Wie verhindert man, dass Office 365-Benutzer E-Mails außerhalb der Organisation senden?

Es ist manchmal notwendig, dass der E-Mail-Fluss außerhalb der Organisation für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen blockiert wird. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie mithilfe von Exchange Online-Nachrichtenflussregeln verhindern können, dass Office 365-Benutzer E-Mails an externe Empfänger senden.

Wie blockiert man E-Mails gesendet an eine externe Organisation?
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Dark Mode endlich in Outlook freigegeben

Der dunkle Modus ist endlich in Outlook und Outlook on the Web vorhanden! Nun können Sie den E-Mail-Hintergrund in ein tiefes Dunkelgrau ändern, was die meisten „fast schwarz“ nennen würden. Hier erfahren Sie, welche Outlook-Versionen den Dunkelmodus unterstützen, wie er funktioniert und vor allem, was man bei dessen Nutzung beachten soll.

Dark Mode im Outlook
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So erreicht man DSGVO-Konformität mit CodeTwo-Software

Um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, mussten Unternehmen auf der ganzen Welt den Umgang mit personenbezogenen Daten neu erfinden. Neue Verfahren und Richtlinien sowie physische Datenschutzmaßnahmen stehen ganz oben auf der Liste der Mittel, die zur Erreichung der DSGVO-Konformität führen. Viele Organisationen scheinen jedoch einen Aspekt zu übersehen, der eine beträchtliche Anzahl von Risiken mit sich bringt. Nämlich eine E-Mail.

So erreicht man DSGVO-Konformität mit CodeTwo-Software

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Wie entfernt man Stichwörter aus Betreff und Körper der E-Mail-Antworten in On-Premises-Exchange

Obwohl man Stichwörter bei E-Mail-Nachrichten auf einfache Weise dank nativer Optionen voranstellen kann, ist es nicht möglich, diese mithilfe der Exchange-Nachrichtenflussregeln oder Outlook-Regeln automatisch beim Antworten oder Weiterleiten aus dem Betreff oder dem Körper der E-Mail zu entfernen. Wenn Sie bei eingehenden E-Mails Stichwörter voranstellen, z. B. das Wort EXTERNAL, damit die Benutzer wissen, dass die E-Mail von außerhalb Ihrer Organisation stammt, wird es auch in den Antworten und Weiterleitungen angezeigt. Und das will der Benutzer normalerweise nicht. Wenn Sie also jegliche vorangestellte Stichwörter oder Phrasen aus dem Betreff oder dem Körper der E-Mail entfernen müssen, bevor die Nachricht den ursprünglichen Absender erreicht, müssen Sie entweder Ihren eigenen Code schreiben oder ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Exchange Rules Pro zum Einsatz bringen.

Und wenn die Programmierarbeit nicht zu Ihren Lieblingsaktivitäten gehört, ist CodeTwo Exchange Rules Pro Ihre Wahl.

Wie entfernt man Keywords aus Betreff und Inhalt der Antworten in On-Premises-Exchange

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Wie erstellt man serverseitige E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2019?

Exchange Server 2019 bietet eine Möglichkeit zum Konfigurieren einer globalen oder serverseitigen E-Mail-Signatur. Obwohl es häufiger als „Disclaimer“-Funktion bezeichnet wird, wird es oft zum Konfigurieren von automatischen HTML-Signaturen verwendet. Warum ist das besser als E-Mail-Signaturen, die von Benutzern selbst eingerichtet werden? Durch Anwenden von unternehmensweiten E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2019 können Sie sicherstellen, dass die E-Mail-Korrespondenz vereinheitlicht ist, das Branding immer vorhanden ist und niemand automatisch jeder E-Mail ein inspirierendes Zitat hinzufügt. Diese Methode hat auch natürlich einige Nachteile. Am Ende des Artikels zeige ich Ihnen, wie man diese beheben kann.

Signaturen in Exchange 2019

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E-Mail-Signatur-Lösungen von CodeTwo bald auch für Exchange 2019

Vor etwa zwei Wochen hat Microsoft bekannt gegeben, dass Exchange 2019 bereits zum Download verfügbar ist. Im Moment ist das eine Testversion, aber die Produktionsversion steht schon vor der Tür. Mit dieser Ankündigung möchten wir Sie darüber informieren, dass unsere E-Mail-Signaturlösungen in Kürze die neueste Version von Exchange unterstützen werden.

CodeTwo-Lösungen für Exchange 2019 bald verfügbar

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Exchange-Server konform mit DSGVO – das Löschen sensibler Inhalte

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) führt viele Änderungen hinsichtlich des Umgangs mit Daten von Unternehmen ein. Und obwohl die Vorschriften für jeden dieselben sind, ist die Art und Weise, wie jede Organisation ihre Datensicherheit behandelt, kaum vergleichbar. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie einer vollständigen DSGVO-Konformität näherkommen können, indem Sie mögliche Datenlecks von Ihrem Exchange-Server verhindern.

DSGVO – das Löschen sensibler Inhalte

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Disclaimer konform mit DSGVO auf Ihrem Exchange-Server

Die Einführung der DSGVO, des europäischen Datenschutzgesetzes, hat Unternehmen auf der ganzen Welt dazu veranlasst, den Umgang mit personenbezogenen Daten zu überarbeiten. Dies ist zweifellos eine große Verantwortung, die oft die Einrichtung komplizierter Prozessen und die Anpassung interner Verfahren bedeutet. Andererseits muss man hier auch erwähnen, dass diese Änderungen letztendlich zum besseren Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit von persönlichen Daten der Verbraucher dienen. Aus diesem Grund kann die DSGVO als eine Chance und nicht nur als eine Belastung betrachtet werden. Kunden aus Europa vertrauen eher Ihrer Organisation, wenn sie über eine klar formulierte Datenschutzerklärung verfügt und für die Sicherheit personenbezogener Daten sorgt. Die Einhaltung der DSGVO kann zu einem entscheidenden Faktor werden, wenn ein Kunde vor der Wahl zwischen Ihnen und Ihrer Konkurrenz steht.

Disclaimer konform mit DSGVO

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Bleiben Sie DSGVO-konform dank des intelligenten Abmeldemechanismus

Weil die DSGVO die Art und Weise ändert, wie man personenbezogene Daten behandeln muss, wird dadurch auch das E-Mail-Marketing betroffen sein. Sie müssen jetzt beispielweise nicht nur die Einwilligung Ihrer Abonnenten erhalten, um an sie kommerzielle E-Mails schicken zu können, sondern auch entsprechende Mittel bereitstellen, die die Abmeldung von Ihren Mailinglisten ermöglichen. Der letzte lässt sich leicht erreichen, indem Sie den Abmeldemechanismus von CodeTwo Exchange Rules Pro zum Einsatz bringen.

DSGVO - Abmeldung von der Mailingliste

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