CodeTwo Outlook Sync – Konfiguration des Synchronisationsmodus

Erst vor wenigen Tagen haben wir auf unserer Homepage die neueste Version von CodeTwo Outlook Sync, 1.0.9, zum Download bereitgestellt. Da wir uns in unserem letzten Blogeintrag vorwiegend auf die Änderungen gegenüber der Vorgängerversion konzentriert haben, möchten wir nun auf die beiden Aspekte eingehen, welche die Weichen aller unseren Programme stellen, nämlich auf die intuitive Bedienung und die breit gefächerte Funktionalität. Erfahren Sie mehr über unsere Mission…

Einmal auf Ihrem PC installiert lässt sich CodeTwo Outlook Sync problemlos und innerhalb von wenigen Minuten konfigurieren. Dabei sind einige simple Regeln zu beachten. Sie sollten insbesondere darauf achten, dass bei der Erstsynchronisation keine Duplikate entstehen. Es stehen Ihnen drei Synchronisationsmodi zur Auswahl (Abb. 1):

Abb. 1: Synchronisationsmodi bei Erstsynchronisation

• Beibehaltung und gegenseitige Ergänzung von Daten,
• Übertragung der Daten von Computer A auf Computer B (Ergänzung in nur eine Richtung, von A nach B),
• Übertragung der Daten von Computer B auf Computer A (Ergänzung in nur eine Richtung, von B nach A).

Oftmals denken wir, unser Computer „sieht“ die Elemente genauso wie wir selbst. Dass es dem nicht so ist, erfahren wir spätestens dann, wenn wir den Kontakt „Max Mustermann“ sowohl auf unserem Desktop PC zuhause, als auch auf dem Firmen-Laptop in Outlook eingegeben haben. Die wechselseitige Synchronisation von Outlook würde in diesem Fall zum Entstehen eines Duplikats führen. Richtig brenzlig wird’s aber erst, wenn man mehrere hundert oder gar tausend Kontakte hat – es würde unnötig viel Zeit und Nerven kosten, die Duplikate manuell zu entfernen.

Um dies zu veranschaulichen, bedienen wir uns eines Beispiels mit jeweils 3 Kontakten in Outlook der beiden zu synchronisierenden PCs. In Outlook A sind es: Max, Hans und Thomas (Abb. 2), und in Outlook B haben wir die Sandra, die Claudia und den Thomas (Abb. 3).

Abb. 2: Kontakte in Outlook A

Abb. 3: Kontakte in Outlook B

Meistens sollen alle Kontakte beibehalten und um die fehlenden, in Outlook des jeweils anderen PCs gespeicherten Kontakte ergänzt werden. Im ersten Augenblick würden Sie sich möglicherweise für die Option Keep data from both PCs entscheiden. Leider würde dies zum Duplizieren des Kontaktes Thomas führen, der auf beiden Computern vorhanden ist (Abb. 4).

Abb. 4: Kontakteliste mit Duplikat

Dies lässt sich ganz einfach verhindern, indem Sie auf die integrierten Optionen von Outlook zurückgreifen. Zunächst exportieren Sie die Outlook-Daten vom PC mit Outlook A in eine .pst-Datei und speichern diese auf ein Netzwerklaufwerk oder einen USB-Stick.

1. In Ihrem Outlook klicken Sie auf Datei, Optionen, Erweitert (Abb. 5),
2. Klicken Sie auf den Button Exportieren,
3. Wählen Sie die Option In Datei exportieren aus und klicken Sie auf Weiter,
4. Wählen Sie die Option Outlook-Datendatei aus und klicken Sie auf Weiter,
5. Wählen Sie den Ordner aus, aus dem Sie die Daten exportieren möchten (in diesem Fall die Kontakte),
6. Legen Sie fest, wo die Daten gespeichert werden sollen und klicken Sie die Option Keine Duplikate exportieren an. Anschließend klicken Sie auf Fertig stellen.

Abb. 5: Erweiterte Optionen in MS Outlook – Datenexport

Nun öffnen Sie Outlook am anderen PC und benutzen Sie die Importfunktion (Datei, Öffnen, Importieren), um die gerade erstellte Outlook-Datendatei mit angeklickter Option Keine Duplikate importieren zu laden (Abb. 6). Es entsteht eine vollständige Kontaktliste ohne Duplikate.

Abb. 6. MS Outlook – Datenimport

Der restliche Teil dieses Vorgangs ist sehr einfach. Am PC mit der aktualisierten, vollständigen Kontakteliste starten Sie die Synchronisation, dabei klicken Sie die Option This PC im Programmfenster an (Abb. 1).

Von nun an wird jede Datenänderung an einem PC mittels Synchronisation auf den anderen PC übertragen.

Wie empfehlen Ihnen, das kurze Präsentationsvideo anzuschauen.

Laden Sie CodeTwo Outlook Sync herunter und benutzen Sie es, so lange Sie möchten (Das Programm gewährt 30 Tage lang die volle Funktionalität, danach geht es in Demo-Modus über, in dem Sie weiterhin Ihre Kalender und Kontakte mit anderen Usern teilen können. Die volle Funktionalität behalten Sie, wenn Sie die Programmlizenz erwerben) Sollten Sie noch Fragen zur Konfiguration oder zur Funktionsweise des Programms haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

Möchten Sie Ihr Outlook auf mehr als zwei PCs synchronisieren, dann gehen Sie auf die Seite von CodeTwo Public Folders, unserem ausgefuchsten Gruppenarbeit-Tool für mittelgroße Unternehmen (> 100 PCs).

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