In CodeTwo Public Folders gibt es zwei Ordnerarten, mit denen Daten für Netzwerkbenutzer veröffentlicht werden können. Die ersten sind öffentliche Ordner, die keinem konkreten Benutzer zugeordnet sind, und deren Zugriffrechte vom Administrator definiert werden. Die öffentlichen Ordner werden im C2PublicFolders-Baum erstellt und sind sofort nach der Erstellung für andere Benutzer sichtbar.
Die Daten-Teilung kann auch über direkte Veröffentlichung von Benutzerordnern erfolgen. In diesem Szenario hat der Ordner-Inhaber die Zugriffsrechte für andere Benutzer und die Aktionen zu bestimmen, die die anderen Benutzer auf den Daten ausführen dürfen.
Die Person, die durch die Veröffentlichung den Zugriff auf den persönlichen Ordner eines anderen bekommen hat, sieht den Ordner unter „Ordner anderer Benutzer” im C2PublicFolders-Baum.
Dank der Funktion der Teilung von persönlichen Ordnern ändert sich nichts in Bezug auf Ihre Outlook-Routinen. Sie haben es nicht nötig, auf Gewohnheiten zu verzichten und können genauso wie früher mit Terminkalender, Aufgaben, Post, Kontakten Erinnerungen arbeiten. Immer noch können Sie Erinnerungen benutzen oder Daten-Synchronisation mit PDA vornehmen. Für Sie und Ihre Mitarbeiter öffnen sich völlig neue Möglichkeiten, um das Outlook bei der Gruppenarbeit einzusetzen. Nachdem Sie die Daten zur Veröffentlichung gewählt haben, können andere Benutzer neue Termine und Aufgaben direkt in Ihren persönlichen Ordnern bilden. Sie können in Ihre persönliche Kontakt-Datenbank einsehen und sie ergänzen und sogar Zugriff auf Ihren Posteingang und –Ausgang haben.
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