CodeTwo Squad Blog

Kommt es Ihnen bekannt vor: Sie haken gerade eine der vielen Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste ab, da kommt ein Anruf von Ihrem Chef. Die Fußzeile in Mails einiger Mitarbeiter enthält fehlerhafte Angaben, in anderen kommt sie gar nicht erst vor. Sie nehmen den Stift und schreiben Signaturen vereinheitlichen!!! dick auf Ihre Liste.

So weit, so gut. Sie starten den Dienst Hub Transport, wählen die Option Disclaimer aus, ergänzen alle Angaben und führen einen schnellen Test durch. Feierabend. Denkste!

1. Enthält Ihre Signatur alle erforderlichen Angaben?

Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, kurz EHUG, verlangt, dass in alle geschäftsbezogenen E-Mails eine Signatur mit Firmenangaben wie der Rechtsform, Registernummer, dem Firmensitz etc. einfügt wird. Im Falle der Nichteinhaltung kann es zu hohen Geldbußen und Abmahnungen kommen. Am besten besprechen Sie den Inhalt Ihrer Signatur mit der Rechtsabteilung.

Eine korrekt formatierte, vollständige Signatur gibt Ihnen zwar keinen 100% Schutz, sie hebt aber die Hürde für Abmahnanwälte deutlich an.

2. Wird die Signatur archiviert und in gesendeten Nachrichten angezeigt?

Signaturen, angehängt am Server, sind für den Absender der Nachricht nicht sichtbar. Auch wenn Ihre Mail komplett war und alle erforderlichen Angaben enthielt, lässt sich dies nur schwer nachweisen.

Jede gesendete Nachricht wird mitsamt der eigefügten Signatur im Ordner Gesendete Elemente archiviert. Sie sind von Vornherein aus dem Schneider.

3. Werden selbst zusammengeschusterte Signaturen ausgeblendet und durch die Exchange-Signatur ersetzt?

Es herrscht Chaos: einige Nachrichten werden möglicherweise zwei Signaturen enthalten, und zwar jedes Mal, wenn der Absender seine eigene Outlook-Signatur eingerichtet hat. Um das zu verhindern, können Sie auf das GPO zurückgreifen – mehr Informationen finden Sie hier.

Anwendersignaturen, angehängt in Outlook, werden automatisch ausgeblendet, und an deren Stelle erscheint die zentral definierte Exchange-Signatur.

4. Wird die Signatur unabhängig von dem eingesetzten Mailclient/Gerät angehängt?

Ihre HTML-Signatur wird korrekt angezeigt, wenn die Mail von Outlook versendet wird. Dies ändert sich jedoch, sobald die RTF-Kodierung oder Plain Text verwendet werden, z.B. auf mobilen Geräten.

Ganz gleich, ob die Nachricht per iPhone, OWA, Outlook oder Mac abgeschickt wird: die Signatur wird immer am Server und immer im richtigen Format eingestempelt (HTML, RTF, Plain Text).

5. Erscheint Ihr Firmenlogo und andere Grafiken als integraler Teil der Signatur?

Der Empfänger kann die Grafiken nicht sehen, weil sie als Anhang zu Ihrer Mail angezeigt werden: er muss ihn jedes Mal anklicken und öffnen, was ziemlich lästig ist. Damit verpufft auch der ganze Effekt.

Der Empfänger öffnet die Nachricht und sieht sofort Ihre ästhetisch formatierte Signatur mit Firmenlogo und Absenderbild. Der Wiedererkennungswert Ihrer Marke steigt.

6. Wird die Signatur direkt unterhalb der Nachricht eingestempelt?

Besteht eine Korrespondenz aus mehreren Nachrichten, wo jede neue Nachricht die Antwort auf die jeweils vorausgehende Mail ist, wird die Signatur am Ende der Korrespondenz angehängt, anstatt direkt unterhalb der letzten Antwort. Es entsteht ein ellenlanger Text und man verliert schnell die Übersicht darüber, wer was geschrieben hat.

Jede neue Nachricht endet mit der Signatur des Absenders. Die Korrespondenz wirkt geordnet.

7. Wird jede Signatur durch Absenderdaten personalisiert?

Wie soll ein Kunde den für die Bearbeitung seines Anliegens zuständigen Mitarbeiter anrufen, wenn er nirgendwo dessen Telefonnummer findet? Da braucht man sich auch nicht wundern, wenn die Zentrale dauerbesetzt ist.

In jeder ausgehenden Nachricht werden die Kontaktdaten (und evtl. auch das Bild) des jeweiligen Absenders angezeigt. Der Kunde ruft direkt seinen Betreuer an und gibt die Bestellung durch.

8. Leere Felder bei fehlenden Active Directory-Angaben?

Haben Sie für jeden Mitarbeiter in Ihrer Firma alle Active Directory Angaben ergänzt? Wenn Sie in Ihr Template AD-Felder einbauen, können in der Signatur einiger Mitarbeiter leere Stellen auftauchen, etwa nach diesem Muster „Mobil:          “, da nicht jeder Ihrer Kollegen ein Diensthandy hat. Solche Blindstellen sehen unprofessionell aus. Sie lassen sich entweder mit einem sauber geführten AD verhindern oder, wenn das jeweilige Feld nur dann eingefügt wird, wenn es mit der entsprechenden AD-Angabe verlinkt werden kann.

Ihre Signatur ist vollständig und sieht professionell aus.

9. Vollständige Signatur in jeder Nachricht?

Die vollständige Signatur mit allen Firmenangaben und dem Disclaimer wird in jede einzelne Nachricht eingefügt, auch in Korrespondenzen. Sie nimmt viel Platz weg und zwingt den Leser zum ständigen Scrollen.

Die vollständige Signatur wird lediglich in die erste Nachricht eingestempelt. Alle weiteren Mails hingegen werden eine verkürzte Signatur enthalten.

10. Absender-/empfängerspezifische Templates?

Sie verwenden nur ein Template, sodass in jede Nachricht die gleiche Signatur eingefügt wird, z.B. in Mails, die intern versendet werden, werden alle Firmendaten angezeigt.

Sie entwerfen mehrere Templates, die nach Absender-/Empfängerkriterien angewandt werden. So zum Beispiel enthalten alle Mails, gesendet von Ihren Kollegen aus dem Marketing, eine grafische Werbung sowie alle Kontaktdaten und das Firmenlogo. Signaturen in internen Mails sind wiederum kurz und geben Auskunft über den Absender und dessen direkte Telefondurchwahl.

Die Einhaltung aller o.g. Regeln mit Hilfe des Standardmechanismus von Microsoft Exchange Server ist äußert schwierig. Wir bieten Ihnen daher unsere Software an, damit Sie Ihre Exchange Signaturen zentral verwalten können, ohne Aufwand und von einer Stelle aus. Die Serie Exchange Rules wird bereits in ca. 4.000 Unternehmen weltweit eingesetzt. Sie ist in drei Versionen erhältlich: für Exchange 2000/03, Exchange 2007, Exchange 2010 und für Exchange 2013.