Erstellen oder Importieren von Postfächern in Microsoft 365

Zum Erstellen von Postfächern in Microsoft 365 (Office 365) können Sie das Admin Center oder PowerShell verwenden. Beide Verfahren unterstützen Einzel- und Massenerstellungsmethoden. Sehen Sie sich Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen von Benutzerpostfächern oder freigegebenen Postfächern in Ihrem Microsoft 365-Mandanten an.

Erforderliche Berechtigungen

Die zum Erstellen von Postfächern erforderlichen Berechtigungen sind Mail Recipients (E-Mail-Empfänger) und Mail Recipient Creation (Erstellung von E-Mail-Empfängern). Die beiden Standardgruppen mit den erforderlichen Berechtigungen sind Organization Management (Organisationsverwaltung) und Recipient Management (Empfängerverwaltung).

Migration zu Microsoft 365?

Das häufigste Szenario, wenn Sie Postfächer in Microsoft 365 erstellen müssen, ist das Nachbilden Ihrer lokalen Exchange-Umgebung. In diesem Artikel zeige ich nur, wie Postfächer erstellt werden. Beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Migration auch deren Inhalt verschieben müssen. Klicken Sie auf die folgenden Links, um zu erfahren, wie Sie den Migrationsprozess für verschiedene Szenarien durchführen können:

• Erfahren Sie, wie Sie von lokalem Exchange zu Microsoft 365 migrieren können
• Migration zwischen Microsoft 365-Tenants 
• Migration von einem IMAP-Server zu Office 365

Und wenn Sie den Vorgang erheblich vereinfachen möchten, gibt es ein Migrationstool, das die Arbeit erledigt. Es ermöglicht Ihnen:

• Lizenzen automatisch zu erstellen und zuzuweisen,
• Ihre Migration zu planen und automatische Berichte und Benachrichtigungen zu erhalten,
• Benutzerpostfächer und öffentliche Ordner von jedem Exchange Server (2003+) und SBS einfach zu migrieren,
• mit der Rescan-Funktion nach der Migration sicherzustellen, dass dabei nichts verloren gegangen ist
• und mehr…

Erstellung eines Benutzerpostfachs im Microsoft 365 Admin Center

Derzeit ist der einzige Ort im Verwaltungsportal, an dem Sie Benutzerpostfächer erstellen können, der Tab Active users (Aktive Benutzer) im Microsoft 365 Admin Center. Freigegebene Postfächer können über Teams & groups (Teams und Gruppen) > Shared mailboxes (Freigegebene Postfächer) oder im Exchange Admin Center über Recipients (Empfänger) > Mailboxes (Postfächer) erstellt werden.

Um einen neuen Benutzer mit einem Postfach zu erstellen, klicken Sie auf der Einstellungsseite für aktive Benutzer auf Add a user (Benutzer hinzufügen):

Geben Sie als Nächstes grundlegende Informationen über den Benutzer ein. Die einzigen Pflichtfelder sind Anzeigename, Benutzername (UPN) und Kennwort. Während Sie alle anderen Felder überspringen können, ist es in der Regel am besten, jetzt so viel wie möglich auszufüllen. Es verringert das Risiko, später eine unvollständige AAD zu haben.

Wählen Sie im nächsten Schritt den Speicherort des Benutzers aus und weisen Sie Produktlizenzen aus dem verfügbaren Pool zu. Wenn Sie möchten, dass der Benutzer ein aktives Postfach hat, müssen Sie einen Plan zuweisen, der den Exchange Online-Dienst enthält. Andernfalls erstellen Sie den Benutzer ohne Postfach.

Im letzten Schritt geht es um das Ausfüllen einer detaillierteren Profilbeschreibung. Auch hier können Sie es für später aufheben, aber es wird nicht empfohlen.

Danach wird das Postfach erstellt.

Um mehrere Benutzer zu erstellen, können Sie die Schaltfläche Add multiple users (Mehrere Benutzer hinzufügen) auf der Einstellungsseite für aktive Benutzer verwenden.

Hier können Sie CSV-Beispieldateien mit den erforderlichen Kopfzeilen herunterladen. In den meisten Fällen haben Sie Ihre Benutzerinformationen jedoch bereits irgendwo gespeichert, sodass Sie entweder die Benutzerinformationen in die Datei mit den richtigen Kopfzeilen kopieren oder PowerShell verwenden können, um eine CSV-Datei mit den richtigen Kopfzeilen und den bereits ausgefüllten Daten Ihrer Benutzer zu erstellen. Erfahren Sie, wie Sie Benutzer aus Active Directory exportieren können

Sobald Sie die CSV-Datei haben, verwenden Sie die Schaltfläche Browse (Durchsuchen), um sie zu finden und den Vorgang der Postfacherstellung zu starten.

Als Nächstes können Sie Lizenzen zuweisen, genau wie beim Erstellen eines einzelnen Postfachs:

Erstellung eines freigegebenen Postfachs im Microsoft 365 Admin Center

Um ein freigegebenes Postfach zu erstellen, gehen Sie zu Microsoft 365 Admin Center > Teams & groups (Teams und Gruppen) > Shared mailboxes (Freigegebene Postfächer), oder verwenden Sie diesen Link. Klicken Sie anschließend auf Add a shared mailbox (Freigegebenes Postfach hinzufügen).

Auf der rechten Seite sollten Sie einen neuen Bereich mit 3 Feldern sehen, die mit relevanten Informationen ausgefüllt werden müssen.

Nachdem das Postfach erstellt wurde, können Sie es aus der Liste auswählen, auf Edit (Bearbeiten) klicken und Mitglieder hinzufügen:

Erstellung von Benutzerpostfächern mit PowerShell

Bevor Sie PowerShell in Ihrem Microsoft 365-Tenant verwenden, müssen Sie eine Verbindung mit Exchange Online herstellen. Erfahren Sie, wie Sie mit PowerShell eine Verbindung zu Exchange Online herstellen

Mit dem Cmdlet New-Mailbox aus dem Exchange Online-Modul können Sie gleichzeitig Benutzer und Postfächer in Microsoft 365 erstellen.

Während Sie nur die Parameter -MicrosoftOnlineServicesID und -Password verwenden könnten, um ein neues Benutzerpostfach erfolgreich zu erstellen, ist es besser, Parameter wie -MailboxPlan hinzuzufügen (damit Sie Set-MailboxPlan danach nicht verwenden müssen):

New-Mailbox -Name MeganB -FirstName Megan -LastName Bowen -DisplayName "Megan Bowen" -MicrosoftOnlineServicesID MeganB -Password (ConvertTo-SecureString -String 'YourPassword' -AsPlainText -Force) -ResetPasswordOnNextLogon $true -MailboxPlan 'MailboxPlan'

Denken Sie daran, dass das Kennwort die Anforderungen an die Kennwortkomplexität erfüllen muss, sonst schlägt die Postfacherstellung fehl. Erfahren Sie, wie Sie die Kennwortkomplexität überprüfen und konfigurieren können (Microsoft-Seite)

Um mehrere Postfächer zu erstellen, benötigen Sie zunächst eine CSV-Datei mit der Postfachliste. Anschließend können Sie deren Inhalt in ein Array importieren und mithilfe der foreach-Schleife mehrere Postfächer erstellen. Sie können natürlich einen anderen Dateispeicherort verwenden und die spezifischen Variablenwerte hängen von Ihren CSV-Kopfzeilen ab. Das Skript wird folgendermaßen aussehen:

$mbxs = Import-Csv 'C:\users.csv'
Foreach ($mbx in $mbxs) {
New-Mailbox -Name $mbx.DisplayName -DisplayName $mbx.DisplayName -MicrosoftOnlineServicesID $mbx.UserPrincipalName} -Password (ConvertTo-SecureString -String 'YourPassword' -AsPlainText -Force) -ResetPasswordOnNextLogon $true -MailboxPlan 'MailboxPlan'}

Schließlich können Sie mit Set-MsolUser die restlichen Profildetails Ihrer Benutzer ausfüllen.

Erstellung eines freigegebenen Postfachs mit PowerShell

Das Erstellen eines freigegebenen Postfachs mit PowerShell erfordert weniger Parameter, da es auf eine andere Weise funktioniert. In den meisten Fällen erfordern freigegebene Postfächer keine Lizenzen und haben keine Passwörter. Andererseits müssen Sie die Berechtigungen für diese Postfächer festlegen, damit lizenzierte Benutzer Ihrer Wahl darauf zugreifen können.

New-Mailbox -Shared -Name 'Marketing' -DisplayName 'Marketing' -Alias 'Marketing'
Set-Mailbox Marketing -GrantSendOnBehalfTo 'Sales and Marketing'
Add-MailboxPermission -Identity Sales -User 'Sales and Marketing' -AccessRights FullAccess -InheritanceType All This sample code creates a new Shared Mailbox named Marketing and grants Full Access and Send on Behalf permissions for the Sales and Marketing security group members.

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