Verwendung von Geschlechtspronomen in E-Mail-Signaturen

Geschlechtspronomen werden zu einem wesentlichen Bestandteil jeder professionellen E-Mail-Kommunikation, und Unternehmen neigen jetzt dazu, Geschlechtsinformationen in ihre E-Mail-Signaturrichtlinien aufzunehmen.

Die Bedeutung von Geschlechtspronomen

Pronomen in E-Mail-Signaturen zeigen, wie sich die E-Mail-Absender identifizieren und wie sie in der dritten Person angesprochen werden möchten. Ihre Verwendung in E-Mail-Signaturen kann die Botschaft vermitteln, dass das Unternehmen alle einbezieht und Geschlechtervielfalt anerkennt. Darüber hinaus sind Geschlechterpronomen nicht nur eine Anspielung auf die LGBTQ+ Community, sondern auch eine wichtige Angelegenheit für Menschen mit einem geschlechtsneutralen Namen, die sich keine Gedanken über ihre angeborene Geschlechtsidentität machen. Auf der anderen Seite fühlen sich einige Leute möglicherweise nicht wohl damit, diese Pronomen zu ihrer Signatur hinzuzufügen. In Internetforen finden sich zahlreiche Vertreter beider Denkweisen, was bestätigt, dass dieses Thema nach wie vor umstritten ist. Berücksichtigen Sie dies und seien Sie sensibel bei der Entscheidung, Geschlechtspronomen in die E-Mail-Kommunikation aufzunehmen. Wenn Unternehmen den Mitarbeitern die Wahl lassen, ob sie Pronomen in ihre E-Mail-Signaturen aufnehmen möchten oder nicht, können sie dadurch Spannungen zwischen ihren Angestellten vermeiden. Und denken Sie daran, Pronomen allein sollten nicht als einziges Bemühen des Unternehmens behandelt werden, die Geschlechtsidentität stärker einzubeziehen.

Das Hinzufügen von Geschlechtspronomen zu E-Mail-Signaturen kann die Arbeit vereinfachen und Zeit sparen. Manche Menschen verbringen viel Zeit damit, sich zu fragen, wie sie die Person ansprechen sollen, an die sie schreiben. Die falsch getroffene Annahme über das Geschlecht einer Person kann einen äußerst negativen Einfluss auf den ersten Eindruck haben und sogar die Gefühle einer Person verletzen. Um dieses Problem zu beheben, versuchen einige Leute, die Verwendung von Pronomen um jeden Preis zu vermeiden. Das Ergebnis – die Umformulierung einer E-Mail – kann noch mehr Zeit in Anspruch nehmen und in einigen Fällen dazu führen, dass die Nachricht einfach ungeschickt klingen wird.

Beispiele für Geschlechtspronomen in Signaturen

Wie Sie Pronomen zu Ihrer E-Mail-Signaturvorlage hinzufügen, hängt stark von Ihrem Signaturdesign ab. Pronomen sollten einen integralen Bestandteil der Signatur bilden. Wenn Sie sich entscheiden, Geschlechtspronomen in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen, fügen Sie sie am besten neben Ihrem Namen hinzu. Dort erwarten die meisten Menschen, diese Information zu sehen.

Sehen Sie sich die folgenden Beispiele an, um zu erfahren, wie Sie Geschlechtspronomen am besten in E-Mail-Signaturen einfügen:

Mustersignatur 1

Mustersignatur 2

Mustersignatur 3

Einrichtung

Nachdem ich das Grundkonzept erklärt habe, zeige ich Ihnen, wie Sie Signaturen mit Geschlechtspronomen für das gesamte Unternehmen einrichten. Da die Einrichtung für Microsoft 365 und Exchange Server unterschiedlich ist, stelle ich Ihnen eine separate Anleitung für beide Plattformen vor:

• Hinzufügen von Geschlechtspronomen zu E-Mail-Signaturen in Microsoft 365
• Hinzufügen von Geschlechtspronomen zu E-Mail-Signaturen in Exchange Server

Einrichten von Geschlechtspronomen in Microsoft 365

Verwenden von CodeTwo User Attributes Manager

In diesem Beispiel verwendet ein Unternehmen namens Company Microsoft 365 für seine E-Mails und verwaltet E-Mail-Signaturen mit CodeTwo Email Signatures 365. Mit diesem Dienst können Administratoren E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen in Sekundenschnelle aktualisieren, unabhängig davon, welche E-Mail-Clients und Geräte für die Kommunikation verwendet werden.

Um Pronomen zu E-Mail-Signaturen hinzuzufügen, werde ich den User Attributes Manager verwenden, der eine kostenlose Funktion für alle lizenzierten Benutzer von CodeTwo Email Signatures 365 ist. Auf diese Weise kann die gesamte Einrichtung und Kontrolle über Geschlechtspronomen bequem innerhalb der cloudbasierten Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen gehandhabt werden.

Normalerweise werden alle in Signaturen gefundenen persönlichen Informationen direkt aus Azure Active Directory gezogen. Mit dem User Attributes Manager können Sie jedoch persönliche Informationen verwalten, ohne Änderungen an Active Directory selbst vorzunehmen. Erfahren Sie mehr über den User Attributes Manager in diesem kurzen Video

Zuerst muss ich mich mit meinen globalen Microsoft 365-Administratoranmeldeinformationen bei attributes.codetwo.com anmelden. Auf der Seite Attribute visibility (Attributsichtbarkeit) werden die im CodeTwo Azure AD-Cache gespeicherten und zu E-Mail-Signaturen hinzugefügten Attribute aller Benutzer aufgelistet. Hier kann ich auswählen, welche der aufgelisteten Attribute ich für Endbenutzer sichtbar und editierbar machen möchte.

Auf der Seite kann ich auch benutzerdefinierte Attribute erstellen – alles, was ich tun muss, ist Add (Hinzufügen) auszuwählen, das neue Pronouns (Pronomen)-Attribut zu erstellen und schließlich auf ADD und Save (Speichern) zu klicken.

Der nächste Schritt besteht darin, alle Mitarbeiter zu bitten, die angeforderten Daten (innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens) bei user.codetwo.com auszufüllen (dies ist erst möglich, nachdem die Einrichtung bei attributes.codetwo.com abgeschlossen wurde). Um ein strukturiertes Feedback zu gewährleisten, bitte ich alle, eine der folgenden Optionen bereitzustellen:

• (he/him/his) [(er/ihm/sein)]
• (she/her/hers) [(sie/ihr/ihr)]
• (they/them/their) [(nin/nim/nims*)]

* Dies ist nur eine der Möglichkeiten, die im Deutschen verwendet werden können. Bis dato hat sich im deutschen Sprachraum noch kein eindeutiges Gegenstück zu they entwickelt. Weitere Möglichkeiten finden Sie in diesem Wiki-Artikel.

Außerdem weise ich in meiner Mitteilung darauf hin, dass Benutzer, die lieber keine Pronomen in ihren Signaturen haben möchten, das Feld leer lassen sollten.

Innerhalb des User Info Editors können die Benutzer eine Liste der Attribute sehen, die ich ihnen zuvor im User Attributes Manager zur Verfügung gestellt habe. Die von mir als schreibgeschützt festgelegte Elemente sind ausgegraut.

Hinweis: es steht nichts im Wege, nur ein bestimmtes Attribut sichtbar und editierbar zu machen. Je nach Szenario kann es jedoch erforderlich sein, zusätzliche Attribute anzuzeigen, um Endbenutzern mehr Kontext bereitzustellen.

Sobald das Feedback gegeben wurde, möchte ich sicherstellen, dass die Daten korrekt und frei von Tippfehlern sind – eine weitere Aufgabe, die dank des User Attributes Managers leicht gemacht wird. Die Import/Export-Seite auf attributes.codetwo.com ermöglicht die Massenverwaltung und -bearbeitung von Attributwerten für mehrere Benutzer.

Um im CodeTwo Azure AD-Cache gespeicherte Azure AD-Attribute massenhaft zu bearbeiten, klicke ich zuerst auf die Schaltfläche Export to CSV (In CSV exportieren), lade die CSV-Datei herunter und öffne sie mit Microsoft Excel (Texteditoren wie Notepad oder Notepad++ funktionieren ebenfalls). Die Datei enthält eine Liste der Endbenutzer und der von ihnen bereitgestellten Attributwerte. Leere Zellen stellen Attribute dar, deren Werte nicht geändert wurden und die gleich bleiben wie im Azure Active Directory der Organisation.

Jetzt kann ich die in der Spalte Pronouns (Pronomen) aufgeführten Werte schnell überprüfen. Hier korrigiere ich Tippfehler und lösche kreativere Einträge wie „Ich möchte diese Informationen lieber nicht in meiner Signatur haben“. Sobald ich fertig bin, muss ich nur noch die Datei speichern, auf die Schaltfläche Import from CSV (Aus CSV importieren) klicken und Selective import (Selektiver Import) auswählen. Ich klicke danach auf IMPORT (IMPORTIEREN), um den Vorgang abzuschließen.

Hinweis: Nach der Ersteinrichtung ändere ich das Geschlechtsattribut auf nicht editierbar. Auf diese Weise sollte es keine Überraschungen in den E-Mail-Signaturen des Unternehmens geben, und wenn jemand seine Daten nachträglich ändern möchte, kann er sich an den Administrator wenden.

Sobald die Aktualisierung der Benutzerdaten abgeschlossen ist (dies dauert normalerweise einige Minuten, kann aber in sehr seltenen Fällen bis zu mehreren Stunden dauern), kann ich auf app.codetwo.com gehen (oder im CodeTwo Admin Panel auf den Tab Signatures klicken) und eine Signaturregel auswählen, die ich benutzen möchte. Dann gehe ich zum Schritt Design und klicke auf Edit signature (Signatur bearbeiten), um den Editor für Signaturvorlagen zu öffnen.

Im Editor setze ich den Cursor an die Stelle, an der sich der neue Platzhalter in meiner Signatur befinden soll. Dann gehe ich zu Placeholder (Platzhalter) > Message Sender (Nachrichtenabsender) > Additional attributes (Zusätzliche Attribute) und wähle das gewünschte Attribut aus, wie im Bild unten gezeigt.

Hinweis: Wenn Pronomen in einer separaten Zeile hinzugefügt werden oder eine Signalphrase davor steht (wie Pronomen:), kann ich ein Remove Text-Tag hinzufügen. Wenn der Attributwert leer ist, werden auf diese Weise die zusätzliche Zeile und die Signalphrase nicht hinzugefügt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Remove Text-Tags

Sobald ich fertig bin, muss ich meine Änderungen speichern und den Editor für Signaturvorlagen schließen, indem ich auf die Schaltfläche Apply & Close (Übernehmen und schließen) klicke, und sie anschließend an CodeTwo Azure-Server senden, indem ich auf die Schaltfläche Save (Speichern) klicke.

Erfahren Sie mehr über den User Attributes Manager

Alternative Herangehensweisen

Der folgende Teil des Artikels behandelt zwei alternative, zeit- und arbeitsintensivere Methoden zum Einrichten von Geschlechtspronomen in Microsoft 365 – ohne die Verwendung des User Attributes Managers. In beiden Fällen verwendet ein Unternehmen namens Company CodeTwo Email Signatures 365 für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365. Administratorzugriff auf den Microsoft 365-Tenant ist in beiden Fällen erforderlich, um fortzufahren.

Vorbereitung

Um anfangen zu können, muss ich von Mitarbeitern Informationen darüber einholen, welche Pronomen in ihre Signaturen aufgenommen werden sollten. Um dies zu erreichen, habe ich eine Umfrage an alle Mitarbeiter mit folgenden Optionen zur Auswahl gesendet:

• (he/him/his) [(er/ihm/sein)]
• (she/her/hers) [(sie/ihr/ihr)]
• (they/them/theirs) [(nin/nim/nims*)]
• I’d rather not have any pronouns included [Ich möchte keine Pronomen erwähnen]

* Dies ist nur eine der Möglichkeiten, die im Deutschen verwendet werden können. Bis dato hat sich im deutschen Sprachraum noch kein eindeutiges Gegenstück zu they entwickelt. Weitere Möglichkeiten finden Sie in diesem Wiki-Artikel.

Ich habe das Feedback in einer CSV-Datei mit zwei Spalten zusammengestellt: User (Benutzer, dargestellt als UPN des Benutzers) und Pronouns (Pronomen) mit möglichen Werten: (he/him/his), (she/her/hers), (they/them/their), leer. So sieht eine Beispiel-CSV-Datei in Microsoft Excel aus:

Die Beispiel-CSV-Datei kann hier heruntergeladen werden. Aber anstatt sich auf die Beispieldatei zu verlassen, können Sie die Angelegenheit beschleunigen, indem Sie PowerShell verwenden, um eine vorab ausgefüllte CSV-Datei zu erstellen.

Als ersten Schritt muss ich eine Verbindung zu Exchange (Online) herstellen oder die Exchange-Verwaltungsshell ausführen. Wenn meine Konsole läuft und verbunden ist, kann ich das folgende Skript anwenden:

get-mailbox | select @{n="User";e={$_.UserPrincipalName}},@{n="Pronouns";e={""}} | export-csv c:\pronouns.csv -NoTypeInformation

Dieses Skript erstellt eine CSV-Datei mit zwei Spalten:

• Die Spalte User, die mit UserPrincipalName aller Postfächer in Ihrer Organisation vorausgefüllt ist.
• Die Spalte Pronouns ohne Werte.

Ich kann einen anderen Speicherort für die Ausgabedatei verwenden (in diesem Beispiel c:\pronouns.csv), Postfächer ausfiltern, damit nur Benutzerpostfächer aufgelistet werden (das Attribut -RecipientTypeDetails UserMailbox zum Cmdlet Get-Mailbox hinzufügen) usw.

Nachdem die Datei erstellt wurde, muss ich sie nur öffnen, Werte in der Spalte Pronouns für jeden Benutzer angeben und meine Änderungen speichern. Sobald dies erledigt ist, bin ich bereit für die nächsten Schritte.

Verwenden von Gruppen und bedingten Platzhaltern

Bei dieser Methode erstelle ich 3 Verteilergruppen in Microsoft 365, füge Mitglieder basierend auf der CSV-Datei hinzu und konfiguriere eine E-Mail-Signaturregel, um den E-Mail-Signaturen der Benutzer Pronomen hinzuzufügen.

Zuerst verbinde ich mich über das Exchange Online PowerShell-Modul mit meinem Microsoft 365-Tenant (Anleitung). Anschließend importiere ich die Ergebnisse der Umfrage aus der CSV-Datei (erfahren Sie, wie Sie eine CSV-Datei erstellen):

$pronouns = (import-csv C:\pronouns.csv)

Nachdem die Ergebnisse importiert wurden, erstelle ich 3 Verteilergruppen:

New-DistributionGroup -Name "Pronoun-He" -Members ($pronouns | where -property pronouns -like "*him*").user;
New-DistributionGroup -Name "Pronoun-She" -Members ($pronouns | where -property pronouns -like "*her*").user;
New-DistributionGroup -Name "Pronoun-They" -Members ($pronouns | where -property pronouns -like "*they*").user;

Jetzt gehe ich auf app.codetwo.com (oder klicke auf den Tab Signatures im CodeTwo Admin Panel) und wähle eine Signaturregel aus, die ich verwenden möchte. Dann gehe ich zum Schritt Design und klicke auf Edit signature (Signatur bearbeiten), um den Editor für Signaturvorlagen zu öffnen.

Nachdem der Editor geöffnet wurde, muss ich einen neuen bedingten Platzhalter hinzufügen. Dazu gehe ich zu Placeholder (Platzhalter) > Conditional Placeholders (Bedingte Platzhalter) > Manage (Verwalten).

Im Manager für bedingte Platzhalter erstelle ich einen neuen bedingten Platzhalter, nenne ihn Pronouns (Pronomen) und füge Platzhalterregeln hinzu, wie unten gezeigt. Ich lasse den Standardplatzhalterwert leer. Wenn ein Benutzer Mitglied einer der erstellten Gruppen ist, werden bei dem aktuellen Setup die Geschlechtspronomen zu seiner Signatur hinzugefügt. Wenn jemand kein Mitglied einer dieser Gruppen ist, erhält er einen standardmäßigen (leeren) Platzhalter. Nachdem ich die Platzhalter eingerichtet habe, klicke ich auf Save (Speichern), um den Manager zu schließen.

Schließlich setze ich im Hauptfenster des Editors den Cursor an die Stelle, an der der neue Platzhalter stehen soll, und füge ihn hinzu, indem ich auf Conditional placeholder (Bedingter Platzhalter) > Pronouns (Pronomen) klicke.

Hinweis: wenn Pronomen in einer separaten Zeile hinzugefügt werden oder eine Signalphrase davor steht (wie Pronomen:), kann ich ein Remove Text-Tag hinzufügen. Wenn der Attributwert leer ist, werden die zusätzliche Zeile und die Signalphrase auf diese Weise nicht hinzugefügt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Remove Text-Tags

Jetzt kann ich die Vorlage speichern, den Editor schließen und Änderungen am E-Mail-Signaturdienst anwenden.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung von bedingten Platzhaltern

Verwenden von benutzerdefinierten Attributen

In diesem Beispiel werde ich benutzerdefinierte Attribute zu den Postfächern der Benutzer hinzufügen und sie anschließend in einer E-Mail-Signaturregel verwenden.

Zur Erinnerung: ich verfüge über eine CSV-Datei mit allen meinen Benutzern und Pronomen, die sie in ihren E-Mail-Signaturen haben möchten.

Wie bei der vorherigen Methode muss ich zuerst eine Remoteverbindung mit Exchange Online starten (Anleitung). Als Nächstes importiere ich Werte aus meiner CSV-Datei und lade sie in die benutzerdefinierten Attribute meiner Benutzer hoch. In diesem Beispiel habe ich meine CSV-Datei in C:\pronouns.csv und verwende CustomAttribute7:

$pronouns = (import-csv C:\pronouns.csv);
foreach ($user in $pronouns) {Set-Mailbox $user.user -CustomAttribute7 $user.pronouns}

Jetzt öffne ich die Manage Signatures App und bearbeite die E-Mail-Signaturregel, im Fall von welcher ich Pronomen hinzufügen möchte. Dazu gehe ich zum Schritt Design und klicke auf Edit signature (Signatur bearbeiten).

Im Editor für Signaturvorlagen setze ich den Cursor an die Stelle, an der sich der neue Platzhalter in meiner Signatur befinden soll. Dann verwende ich das Platzhaltermenü, um das benutzerdefinierte Attribut hinzuzufügen, das ich gerade in PowerShell geändert habe (in diesem Beispiel ist es CustomAttribute7), wie in der Abbildung unten gezeigt.

Hinweis: wenn Pronomen in einer separaten Zeile hinzugefügt werden oder eine Signalphrase davor steht (wie Pronomen:), kann ich ein Remove Text-Tag hinzufügen. Wenn der Attributwert leer ist, werden die zusätzliche Zeile und die Signalphrase auf diese Weise nicht hinzugefügt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Remove Text-Tags

Nachdem ich fertig bin, muss ich die Änderungen speichern, den Editor für Signaturvorlagen schließen und die Änderungen auf den CodeTwo Azure Service anwenden.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung von benutzerdefinierten Attributen

Das Ergebnis

Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, sollten alle Benutzer ihre Pronomen automatisch zu ihren E-Mail-Signaturen hinzugefügt bekommen. Beispielsweise:

Dank CodeTwo Email Signatures 365 kann jeder Benutzer in Ihrer Organisation eine personalisierte E-Mail-Signatur mit seinen bevorzugten Geschlechtspronomen erhalten. Die Signaturen werden zentral ohne Benutzerbeteiligung verwaltet, sodass kein Mitarbeiter ausgeschlossen wird und die Signaturen auf jedem Gerät und in jedem E-Mail-Client funktionieren.

Einrichten von Geschlechtspronomen in Exchange Server

Wenn Ihr Unternehmen Exchange Server verwendet, gibt es zwei einfache Möglichkeiten, um Geschlechtspronomen zu jeder E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Die einzige Voraussetzung ist die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen mit CodeTwo Exchange Rules. Dank dieses Programms können Sie E-Mail-Signaturen für jeden einzelnen Benutzer einrichten und aktualisieren. Diese Signaturen werden auf Serverebene hinzugefügt, sodass es keine Rolle spielt, welche Geräte und E-Mail-Clients in der Organisation verwendet werden – die korrekte und aktuelle Signatur ist immer vorhanden.

Vorbereitung

Bevor ich anfange, muss ich Informationen von Mitarbeitern darüber einholen, welche Pronomen sie in ihre Signaturen aufgenommen haben möchten. In diesem Beispiel habe ich eine Umfrage an alle Mitarbeiter mit den folgenden Optionen zur Auswahl gesendet:

• (he/him/his) [(er/ihm/sein)]
• (she/her/hers) [(sie/ihr/ihr)]
• (they/them/their) [(nin/nim/nims*)]
• I’d rather not have any pronouns included [Ich möchte keine Pronomen erwähnen]

* Dies ist nur eine der Möglichkeiten, die im Deutschen verwendet werden können. Bis dato hat sich im deutschen Sprachraum noch kein eindeutiges Gegenstück zu they entwickelt. Weitere Möglichkeiten finden Sie in diesem Wiki-Artikel.

Ich habe alle Antworten in einer CSV-Datei mit zwei Spalten gesammelt: User (Benutzer, dargestellt als UPN des Benutzers) und Pronouns (Pronomen) mit möglichen Werten: (he/him/his), (she/her/hers), (they/them/their), leer. So sieht eine Beispiel-CSV-Datei aus, die in Microsoft Excel angezeigt wird:

Sie können die Beispiel-CSV-Datei hier herunterladen. Es gibt jedoch einen viel besseren Weg, als sich auf die Beispieldatei zu verlassen. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit PowerShell eine vorab ausgefüllte CSV-Datei erstellen.

Bevor ich anfange, muss ich eine Verbindung mit Exchange (Online) herstellen oder die Exchange-Verwaltungsshell ausführen. Wenn meine Konsole läuft und verbunden ist, kann ich das folgende Skript verwenden:

get-mailbox | select @{n="User";e={$_.UserPrincipalName}},@{n="Pronouns";e={""}} | export-csv c:\pronouns.csv -NoTypeInformation

Dieses Skript erstellt eine CSV-Datei mit zwei Spalten:

• Die Spalte User, die mit UserPrincipalName aller Postfächer in Ihrer Organisation vorausgefüllt ist.
• Die Spalte Pronouns ohne Werte.

Ich kann einen anderen Speicherort für die Ausgabedatei verwenden (in diesem Beispiel c:\pronouns.csv), Postfächer ausfiltern, damit nur Benutzerpostfächer aufgelistet werden (das Attribut -RecipientTypeDetails UserMailbox zum Cmdlet Get-Mailbox hinzufügen) usw.

Nachdem die Datei erstellt wurde, muss ich lediglich die generierte Datei öffnen, Werte in der Spalte Pronouns für jeden Benutzer angeben und die Datei speichern. Danach bin ich bereit für die nächsten Schritte.

Erstellen dedizierter Verteilergruppen und bedingter Platzhalter

Bei dieser Methode erstelle ich drei Verteilergruppen basierend auf der zuvor erstellten CSV-Datei. In meiner Exchange-Verwaltungsshell führe ich den folgenden Code aus:

$pronouns = (import-csv C:\pronouns.csv)

Nachdem der Inhalt der Tabelle importiert wurde, erstelle ich 3 Verteilergruppen:

New-DistributionGroup -Name "Pronoun-He" -Members ($pronouns | where -property pronouns -like "*him*").user;
New-DistributionGroup -Name "Pronoun-She" -Members ($pronouns | where -property pronouns -like "*her*").user;
New-DistributionGroup -Name "Pronoun-They" -Members ($pronouns | where -property pronouns -like "*they*").user;

Jetzt kann ich mit dem Cmdlet Get-DistributionGroupMember prüfen, ob die Verteilergruppen korrekt ausgefüllt wurden:

Get-DistributionGroupMember "Pronoun-He"

Wenn alles in Ordnung zu sein scheint, kann ich mein CodeTwo Exchange Rules Administration Panel starten, die Signaturregel auswählen, die ich ändern möchte, und zu Actions (Aktionen) > Insert signature (Signatur einfügen) > Edit (Bearbeiten) gehen:

In dem Editor für Signaturvorlagen gehe ich zu Placeholder (Platzhalter) > Conditional placeholders (Bedingte Platzhalter) > Manage (Verwalten):

Jetzt muss ich mit der Plus-Schaltfläche (1) einen neuen Platzhalter hinzufügen. Nachdem ich den Namen für den neuen Platzhalter angegeben habe, klicke ich auf OK (2) und erstelle eine neue Platzhalterregel mithilfe der Plus-Schaltfläche rechts (3):

Im Fenster Placeholder rule conditions builder (Builder für Platzhalterregeln) wähle ich die Bedingung Sender is a member of group (Absender ist Mitglied der Gruppe) und eine der zuvor erstellten Verteilergruppen aus. Als Nächstes klicke ich auf OK, um die Gruppe auszuwählen, und erneut auf OK, um die erste Platzhalterregel zu erstellen. Ich brauche 3 separate Regeln, jede mit einer der Pronomengruppen.

Wenn drei Bedingungen angegeben sind, gebe ich Platzhalterwerte für jede Gruppe an und lasse den Standardwert leer (für diejenigen, die sich entschieden haben, ihre Präferenzen bezüglich Pronomen nicht anzugeben). Ich klicke auf Save (Speichern), um den bedingten Platzhalter für Pronomen zu erstellen:

Jetzt bewege ich den Cursor an die Stelle, an der Pronomen in der Signatur erscheinen sollen, und gehe zu Placeholder (Platzhalter) > Conditional placeholders (Bedingte Platzhalter) > Pronouns (Pronomen):

Hinweis: Wenn Pronomen in einer separaten Zeile hinzugefügt werden oder eine Signalphrase davor steht (wie Pronomen:), kann ich ein Remove Text-Tag hinzufügen. Wenn der Attributwert leer ist, werden auf diese Weise die zusätzliche Zeile und die Signalphrase nicht hinzugefügt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Remove Text-Tags

Wenn ich jemals die Pronomenwerte für einen Benutzer aktualisieren muss, entferne ich sie aus einer Verteilergruppe und füge sie einer anderen hinzu.

Verwenden von Erweiterungsattributen

Eine weitere Möglichkeit, jeder E-Mail-Signatur im Unternehmen Pronomen hinzuzufügen, ist die Verwendung von Exchange-Erweiterungsattributen (oder benutzerdefinierten Attributen). Der einfachste Weg, sie einzurichten, ist die Verwendung von PowerShell über die Exchange-Verwaltungsshell:

$pronouns = (import-csv C:\pronouns.csv);
foreach ($user in $pronouns) {Set-Mailbox $user.user -ExtensionCustomAttribute5 $user.pronouns};

Ich kann überprüfen, ob die Pronomen korrekt hinzugefügt wurden, indem ich das folgende Cmdlet verwende:

get-mailbox | select UserPrincipalName,ExtensionCustomAttribute5

Jetzt führe ich das CodeTwo Exchange Rules Pro Administration Panel aus und bearbeite die E-Mail-Signaturvorlage in der Regel meiner Wahl:

Jetzt muss ich nur noch den Cursor dort setzen, wo die Pronomen angezeigt werden sollen, und auf Placeholder (Platzhalter) > Message Sender (Nachrichtenabsender) > Exchange Attributes (Exchange-Attribute) > ExchAttr5 (oder ein anderes Erweiterungsattribut, das ich zuvor aktualisiert habe) klicken:

Hinweis: Wenn Pronomen in einer separaten Zeile hinzugefügt werden oder eine Signalphrase davor steht (wie Pronomen:), kann ich ein Remove Text-Tag hinzufügen. Wenn der Attributwert leer ist, werden auf diese Weise die zusätzliche Zeile und die Signalphrase nicht hinzugefügt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Remove Text-Tags

Nachdem ich fertig bin, übernehme ich die Änderungen in dem Editor für Signaturvorlagen mit der Schaltfläche Apply & Close und übermittle sie an den CodeTwo Exchange Rules Service.

Das Ergebnis

Unabhängig davon, mit welcher Methode die Geschlechtspronomen eingerichtet wurden, werden sie den E-Mail-Signaturen der angegebenen Benutzer hinzugefügt. Hier ist ein Beispiel dafür, wie dies aussehen kann:

CodeTwo Exchange Rules kann von Organisationen zur zentralen Verwaltung ihrer E-Mail-Signaturen verwendet werden. Das Programm ermöglicht Unternehmen jeder Größe, eine einheitliche Markenidentität und E-Mail-Compliance sicherzustellen, während die IT viel Zeit und Ressourcen sparen kann.

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