Globale E-Mail-Signatur in Office 365, Google Apps, Outlook und Outlook Web App

Wie bringt man 20 Angestellte einer Firma dazu, in ihrem Mailclient eine einheitliche Signatur zu erstellen?

Dabei sollen folgende Kriterien erfüllt werden:

• gleiche Schriftart
• gleiche Schriftfarbe
• gleiche Schriftgröße
• gleiche Angaben zum Absender
• gleiche Angaben zur Firma

Es wird schwierig, denn man wird solange fragen, bitten und Test-E-Mails verschicken müssen, bis jeder Mitarbeiter seine Signatur-Einstellungen angepasst hat. Soll ein Element der Signatur ausgewechselt werden, z.B. die Telefonnummer, Bankverbindung oder Werbung für ein kommendes Event, geht es wieder von vorne los.

Sich selber an jeden einzelnen PC zu setzen, um die Signatur einzurichten ist nervig, kostet unnötig viel Zeit und gibt keine Garantie, dass der Kollege die Firmenfußzeile nicht gleich wieder nach seinem Gusto abändert.

Zentrale Richtlinie für E-Mail-Signaturen

Abhilfe schafft in dem Fall eine zentrale E-Mail-Signatur-Richtlinie. Zur Erstellung und Implementierung der selbigen kann CodeTwo Email Signatures herangezogen werden. Das Programm unterstützt Outlook 2013, 2010 und 2007 (in Verbindung mit gehosteten Konten, z.B. Hosted Exchange, Hotmail, etc.), OWA (Hosted Exchange), Office 365 und Google Apps for Business.

Das Programm wurde soeben auf die Version 1.2.8 aktualisiert. Die kostenlose Trial-Version kann direkt von unserer Homepage heruntergeladen werden. Das Benutzerhandbuch erklärt, wie Sie für den gegebenen Mailclient eine zentrale Richtlinie erstellen und implementieren.

CodeTwo Email Signatures kostenlos herunterladen
Benutzerhandbuch – Richtlinie für E-Mail-Signaturen erstellen

E-Mail-Signaturen in Exchange Server zentral verwalten

Im Fall, dass Sie Exchange Server 2003, 2007, 2010 oder 2013 einsetzen und standardisierte Signatur einsetzen möchten, sollten Sie CodeTwo Exchange Rules kennenlernen. Das Programm fügt die E-Mail-Signatur auf dem Server und unterstützt alle gängigen Mailclients UND Mobilgeräte.

Signaturen-Manager für Exchange Server – CodeTwo Exchange Rules