Gute Neuigkeiten für alle, die ihre E-Mails per OWA verschicken und mit Internet Explorer arbeiten. Das neueste Update für unseren Signaturen-Manager CodeTwo Exchange Rules bringt u.a. Unterstützung für IE11 mit.
In letzter Zeit bekamen wir zahlreiche Anfragen von Unternehmen, welche ihre Disclaimer und Signaturen in OWA zentral verwalten wollen und die neueste Version von Microsofts Webbrowser einsetzen. Nach diesem Update ist das kein Problem mehr. Ob Internet Explorer, Firefox oder Chrome: an jede von OWA gesendete E-Mail wird automatisch eine einheitlich formatierte Signatur angehängt. Weiterlesen...
Die Einrichtung einer Signatur in Exchange Server gehört eher zu den unspektakulären Administrationsaufgaben. Viele IT-Verantwortliche stützen sich dabei auf ein Skript oder ausschließlich auf den nativen Mechanismus von Microsoft. Die Anzahl der Google-Suchergebnisse für Phrasen wie Signatur Exchange 2013, Disclaimer Exchange oder Exchange Signatur Verwaltung verrät jedoch großes Interesse an einem Add-in, welches den Aufwand reduziert und nach Möglichkeit noch einige Extras bietet. Weiterlesen...
Drei Programme aus unserer Reihe CodeTwo Exchange Rules können ab sofort aktualisiert werden. Das Update betrifft die Versionen 2013, 2010 und 2007 und umfasst zwei komplett neue Funktionen sowie drei kleinere Nachbesserungen – sie alle basieren auf dem Feedback unserer Kunden. Wir empfehlen, die neueste Setup-Datei des Programms herunterzuladen und die bestehende Installation zu aktualisieren.
Die neuen Funktionen sind:
Erweiterte Suchoptionen für AD-User
Definierung der maximalen Reaktionszeit für Regelbearbeitung
Vor einiger Zeit informierten wir über Probleme beim Einfügen der Signatur unter Exchange 2010 im Fall, dass Sie das neueste Update SP3 RU1 für Exchange installiert haben.
Die Installation des Updates führte nämlich dazu, dass keine Signatur angehängt wurde.
Laden Sie die neueste Installationsdatei herunter und überschreiben Sie Ihre aktuelle Version. Das Update ändert nichts an den Einstellungen und Templates im Programm:
Unser Manager für Exchange Signaturen, CodeTwo Exchange Rules, wurde soeben aktualisiert. Betroffen sind die Versionen 2007, 2010 und 2013 des Exchange-Plug-ins.
Das Update betrifft in erster Linie den integrierten Editor für Templates. Die wichtigsten Änderungen und Nachbesserungen sehen wie folgt aus:
Texte im Format RTF können nun auch mit der rechten Maustaste kopiert/ausgeschnitten/eingefügt werden,
der Mechanismus zur automatischen Bilderkonversion zwischen den Formaten HTML und RTF wurde verbessert,
Signaturen und Disclaimer in Nachrichten ohne TNEF-Info werden im Ordner Gesendete Elemente aktualisiert
Für alle Lizenzhalter ist das Update KOSTENLOS. Die Aktualisierung dauert nur wenige Minuten; der Installationsassistent ermittelt automatisch Ihre aktuelle Version und ersetzt sie. Ihre Einstellungen und Templates bleiben unverändert.
Falls Sie eine Migration auf eine höhere Version des MS Exchange oder einen Wechsel in die Cloud (Office 365) planen, sollten Sie sich unbedingt unser neues Migrations-Tool anschauen, CodeTwo Exchange Migration und CodeTwo Office 365 Migration!
Jetzt ist es amtlich – fünf Anwendungen aus dem Hause CodeTwo wurden offiziell unter Windows Server 2012* getestet und erhielten die entsprechende Zerfitizierung. Unter den getesteten Programmen sind u.a. der bekannte Manager für Exchange DisclaimerExchange Rules sowie die beiden neuen Plug-ins für Exchange; Out of Office Manager und Exchange Folders.
Sie setzen Windows Server 2012 mit Exchange 2010 oder 2013 ein und suchen nach einer unkomplizierten Lösung für E-Mail-Signaturen und Disclaimer? Dann holen Sie sich unser CodeTwo Exchange Rules 2010, 2013 oder Pro! Das Programm lässt Sie eine standardisierte Fußzeilen-Richtlinie einführen und von einer Stelle aus verwalten. Darauf gibt Ihnen Microsoft jetzt Brief und Siegel.
Sie möchten Daten aus Ihren öffentlichen Exchange-Ordnern auf einem Smartphone/Tablet mit iOS oder Android öffnen und bearbeiten können? Ohne ActiveSync, direkt in einer mobilen App. Dann ist Exchange Folders die richtige Lösung für Sie.
Vielleicht brauchen Sie aber einen Manager für Out of Office-Nachrichten. Einen, der auch vom nichttechnischen Personal bedient werden kann und alle Abwesenheitsnotizen, egal ob zentral oder vom Anwender selbst erstellt, in einer grafischen Übersicht darstellt? Dann lernen Sie unser Out of Office Manager kennen.
Alle Programme von CodeTwo können 30 Tage lang absolut kostenlos getestet werden. Für Fragen steht Ihnen unser Kunden-Support mit Rat und Tat zur Seite. Sollte das Programm Ihre Erwartungen nicht erfüllt haben, kann es jederzeit vollständig deinstalliert werden.
*Der Test erfolgte unter einer Exchange-Version, welche den Systemanforderungen des jeweiligen Programms entspricht.
Kommt es Ihnen bekannt vor: Sie haken gerade eine der vielen Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste ab, da kommt ein Anruf von Ihrem Chef. Die Fußzeile in Mails einiger Mitarbeiter enthält fehlerhafte Angaben, in anderen kommt sie gar nicht erst vor. Sie nehmen den Stift und schreiben Signaturen vereinheitlichen!!! dick auf Ihre Liste.
So weit, so gut. Sie starten den Dienst Hub Transport, wählen die Option Disclaimer aus, ergänzen alle Angaben und führen einen schnellen Test durch. Feierabend. Denkste!
1. Enthält Ihre Signatur alle erforderlichen Angaben?
Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, kurz EHUG, verlangt, dass in alle geschäftsbezogenen E-Mails eine Signatur mit Firmenangaben wie der Rechtsform, Registernummer, dem Firmensitz etc. einfügt wird. Im Falle der Nichteinhaltung kann es zu hohen Geldbußen und Abmahnungen kommen. Am besten besprechen Sie den Inhalt Ihrer Signatur mit der Rechtsabteilung.
Eine korrekt formatierte, vollständige Signatur gibt Ihnen zwar keinen 100% Schutz, sie hebt aber die Hürde für Abmahnanwälte deutlich an.
2. Wird die Signatur archiviert und in gesendeten Nachrichten angezeigt?
Signaturen, angehängt am Server, sind für den Absender der Nachricht nicht sichtbar. Auch wenn Ihre Mail komplett war und alle erforderlichen Angaben enthielt, lässt sich dies nur schwer nachweisen.
Jede gesendete Nachricht wird mitsamt der eigefügten Signatur im Ordner Gesendete Elemente archiviert. Sie sind von Vornherein aus dem Schneider.
3. Werden selbst zusammengeschusterte Signaturen ausgeblendet und durch die Exchange-Signatur ersetzt?
Es herrscht Chaos: einige Nachrichten werden möglicherweise zwei Signaturen enthalten, und zwar jedes Mal, wenn der Absender seine eigene Outlook-Signatur eingerichtet hat. Um das zu verhindern, können Sie auf das GPO zurückgreifen – mehr Informationen finden Sie hier.
Anwendersignaturen, angehängt in Outlook, werden automatisch ausgeblendet, und an deren Stelle erscheint die zentral definierte Exchange-Signatur.
4. Wird die Signatur unabhängig von dem eingesetzten Mailclient/Gerät angehängt?
Ihre HTML-Signatur wird korrekt angezeigt, wenn die Mail von Outlook versendet wird. Dies ändert sich jedoch, sobald die RTF-Kodierung oder Plain Text verwendet werden, z.B. auf mobilen Geräten.
Ganz gleich, ob die Nachricht per iPhone, OWA, Outlook oder Mac abgeschickt wird: die Signatur wird immer am Server und immer im richtigen Format eingestempelt (HTML, RTF, Plain Text).
5. Erscheint Ihr Firmenlogo und andere Grafiken als integraler Teil der Signatur?
Der Empfänger kann die Grafiken nicht sehen, weil sie als Anhang zu Ihrer Mail angezeigt werden: er muss ihn jedes Mal anklicken und öffnen, was ziemlich lästig ist. Damit verpufft auch der ganze Effekt.
Der Empfänger öffnet die Nachricht und sieht sofort Ihre ästhetisch formatierte Signatur mit Firmenlogo und Absenderbild. Der Wiedererkennungswert Ihrer Marke steigt.
6. Wird die Signatur direkt unterhalb der Nachricht eingestempelt?
Besteht eine Korrespondenz aus mehreren Nachrichten, wo jede neue Nachricht die Antwort auf die jeweils vorausgehende Mail ist, wird die Signatur am Ende der Korrespondenz angehängt, anstatt direkt unterhalb der letzten Antwort. Es entsteht ein ellenlanger Text und man verliert schnell die Übersicht darüber, wer was geschrieben hat.
Jede neue Nachricht endet mit der Signatur des Absenders. Die Korrespondenz wirkt geordnet.
7. Wird jede Signatur durch Absenderdaten personalisiert?
Wie soll ein Kunde den für die Bearbeitung seines Anliegens zuständigen Mitarbeiter anrufen, wenn er nirgendwo dessen Telefonnummer findet? Da braucht man sich auch nicht wundern, wenn die Zentrale dauerbesetzt ist.
In jeder ausgehenden Nachricht werden die Kontaktdaten (und evtl. auch das Bild) des jeweiligen Absenders angezeigt. Der Kunde ruft direkt seinen Betreuer an und gibt die Bestellung durch.
8. Leere Felder bei fehlenden Active Directory-Angaben?
Haben Sie für jeden Mitarbeiter in Ihrer Firma alle Active Directory Angaben ergänzt? Wenn Sie in Ihr Template AD-Felder einbauen, können in der Signatur einiger Mitarbeiter leere Stellen auftauchen, etwa nach diesem Muster „Mobil:“, da nicht jeder Ihrer Kollegen ein Diensthandy hat. Solche Blindstellen sehen unprofessionell aus. Sie lassen sich entweder mit einem sauber geführten AD verhindern oder, wenn das jeweilige Feld nur dann eingefügt wird, wenn es mit der entsprechenden AD-Angabe verlinkt werden kann.
Ihre Signatur ist vollständig und sieht professionell aus.
9. Vollständige Signatur in jeder Nachricht?
Die vollständige Signatur mit allen Firmenangaben und dem Disclaimer wird in jede einzelne Nachricht eingefügt, auch in Korrespondenzen. Sie nimmt viel Platz weg und zwingt den Leser zum ständigen Scrollen.
Die vollständige Signatur wird lediglich in die erste Nachricht eingestempelt. Alle weiteren Mails hingegen werden eine verkürzte Signatur enthalten.
10. Absender-/empfängerspezifische Templates?
Sie verwenden nur ein Template, sodass in jede Nachricht die gleiche Signatur eingefügt wird, z.B. in Mails, die intern versendet werden, werden alle Firmendaten angezeigt.
Sie entwerfen mehrere Templates, die nach Absender-/Empfängerkriterien angewandt werden. So zum Beispiel enthalten alle Mails, gesendet von Ihren Kollegen aus dem Marketing, eine grafische Werbung sowie alle Kontaktdaten und das Firmenlogo. Signaturen in internen Mails sind wiederum kurz und geben Auskunft über den Absender und dessen direkte Telefondurchwahl.
Die Einhaltung aller o.g. Regeln mit Hilfe des Standardmechanismus von Microsoft Exchange Server ist äußert schwierig. Wir bieten Ihnen daher unsere Software an, damit Sie Ihre Exchange Signaturen zentral verwalten können, ohne Aufwand und von einer Stelle aus. Die Serie Exchange Rules wird bereits in ca. 4.000 Unternehmen weltweit eingesetzt. Sie ist in drei Versionen erhältlich: für Exchange 2000/03, Exchange 2007, Exchange 2010 und für Exchange 2013.
Unsere Exchange Disclaimer Software, CodeTwo Exchange Rules, kann ab sofort aktualisiert werden. Den Anwendern stehen entsprechend die Updates 2.1.1 für CodeTwo Exchange Rules 2010 und 3.1.1 für CodeTwo Exchange Rules 2007 zur Verfügung.
Beide Versionen unterstützen Nachrichten, gesendet via Outlook 2013!
Die Liste der Nachbesserungen sieht wie folgt aus:
der Fehler “Failed to execute action ‘Insert disclaimer/signature’. Error: Workspace ‘MSHTML10’ not found in file C:\Program Files\CodeTwo\CodeTwo Exchange Rules Pro\Data\PosFinder.dat” tritt nicht mehr auf,
die Stabilität der Bibliothek ER.Shared.Common wurde verbessert,
das Sendedatum der Nachricht und die LocalTime stimmen überein.
Zugegeben, es hat eine Weile gedauert. Nun aber ist die englischsprachige Überbrückungsphase zu Ende. Unsere Exchange Signatur Software, CodeTwo Exchange Rules 2007 und CodeTwo Exchange Rules 2010, haben wir auf den neuesten Stand gesetzt.
Sie werden schnell festgestellt haben, dass das neueste Release einen erheblichen qualitativen Sprung gegenüber der Vorgängerversion darstellt:
das neue, erweiterte Interface
der Regelplaner,
der verbesserte Positionierungsmechanismus für Ihre Signaturen und Disclaimer
na ja, am besten gucken Sie doch selber rein…
Außerdem weisen wir nochmals ausdrücklich auf unsere Fairplay-Regel hin: all diejenigen, die unser Programm maximal 90 Tage vor dem Erscheinen der Versionen 2.0 und 3.0 erworben haben, dürfen ihr Programm ABSOLUT GEBÜHRENFREI upgraden. Allen anderen bieten wir die Aktualisierung mit 90-prozentigem Rabatt an. Eine detaillierte Preisübersicht finden Sie auf der Webseite des jeweiligen Programms. Zum Anfordern eines Angebotes klicken Sie hier.
PS: Beinahe hätte ich’s vergessen! Nur wenige Augenblicke nach dem Versand unseres Press Releases berichteten TecChannel und IT-Administrator über CodeTwo Exchange Rules.
Sie sind einfach überall: die aus zig schwarz-weißen Kästchen zusammengesetzten Codes findet man auf Joghurtbechern, Plakaten, Flyern genauso wie in Zeitschriften und Büchern und neuerdings sogar auf YouTube.
Nach Definition von Wikipedia sind QR-Codes (Quick Response Codes) zweidimensionale Codes, welche mit Hilfe eines mobilen Geräts, sprich eines Smartphones oder eines Pads, entschlüsselt werden können. Man fragt sich nach dem Grund, weshalb die Dinger so schnell so populär geworden sind. Braucht man sie wirklich? Bloße Nachäfferei? Eitles Bedürfnis nach einem Hype? Ich bin jedenfalls skeptisch. Und warum zum Henker baut CodeTwo einen QR-Code-Generator in sein CodeTwo Exchange Rules2007 und 2010 ein? Weiterlesen...