalenderinhaber einige Elemente als "privat" markieren. Diese bleiben unsichtbar für den Mitarbeiter, obwohl dieser sonst volle Zugriffsrechte auf den Kalender des Chefs hat.

Das obige Szenario für den Kalender lässt sich selbstverständlich auf beliebige Ordnerarten übertragen: Kontakte, Post, Aufgaben, Tagebuch oder sogar Notizen.

Im öffentlichen Kalender können Mitarbeiter ihre An- bzw. Abwesenheit im Büro eingeben. Sie können ihre Arbeitszeiten, dienstliche Abwesenheiten oder wegen Arbeitsuntauglichkeit, oder geplanten Urlaub vermerken. Es bietet die Möglichkeit, ihre Aktivitäten entsprechend einzuplanen und bei Projektmanagement hilfreich zu sein.

Zugriffsrechte auf geteilte Ordner können so gewährt werden, dass Mitarbeiter ihre Kalender gegenseitig nicht sehen. Dagegen sollen alle Mitarbeiter-Kalender für eine für Anwesenheitsprüfung zuständige Person sichtbar sein.

Bei der Anwendung eines Ordners für gemeinsame Kontakte können Sie z.B. firmeneigene, für die Mitarbeiter veröffentlichte Kundendatenbanken erstellen. So werden neue, von Mitarbeitern hinzugefügte Daten, sofort für andere Mitarbeiter ggf. auch in Niederlassungen der Firma verfügbar. Je nach Datenorganisation in der Firma können Kontakte mit Ordnerhierarchie entsprechend zugeordnet werden.

Diese Lösung ist der Daten-Storage, wie man sie z.B. im Access findet, ähnlich. Sie bietet mehrere Vorteile, weil die Kundendaten direkt in Outlook erscheinen. So kann man an Kundengruppen E-Mails senden, Kundenkategorien bilden, Daten einfach suchen und erweiterte Standards der Kontaktpräsentation im Outlook benutzen.

Dank CodeTwo Public Folders stellt sich die gemeinsame Kontaktdatenbank unter Beweis, selbst, wenn viele Mitarbeiter die meiste Zeit Kunden besuchen. Sie benutzen Laptops ohne Zugriff aufs Firmennetz. Der Offline-Modus macht’s möglich, gemeinsame Daten auch außerhalb der Firma zu verarbeiten und neue oder aktualisierte Kundendaten werden nach Anschluss an ihr Firmennetz automatisch synchronisiert.

Mit öffentlichen Kontakts-Ordnern, die unter firmeneigene Kontakts-Datenbank besprochen wurden, können Ihre Mitarbeiter die Kontakte direkt in ihren Outlook-Adressbüchern benutzen. Dazu haben Sie in Eigenschaften des Kontakts-Ordners die Option "Diesen Ordner immer als E-Mail-Adressbuch zeigen" unter „Outlook-Adressbuch” zu wählen. Nun werden die Kontakte aus dem Ordner im Adressbuch des Benutzers eingeblendet und man kann E-Mails an gewählte Personen versenden.

Mit CodeTwo Public Folders können Sie einfach Aufgaben vom Manager an sein Team delegieren. Die Teammitglieder haben nur ihre persönlichen Ordner für den Manager zu veröffentlichen. Er kann direkt in den Ordnern der Mitarbeiter neue Aufgaben erstellen und bereits vorhandene überwachen. Selbstverständlich kann man auch einen neuen öffentlichen Ordner erstellen, wo alle Aufgaben fürs ganze Team eigegeben werden.

Mit der Zuordnung eines öffentlichen Aufgabenordners für jedes Projekt kann der Projektmanager zentral Aufgaben zu seinem Projekt definieren. Die Aufgaben können die genaue Beschreibung, die zuständige Person, das Abschlussdatum, die Priorität, der Fortschritt in prozentueller Erfassung u.ä. enthalten. Man kann weitere Ordner verschiedener Art mit diversen Projektdaten definieren: Projektkalender, gebundene Kontakte, Historie des projektbezogenen E-Mail-Verkehrs. Mitarbeiter können bei der Arbeit am Projekt im Outlook den Fortschritt bestimmen und so kann der Projektmanager Arbeiten maximal planen und den Fortschritt beaufsichtigen.

Benutzer können im Outlook eine gemeinsame Dokumenten-Bibliothek führen und ändern. Es betrifft vor allem die Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) sowie PDF-Dateien. Die Dateien können im Outlook von der Festplatte in den öffentlichen Ordner der "E-Mail"-Art ?? gezogen werden. Im Unterschied zu Anhängen können die Mitarbeiter Dokument-Änderungen direkt in Outlook vornehmen – die Änderungen sind für andere Benutzer des öffentlichen Ordners sichtbar.