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Wenn Sie CodeTwo Public Folders 4.6.3 (oder älter) benutzen, gehen Sie bitte zu diesem Handbuch.

Erstellung eines gemeinsamen Posteingangs
Mithilfe von CodeTwo Public Folders lässt sich ein gemeinsamer Posteingang für alle Benutzer im Lokalnetz einrichten. Zwar kann eine E-Mail nicht direkt in einen öffentlichen Ordner zugestellt werden, man kann es aber erreichen, indem man sich der Outlook-Regeln bedient. Unsere Lösung besteht darin, E-Mails aus dem Standard-Posteingang, also aus dem einzigen Ort, in dem E-Mails empfangen werden können, mit Hilfe einer Weiterleitungs-Regel in einen öffentlichen Ordner zu verschieben.

Es gibt zwei Modelle, nach denen ein gemeinsamer Posteingang eingerichtet werden kann.

Sie können entweder (I.) einen Rechner in Ihrem Netzwerk auswählen, an dem alle E-Mails empfangen werden, oder - wenn ein solcher Rechner nicht definiert werden kann - (II.) Sie aktivieren die E-Mail-Empfangs-Option auf mehreren Rechnern.

I. Modell A.

In diesem Modell werden alle E-Mails, die an ein bestimmtes POP3-Konto gesendet werden, an nur einem Rechner empfangen.

Um einen gemeinsamen Posteingang nach Modell A einzurichten, tun Sie folgendes:

1. Wählen Sie einen Rechner für den E-Mail-Empfang aus. Dieser Rechner muss mit dem Outlook-Add-in ausgestattet sein. Der Syncing Master allein reicht zur Arbeit mit den öffentlichen Outlook-Ordnern nicht aus.
2. Konfigurieren Sie auf diesem Rechner ein E-Mail-Postfach für Ihre Firmen-E-Mails.
3. Erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang-Ordner in dem C2PublicFolders-Ordnerverzeichnis.
4. Definieren Sie eine Regel, welche alle empfangenen E-Mails aus dem Standard-Posteingang in den neuen Ordner verschieben wird. Lesen Sie mehr über das Erstellen einer Weiterleitungs-Regel (auf Englisch)...
5. Anschließend können Sie Zugriffsrechte auf den neuen Ordner festlegen. Verwaltung der Zugangsrechte...


Wenn Sie das Modell A. einsetzen und bei der Konfiguration die Option Eine Kopie der Nachricht auf dem Server belassen auswählen, werden alle E-Mails über einen Internetbrowser zugänglich sein, also auch im Fall wenn Sie außerhalb des Büros sind und keine Verbindung zum Syncing Master haben. Außerdem haben Sie den Vorteil, dass Ihnen stets die Kopie einer jeden Nachrichten zur Verfügung steht.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Firmen-E-Mails zwar von dem selben Konto, jedoch von verschiedenen Rechnern aus zu verschicken. In diesem Fall muss dieses Konto auf mehreren Rechnern eingerichtet werden, und zwar mit Berücksichtigung der eingeschränkten Sende-Funktionalität. Konfiguration eines Send-Only-Kontos in Outlook (auf Englisch)...



II. Modell B.

In diesem Modell können E-Mails, welche an ein gemeinsames POP3-Konto gesendet werden, an mehreren Rechnern empfangen werden.

Um einen gemeinsamen Posteingang nach Modell B einzurichten, tun Sie folgendes:

1. Konfigurieren Sie auf jedem Rechner in Ihrem Lokalnetz ein E-Mail-Konto, wo Firmen-E-Mails empfangen werden sollen. Dabei deaktivieren Sie die Option Eine Kopie der Nachricht auf dem Server belassen.
2. Erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang-Ordner in dem C2PublicFolders-Ordnerverzeichnis.
3. Auf jedem Rechner, auf dem das E-Mail-Konto konfiguriert wurde, definieren Sie eine Regel, die alle empfangenen E-Mails aus dem Standard-Posteingang in den neu erstellten Ordner verschieben wird. Lesen Sie mehr über das Erstellen einer Weiterleitungs-Regel (auf Englisch)...
4. Anschließend können Sie Zugriffsrechte auf diesen neuen Ordner festlegen. Verwaltung der Zugangsrechte...


Beachten Sie bitte, dass die Option Eine Kopie der Nachricht auf dem Server belassen deaktiviert sein muss. Andernfalls, wenn mehrere Rechner eine E-Mail vom selben Konto erhalten, werden doppelte Nachrichten in dem gemeinsamen Posteingang angezeigt.

Regeln, die auf einem Rechner erstellt worden sind, können sehr leicht auf einen anderen Rechner kopiert werden. Erfahren Sie wie (auf Englisch).

Wenn Sie Zugriff auf den Posteingang eines einzelnen Benutzers benötigen...
...statt einen neuen öffentlichen Ordner zu erstellen, ist es einfacher, einen persönlichen Ordner zu veröffentlichen. Wählen Sie in dem Outlook-Menü Public Folders, Meine veröffentlichten Ordner aus. Ein Fenster mit der Liste Ihrer veröffentlichten persönlichen Ordner wird angezeigt. Klicken Sie auf den Button Veröffentlichen, und aus der Struktur der persönlichen Ordner wählen Sie den Ordner aus, den Sie veröffentlichen möchten. Danach definieren Sie Zugriffsrechte auf diesen Ordner. Jetzt können auch andere Benutzer den Ordner in ihrem C2PublicFolders-Ordnerverzeichnis öffnen. Mehr...


Bei der Veröffentlichung des Posteingangs epfiehlt es sich, die Synchronisation von gelesenen/ungelesenen Nachrichten zu aktivieren. Mehr...