Exchange: Öffentliche Ordner auf iPhone, iPad, Android und Windows Phone bearbeiten

Viele Unternehmen nutzen öffentliche Ordner in Microsoft Exchange Server, um Daten freizugeben, Dokumente zu archivieren und mehrere User an einem Projekt partizipieren zu lassen. Der native Mechanismus von Exchange Server stößt allerdings an seine Grenzen, sobald mobile Geräte mit eingebunden werden sollen. Das Problem wird deutlicher, je mehr PCs im Unternehmen einem Smartphone oder einem Tablet weichen müssen.

Abhilfe schafft eine Lösung von CodeTwo namens CodeTwo Exchange Sync. Die Anwendung ermöglicht automatische Synchronisation öffentlicher Ordner mit persönlichen Postfächern. Dadurch können in Exchange Server freigegebene Daten für mobile Geräte verfügbar gemacht werden. Aufgaben, Kontakte, Kalender und andere Elemente aus einem sog. Public Folder lassen sich auf iOS, Android, Windows Phone und jedem anderen System, welches das Protokoll Active Sync unterstützt, abrufen und bearbeiten.

Einfaches Set-up

CodeTwo Exchange Sync installiert man entweder direkt unter Exchange Server oder auf einer Windows-Workstation in der Exchange-Domäne. Wichtig ist, dass der Rechner nach Möglichkeit stets eingeschaltet bleibt. Wird er heruntergefahren, ist keine Synchronisation mehr möglich. Für Installation unter Exchange Server spricht unter anderem, dass weniger Daten durch das Netzwerk fließen. Dank ihrer benutzerfreundlichen Bedienoberfläche ermöglicht CodeTwo Exchange Sync problemlose Erstellung von Synchronisationsaufgaben, die automatisch und in Echtzeit ausgeführt werden. Im Fall, dass während der Installation oder Einrichtung Fragen auftreten, hilft die umfassende technische Dokumentation oder Kontakt mit dem anbietereigenen Customer Support.

Synchronisationsszenarien

Ein großer Vorteil von CodeTwo Exchange Sync ist die Synchronisation in verschiedene Richtungen. Die Sychronisation öffentlicher Ordner mit mobilen Geräten kann auf folgenden Wegen ablaufen:
– One-to-One (einseitige Synchronisation) – kopiert Daten aus einem Quell- in einen Zielordner,
– One-to-Many (einseitige Synchronisation) – kopiert Daten aus einem Quellordner in mehrere Zielordner,
– Many-to-One (einseitige Synchronisation) – kopiert Daten aus mehreren Quellordnern in einen Zielordner,
– Folder Ring (beidseitige Synchronisation) – repliziert Daten innerhalb einer Ordnergruppe.

Erfahren Sie mehr über die einseitige und beidseitige Synchronisation.

Zusätzlich verfügt CodeTwo Exchange Sync über Filter und Modifikatoren, wodurch der Abgleich von Daten effizienter verwaltet werden kann. Die Filter lassen den Administrator Konditionen festlegen, nach denen Elemente eines öff. Ordners in die Synchronisation miteinbezogen bzw. von ihr ausgeschlossen werden. Die Funktion hilft also, nur die Elemente zu synchronisieren, die tatsächlich benötigt werden, und die Postfächer sauber zu halten. Die Modifikatoren verbessern die Kontrolle über die zu synchronisierende Datenmenge: Mit deren Hilfe kann der Admin Elementattribute ändern, Eigenschaften definieren, Kategorien hinzufügen, Elemente markieren etc. Mehr über Filter und Modifikatoren erfahren Sie hier.

Einrichtung der Public Folders auf Mobilgeräten

Die nachstehende Anleitung erklärt, wie man sein Mobilgerät mit öffentlichen Ordnern in Exchange synchronisieren kann. Synchronisiert werden können Ordner des gleichen Typs, z.B. Kontakte mit Kontakten, Kalender mit Kalendern, Aufgaben mit Aufgaben etc.

Einseitige Synchronisation

Wir beginnen mit der Sychronisation One-to-One und One-to-Many, weil das die gängigsten Typen sind. Beim einseitigen Abgleich enthält der Zielordner immer die gleichen Elemente wie der Quellordner. Öffentliche Daten können auf einem Mobilgerät eingesehen werden, sie lassen sich allerdings nicht bearbeiten. Jede Änderung wird nämlich sofort durch die Ursprungsversion überschrieben.

• One-to-One

1. Öffnen Sie das Administrationspanel von CodeTwo Exchange Sync und klicken Sie oben links auf New.
2. Es wird ein Dialogfenster eingeblendet. Bennen Sie den Synchronisationsjob und in dem Dropdown-Menü wählen Sie One-way synchronization: One-To-One aus.

3. Der neue Job erscheint links im Fenster. Markieren Sie ihn, um alle Konfigurationsoptionen anzeigen zu lassen. Der Job ist standardmäßig aktiv, er kann aber per Check-out deaktiviert werden.
4. Unter Folders scheduled for synchronization klicken Sie auf Browse neben Source folder. In der angezeigten Liste mit Exchange-Ordnern wählen Sie den zu synchronisierenden Ordner aus.
5. Als Nächstes definieren Sie den Zielordner (Target folder) und speichern Sie den Job. CodeTwo Exchange Sync synchronisiert automatisch den Ordnerinhalt.

• One-to-Many

1. Öffnen Sie das Administrationspanel von CodeTwo Exchange Sync und klicken Sie oben links auf New.
2. Es wird ein Dialogfenster angezeigt. Benennen Sie den Synchronisationsjob und in dem Dropdown-Menü gehen Sie auf One-way synchronization: One-To-Many.
3. Der neue Synchronisationsjob erscheint links im Fenster. Markieren Sie ihn, um alle Konfigurationsoptionen anzeigen zu lassen.
4. Klicken Sie auf Browse neben Source folder. In der Übersicht mit Exchange-Ordnern wählen Sie den Ordner aus, welcher synchronisiert werden soll.
5. Klicken Sie auf den Button Add neben Target folders und wählen Sie den persönlichen Ordner (Kontakte, Aufgaben, Kalender etc.) von User A, B, C usw. aus. Speichern Sie den Job. CodeTwo Exchange Sync gleicht automatisch den Ordnerinhalt ab.

Beim einseitigen Abgleich kann der Administrator auf Modifikatoren und Filter zurückgreifen, um den Umfang der Synchronisation besser zu kontrollieren.

Beidseitige Synchronisation

Der beidseitige Abgleich hat zur Folge, dass Änderungen in einem Ordner, automatisch in allen anderen Ordnern repliziert werden.

1. Starten Sie das Admin Panel von CodeTwo Exchange Sync und klicken Sie auf den Button New in der oberen linken Ecke.
2. Ein neues Fenster erscheint. Bennen Sie den Synchronisationsjob und in dem Dropdown-Menü wählen Sie Two-way synchronization: Folder Ring aus.

3. Der Job wird links im Fenster angezeigt. Klicken Sie ihn an, um alle Konfigurationsoptionen anzeigen zu lassen. Der Job ist standardmäßig sofort aktiv, er kann aber per Check-Out deaktiviert werden.
4. Klicken Sie auf Add, um alle Exchange-Ordner in einer Übersicht anzeigen zu lassen. Wählen Sie die zu synchronisierenden Ordner aus, z.B. Ihren persönlichen Kalender und einen freigegebenen Kalender.
5. Sobald Sie auf Save changes klicken, synchronisiert CodeTwo Exchange Sync automatisch den Inhalt in den ausgewählten Ordnern.

Von nun an werden öffentliche Ordner aus Exchange auf mobilen Geräten dargestellt.