CodeTwo Squad Blog

Sie leiten eine Werbeagentur mit 5-15 Mitarbeitern, von denen einige viel Zeit außerhalb des Büros verbringen, z.B. um Ihre Kunden vor Ort zu beraten. Ihre Ressourcen sind nicht unendlich verfügbar, sprich wenn Mitarbeiter A und Mitarbeiter B einen großen Auftrag über die Bühne bringen, wird Ihre Agentur für eine bestimmte Zeit komplett ausgelastet sein. Wenn noch Mitarbeiter C und D ein Event auf die gleiche Woche legen, wird’s kritisch.

Outlook Gruppenkalender?

Ihre Lage:

• Exchange Server kommt für Sie aufgrund hoher Anschaffungs- und Wartungskosten, vor allem aber wegen der umständlichen Bedienung nicht in Frage.
• Im Büro arbeiten alle mit unterschiedlichen Versionen von MS Outlook, von 2003 bis 2013. Ihre Außendienstler haben Sie mit iPhones und iPads ausgestattet, d.h. Sie brauchen eine Brücke zwischen Microsoft und iOS.
• Interne Meetings zur Absprache von Terminen, Räumlichkeiten, Personalbedarf etc. finden immer häufiger statt und ziehen sich über Stunden, sodass die effektive Arbeitszeit der Mitarbeiter immer knapper wird. Eine Echtzeitsynchronisation von Terminen und das noch mit einer zentralen Kalenderübersicht ist derzeit nicht möglich.

Was tun?

Sie sehen sich nach einer Exchange-Alternative um, die:

• günstig in Anschaffung und Wartung ist und von einer Person mit IT-Grundkenntnissen bedient werden kann,
• kompatibel mit allen Versionen des Outlook ist,
• Daten auf iPhones und iPads und andersherum überträgt,
• alle neuen und geänderten Termine in Echtzeit synchronisiert, zunächst mit der zentralen Datenbank und anschließend mit jedem Gerät (PC, Tablet, Smartphone) in Ihrer Agentur.

Outlook Kalender gemeinsam bearbeiten

Eine solche Alternative ist CodeTwo Public Folders. Mit Hilfe des Programms können Sie unter anderem einen Outlook Gruppenkalender anlegen, wo alle Termine der Mitarbeiter zu einer Übersicht zusammengetragen werden. Folglich bearbeiten Sie jeden Outlook Kalender auf iPhone, iPad und PC.

Das Programm besteht aus drei Modulen:

1. aus dem sog. Syncing Master, der auf einem PC im Firmennetzwerk installiert wird und die Rolle des Koordinators übernimmt,
2. den sog. Client Apps, die auf all den Rechnern installiert werden, wo Daten sychronisiert werden,
3. einer App für iOS, die auf iPhones und iPads zu installieren ist.

Das Ergebnis sieht dann so aus:

iPhone 4

iPhone 5

iPad 2

30 Tage unverbindlich Testen

CodeTwo Public Folders von dem Microsoft-zertifizierten Entwickler CodeTwo kann 30 Tage unentgeltlich und mit allen Funktionen getestet werden. Während dieser Zeit steht Ihnen auch der Kunden-Support kostenlos zur Verfügung.

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