Signaturen in OWA zentral verwalten – neues Update für CodeTwo Exchange Rules

er-pro-family-updateGute Neuigkeiten für alle, die ihre E-Mails per OWA verschicken und mit Internet Explorer arbeiten. Das neueste Update für unseren Signaturen-Manager CodeTwo Exchange Rules bringt u.a. Unterstützung für IE11 mit.

In letzter Zeit bekamen wir zahlreiche Anfragen von Unternehmen, welche ihre Disclaimer und Signaturen in OWA zentral verwalten wollen und die neueste Version von Microsofts Webbrowser einsetzen. Nach diesem Update ist das kein Problem mehr. Ob Internet Explorer, Firefox oder Chrome: an jede von OWA gesendete E-Mail wird automatisch eine einheitlich formatierte Signatur angehängt. Weiterlesen „Signaturen in OWA zentral verwalten – neues Update für CodeTwo Exchange Rules”

Manager für E-Mail-Signaturen und Disclaimer

CIO icoDie Einrichtung einer Signatur in Exchange Server gehört eher zu den unspektakulären Administrationsaufgaben. Viele IT-Verantwortliche stützen sich dabei auf ein Skript oder ausschließlich auf den nativen Mechanismus von Microsoft. Die Anzahl der Google-Suchergebnisse für Phrasen wie Signatur Exchange 2013, Disclaimer Exchange oder Exchange Signatur Verwaltung verrät jedoch großes Interesse an einem Add-in, welches den Aufwand reduziert und nach Möglichkeit noch einige Extras bietet. Weiterlesen „Manager für E-Mail-Signaturen und Disclaimer”

CodeTwo Exchange Rules 2013, 2010 und 2007 – neues Update jetzt verfügbar

C2 Exchange Rules - UpdateDrei Programme aus unserer Reihe CodeTwo Exchange Rules können ab sofort aktualisiert werden. Das Update betrifft die Versionen 2013, 2010 und 2007 und umfasst zwei komplett neue Funktionen sowie drei kleinere Nachbesserungen – sie alle basieren auf dem Feedback unserer Kunden. Wir empfehlen, die neueste Setup-Datei des Programms herunterzuladen und die bestehende Installation zu aktualisieren.

Die neuen Funktionen sind:

Fehlende Signatur nach Installation von SP3 RU1 für Exchange Server 2010 – Problem behoben

Vor einiger Zeit informierten wir über Probleme beim Einfügen der Signatur unter Exchange 2010 im Fall, dass Sie das neueste Update SP3 RU1 für Exchange installiert haben.

Die Installation des Updates führte nämlich dazu, dass keine Signatur angehängt wurde.

Nun stellen wir eine Aktualisierung für CodeTwo Exchange Rules 2010 und CodeTwo Exchange Rules Pro zur Verfügung, die das Problem löst.

Laden Sie die neueste Installationsdatei herunter und überschreiben Sie Ihre aktuelle Version. Das Update ändert nichts an den Einstellungen und Templates im Programm:

CodeTwo Exchange Rules 2010 v. 2.4.0 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules Pro v. 1.4.8 herunterladen

Wenn Sie Fragen zu dem Update haben, lesen Sie diesen Artikel in unserer Wissensbank oder kontaktieren Sie unseren Kunden-Support.

CodeTwo Exchange Rules 2010 – Produkt-Webseite
CodeTwo Exchange Rules Pro – Produkt-Webseite

Neues Update für CodeTwo Exchange Rules

Exchange Rules - UpdateUnser Manager für Exchange Signaturen, CodeTwo Exchange Rules, wurde soeben aktualisiert. Betroffen sind die Versionen 2007, 2010 und 2013 des Exchange-Plug-ins.

Das Update betrifft in erster Linie den integrierten Editor für Templates. Die wichtigsten Änderungen und Nachbesserungen sehen wie folgt aus:

  • Texte im Format RTF können nun auch mit der rechten Maustaste kopiert/ausgeschnitten/eingefügt werden,
  • der Mechanismus zur automatischen Bilderkonversion zwischen den Formaten HTML und RTF wurde verbessert,
  • Signaturen und Disclaimer in Nachrichten ohne TNEF-Info werden im Ordner Gesendete Elemente aktualisiert

Für alle Lizenzhalter ist das Update KOSTENLOS. Die Aktualisierung dauert nur wenige Minuten; der Installationsassistent ermittelt automatisch Ihre aktuelle Version und ersetzt sie. Ihre Einstellungen und Templates bleiben unverändert.

Wenn Sie Fragen zu der Aktualisierung haben, lesen Sie diesen Artikel in unserer Wissensbank oder kontaktieren Sie unseren Kunden-Support.

Weiter zum Download:

CodeTwo Exchange Rules 2007
CodeTwo Exchange Rules 2010
CodeTwo Exchange Rules 2013

Wichtig!Falls Sie eine Migration auf eine höhere Version des MS Exchange oder einen Wechsel in die Cloud (Office 365) planen, sollten Sie sich unbedingt unser neues Migrations-Tool anschauen, CodeTwo Exchange Migration und CodeTwo Office 365 Migration!

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Fünf Programme mit Windows Server 2012-Zertifizierung!

Windows Server 2012Jetzt ist es amtlich – fünf Anwendungen aus dem Hause CodeTwo wurden offiziell unter Windows Server 2012* getestet und erhielten die entsprechende Zerfitizierung. Unter den getesteten Programmen sind u.a. der bekannte Manager für Exchange Disclaimer Exchange Rules sowie die beiden neuen Plug-ins für Exchange; Out of Office Manager und Exchange Folders.

Sie setzen Windows Server 2012 mit Exchange 2010 oder 2013 ein und suchen nach einer unkomplizierten Lösung für E-Mail-Signaturen und Disclaimer? Dann holen Sie sich unser CodeTwo Exchange Rules 2010, 2013 oder Pro! Das Programm lässt Sie eine standardisierte Fußzeilen-Richtlinie einführen und von einer Stelle aus verwalten. Darauf gibt Ihnen Microsoft jetzt Brief und Siegel.

CodeTwo Exchange Rules 2010 – Produktseite
CodeTwo Exchange Rules 2013 – Produktseite

Sie möchten Daten aus Ihren öffentlichen Exchange-Ordnern auf einem Smartphone/Tablet mit iOS oder Android öffnen und bearbeiten können? Ohne ActiveSync, direkt in einer mobilen App. Dann ist Exchange Folders die richtige Lösung für Sie.

CodeTwo Exchange Folders – Produktseite

Vielleicht brauchen Sie aber einen Manager für Out of Office-Nachrichten. Einen, der auch vom nichttechnischen Personal bedient werden kann und alle Abwesenheitsnotizen, egal ob zentral oder vom Anwender selbst erstellt, in einer grafischen Übersicht darstellt? Dann lernen Sie unser Out of Office Manager kennen.

CodeTwo Out of Office Manager – Produktseite

Alle Programme von CodeTwo können 30 Tage lang absolut kostenlos getestet werden. Für Fragen steht Ihnen unser Kunden-Support mit Rat und Tat zur Seite. Sollte das Programm Ihre Erwartungen nicht erfüllt haben, kann es jederzeit vollständig deinstalliert werden.

* Der Test erfolgte unter einer Exchange-Version, welche den Systemanforderungen des jeweiligen Programms entspricht.

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10 Dinge, die Sie beim Erstellen der Exchange-Signatur berücksichtigen sollten

Kommt es Ihnen bekannt vor: Sie haken gerade eine der vielen Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste ab, da kommt ein Anruf von Ihrem Chef. Die Fußzeile in Mails einiger Mitarbeiter enthält fehlerhafte Angaben, in anderen kommt sie gar nicht erst vor. Sie nehmen den Stift und schreiben Signaturen vereinheitlichen!!! dick auf Ihre Liste.

So weit, so gut. Sie starten den Dienst Hub Transport, wählen die Option Disclaimer aus, ergänzen alle Angaben und führen einen schnellen Test durch. Feierabend. Denkste!

1. Enthält Ihre Signatur alle erforderlichen Angaben?

NeinDas Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, kurz EHUG, verlangt, dass in alle geschäftsbezogenen E-Mails eine Signatur mit Firmenangaben wie der Rechtsform, Registernummer, dem Firmensitz etc. einfügt wird. Im Falle der Nichteinhaltung kann es zu hohen Geldbußen und Abmahnungen kommen. Am besten besprechen Sie den Inhalt Ihrer Signatur mit der Rechtsabteilung.

JaEine korrekt formatierte, vollständige Signatur gibt Ihnen zwar keinen 100% Schutz, sie hebt aber die Hürde für Abmahnanwälte deutlich an.

2. Wird die Signatur archiviert und in gesendeten Nachrichten angezeigt?

NeinSignaturen, angehängt am Server, sind für den Absender der Nachricht nicht sichtbar. Auch wenn Ihre Mail komplett war und alle erforderlichen Angaben enthielt, lässt sich dies nur schwer nachweisen.

JaJede gesendete Nachricht wird mitsamt der eigefügten Signatur im Ordner Gesendete Elemente archiviert. Sie sind von Vornherein aus dem Schneider.

3. Werden selbst zusammengeschusterte Signaturen ausgeblendet und durch die Exchange-Signatur ersetzt?

NeinEs herrscht Chaos: einige Nachrichten werden möglicherweise zwei Signaturen enthalten, und zwar jedes Mal, wenn der Absender seine eigene Outlook-Signatur eingerichtet hat. Um das zu verhindern, können Sie auf das GPO zurückgreifen – mehr Informationen finden Sie hier.

JaAnwendersignaturen, angehängt in Outlook, werden automatisch ausgeblendet, und an deren Stelle erscheint die zentral definierte Exchange-Signatur.

4. Wird die Signatur unabhängig von dem eingesetzten Mailclient/Gerät angehängt?

NeinIhre HTML-Signatur wird korrekt angezeigt, wenn die Mail von Outlook versendet wird. Dies ändert sich jedoch, sobald die RTF-Kodierung oder Plain Text verwendet werden, z.B. auf mobilen Geräten.

JaGanz gleich, ob die Nachricht per iPhone, OWA, Outlook oder Mac abgeschickt wird: die Signatur wird immer am Server und immer im richtigen Format eingestempelt (HTML, RTF, Plain Text).

5. Erscheint Ihr Firmenlogo und andere Grafiken als integraler Teil der Signatur?

NeinDer Empfänger kann die Grafiken nicht sehen, weil sie als Anhang zu Ihrer Mail angezeigt werden: er muss ihn jedes Mal anklicken und öffnen, was ziemlich lästig ist. Damit verpufft auch der ganze Effekt.

JaDer Empfänger öffnet die Nachricht und sieht sofort Ihre ästhetisch formatierte Signatur mit Firmenlogo und Absenderbild. Der Wiedererkennungswert Ihrer Marke steigt.

6. Wird die Signatur direkt unterhalb der Nachricht eingestempelt?

NeinBesteht eine Korrespondenz aus mehreren Nachrichten, wo jede neue Nachricht die Antwort auf die jeweils vorausgehende Mail ist, wird die Signatur am Ende der Korrespondenz angehängt, anstatt direkt unterhalb der letzten Antwort. Es entsteht ein ellenlanger Text und man verliert schnell die Übersicht darüber, wer was geschrieben hat.

JaJede neue Nachricht endet mit der Signatur des Absenders. Die Korrespondenz wirkt geordnet.

7. Wird jede Signatur durch Absenderdaten personalisiert?

NeinWie soll ein Kunde den für die Bearbeitung seines Anliegens zuständigen Mitarbeiter anrufen, wenn er nirgendwo dessen Telefonnummer findet? Da braucht man sich auch nicht wundern, wenn die Zentrale dauerbesetzt ist.

JaIn jeder ausgehenden Nachricht werden die Kontaktdaten (und evtl. auch das Bild) des jeweiligen Absenders angezeigt. Der Kunde ruft direkt seinen Betreuer an und gibt die Bestellung durch.

8. Leere Felder bei fehlenden Active Directory-Angaben?

NeinHaben Sie für jeden Mitarbeiter in Ihrer Firma alle Active Directory Angaben ergänzt? Wenn Sie in Ihr Template AD-Felder einbauen, können in der Signatur einiger Mitarbeiter leere Stellen auftauchen, etwa nach diesem Muster „Mobil:          „, da nicht jeder Ihrer Kollegen ein Diensthandy hat. Solche Blindstellen sehen unprofessionell aus. Sie lassen sich entweder mit einem sauber geführten AD verhindern oder, wenn das jeweilige Feld nur dann eingefügt wird, wenn es mit der entsprechenden AD-Angabe verlinkt werden kann.

JaIhre Signatur ist vollständig und sieht professionell aus.

9. Vollständige Signatur in jeder Nachricht?

NeinDie vollständige Signatur mit allen Firmenangaben und dem Disclaimer wird in jede einzelne Nachricht eingefügt, auch in Korrespondenzen. Sie nimmt viel Platz weg und zwingt den Leser zum ständigen Scrollen.

JaDie vollständige Signatur wird lediglich in die erste Nachricht eingestempelt. Alle weiteren Mails hingegen werden eine verkürzte Signatur enthalten.

10. Absender-/empfängerspezifische Templates?

NeinSie verwenden nur ein Template, sodass in jede Nachricht die gleiche Signatur eingefügt wird, z.B. in Mails, die intern versendet werden, werden alle Firmendaten angezeigt.

JaSie entwerfen mehrere Templates, die nach Absender-/Empfängerkriterien angewandt werden. So zum Beispiel enthalten alle Mails, gesendet von Ihren Kollegen aus dem Marketing, eine grafische Werbung sowie alle Kontaktdaten und das Firmenlogo. Signaturen in internen Mails sind wiederum kurz und geben Auskunft über den Absender und dessen direkte Telefondurchwahl.

Signatur auf Exchange

Die Einhaltung aller o.g. Regeln mit Hilfe des Standardmechanismus von Microsoft Exchange Server ist äußert schwierig. Wir bieten Ihnen daher unsere Software an, damit Sie Ihre Exchange Signaturen zentral verwalten können, ohne Aufwand und von einer Stelle aus. Die Serie Exchange Rules wird bereits in ca. 4.000 Unternehmen weltweit eingesetzt. Sie ist in drei Versionen erhältlich: für Exchange 2000/03, Exchange 2007, Exchange 2010 und für Exchange 2013.

Das neue CodeTwo Exchange Rules, jetzt auch mit Unterstützung für Outlook 2013

CodeTwo Exchange Rules 2007/10Unsere Exchange Disclaimer Software, CodeTwo Exchange Rules, kann ab sofort aktualisiert werden. Den Anwendern stehen entsprechend die Updates 2.1.1 für CodeTwo Exchange Rules 2010 und 3.1.1 für CodeTwo Exchange Rules 2007 zur Verfügung.

Beide Versionen unterstützen Nachrichten, gesendet via Outlook 2013!

Die Liste der Nachbesserungen sieht wie folgt aus:

  • der Fehler “Failed to execute action ‚Insert disclaimer/signature‘. Error: Workspace ‚MSHTML10‘ not found in file C:\Program Files\CodeTwo\CodeTwo Exchange Rules Pro\Data\PosFinder.dat” tritt nicht mehr auf,
  • die Stabilität der Bibliothek ER.Shared.Common wurde verbessert,
  • das Sendedatum der Nachricht und die LocalTime stimmen überein.

Das Update dauert nur wenige Minuten: Ihre aktuelle Programmversion wird automatisch ermittelt und durch die neuste Version ersetzt. Ihre Templates und Einstellungen bleiben hiervon unberührt. Für Fragen steht Ihnen unser Support-Team jederzeit gern zur Verfügung.

Laden Sie CodeTwo Exchange Rules 2010 v. 2.1.1 herunter
Laden Sie CodeTwo Exchange Rules 2007 v. 3.1.1 herunter
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Automatische Signaturen – Schablonen mit Active Directory-Feldern

Allein mit Microsoft Exchange Server ist es noch lange nicht getan: das Zusammenbasteln einer Signaturschablone ist und bleibt aufwendig. Klar, man kann sich eines Skripts bedienen, nur, macht das überhaupt noch Sinn?

Signaturen auf Exchange Server erstellen

 

Angenommen, eine Durschnittfirma setzt sich zusammen aus fünf Abteilungen und beschäftigt 100 Personen. Wie lange ist man da zugange? Soll die Signatur des Mitarbeiters im Vertrieb, des CEO und des Praktikanten, der grade mal vier Wochen da ist, die gleichen Angaben enthalten? Ein Blick in das eine oder andere Internetforum für Administratoren ist Antwort genug.

Die Skripts haben noch einen weiteren Nachteil: das Ergebnis Ihrer Arbeit fällt meistens ziemlich mager aus. Mitarbeiterbilder und periodisch wechselnde Grafiken, wie z.B. Werbebanner, stellen eine weitere Hürde dar, deshalb lässt man sie in der Regel links liegen.

Abhilfe leisten, kann in dem Fall eine Software, die den Prozess der Schablonenbildung strukturiert und automatisiert. Und CodeTwo Exchange Rules 2007/2010/2013 ist eine solche Software. Das Programm ist eine Art Wundertüte für den Exchange-Administrator: zuallererst verfügt es über eine Reihe vordefinierter Regeln für Signaturen und Disclaimer. Sie setzten einfach ein Häkchen bei der entsprechenden Regel und sie tritt in Kraft. Zweitens ermöglicht das Programm das sog. Customizing Ihrer Schablone. Der integrierte Editor, dessen Ähnlichkeit mit dem Textverarbeitungsprogramm für Otto Normalverbraucher, Word, augenscheinlich ist, bietet neben der umfassenden Sammlung an Grafiken und der automatischen Plain Text/HTML/RTF-Konversion eine breite Auswahl an Active Directory-Feldern, die problemlos in Ihre Schablone eingebaut werden können. Drittens steht Ihnen der etwas gimmickhafte, wenn nicht zu unterschätzende, Generator für QR-Codes zur Verfügung. Die letzten lassen sich übrigens ebenfalls personalisieren, wenn Sie darin Ihre Active Directory-Angaben verschlüsseln.

Last but not least bietet CodeTwo Exchange Rules 2007/2010/2013 ein übersichtlich aufgebautes und intuitiv zu bedienendes Steuerungspanel. Mit dessen Hilfe legen Sie fest, für welche Abteilung und Mitarbeiter Ihres Hauses die jeweilige Schablone gelten soll. Sie entscheiden auch, ob die automatische Signatur dauerhaft oder nur über eine bestimmte Zeit eingestempelt werden soll.

Sie erinnern Sie noch: Durchschnittfirma, 100 Mitarbeiter… Wären 400 Euro für eine unbefristete Lizenz einschl. Programmaktualisierungen ein fairer Deal? Testen Sie unser CodeTwo Exchange Rules 2007/2010/2013 und erstellen Sie Ihre eigenen automatischen Signaturen mit Angaben aus dem Active Directory.

CodeTwo Exchange Rules für Microsoft Exchange Server 2007 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules für Microsoft Exchange Server 2010 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules für Microsoft Exchange Server 2010 herunterladen

Und da wir grade über die Automatisierung sprechen: wie laden Sie Ihre Userbilder ins AD? Machen Sie es etwa einzeln via Management Shell? Reingucken lohnt sich!

CodeTwo Active Directory Photos herunterladen
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CodeTwo Exchange Rules 2007 und 2010 – deutsche Produktseite jetzt online

Zugegeben, es hat eine Weile gedauert. Nun aber ist die englischsprachige Überbrückungsphase zu Ende. Unsere Exchange Signatur Software, CodeTwo Exchange Rules 2007 und CodeTwo Exchange Rules 2010, haben wir auf den neuesten Stand gesetzt.

Sie werden schnell festgestellt haben, dass das neueste Release einen erheblichen qualitativen Sprung gegenüber der Vorgängerversion darstellt:

  • das neue, erweiterte Interface
  • der Regelplaner,
  • der verbesserte Positionierungsmechanismus für Ihre Signaturen und Disclaimer
  • na ja, am besten gucken Sie doch selber rein…

Außerdem weisen wir nochmals ausdrücklich auf unsere Fairplay-Regel hin: all diejenigen, die unser Programm maximal 90 Tage vor dem Erscheinen der Versionen 2.0 und 3.0 erworben haben, dürfen ihr Programm ABSOLUT GEBÜHRENFREI upgraden. Allen anderen bieten wir die Aktualisierung mit 90-prozentigem Rabatt an. Eine detaillierte Preisübersicht finden Sie auf der Webseite des jeweiligen Programms. Zum Anfordern eines Angebotes klicken Sie hier.

PS: Beinahe hätte ich’s vergessen! Nur wenige Augenblicke nach dem Versand unseres Press Releases berichteten TecChannel und IT-Administrator über CodeTwo Exchange Rules.

CodeTwo Exchange Rules 2007 v. 3.0 herunterladen
CodeTwo Exchange Rules 2010 v. 2.0 herunterladen
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