Wie entfernt man Stichwörter aus Betreff und Körper der E-Mail-Antworten in On-Premises-Exchange

Obwohl man Stichwörter bei E-Mail-Nachrichten auf einfache Weise dank nativer Optionen voranstellen kann, ist es nicht möglich, diese mithilfe der Exchange-Nachrichtenflussregeln oder Outlook-Regeln automatisch beim Antworten oder Weiterleiten aus dem Betreff oder dem Körper der E-Mail zu entfernen. Wenn Sie bei eingehenden E-Mails Stichwörter voranstellen, z. B. das Wort EXTERNAL, damit die Benutzer wissen, dass die E-Mail von außerhalb Ihrer Organisation stammt, wird es auch in den Antworten und Weiterleitungen angezeigt. Und das will der Benutzer normalerweise nicht. Wenn Sie also jegliche vorangestellte Stichwörter oder Phrasen aus dem Betreff oder dem Körper der E-Mail entfernen müssen, bevor die Nachricht den ursprünglichen Absender erreicht, müssen Sie entweder Ihren eigenen Code schreiben oder ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Exchange Rules Pro zum Einsatz bringen.

Und wenn die Programmierarbeit nicht zu Ihren Lieblingsaktivitäten gehört, ist CodeTwo Exchange Rules Pro Ihre Wahl.

Hinweis: CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein serverseitiges Programm, das in Exchange 2016, 2013, 2010 und 2007 oder in gemischte Umgebungen integriert werden kann, die aus einer Kombination der oben genannten Exchange-Versionen bestehen. Zum einen können Sie damit erweiterte HTML-E-Mail-Signaturen für alle Benutzer zentral erstellen und verwalten, aber auch den E-Mail-Fluss in Ihrem Unternehmen steuern. Dazu gehört das Entfernen von Stichwörtern oder ganzen Phrasen aus der E-Mail-Betreffzeile und dem -Körper. Eine vollständige Liste der Programmfunktionen finden Sie hier.

Entfernen Sie Stichwörter aus dem E-Mail-Betreff bei externen Antworten

Nehmen wir also an, Sie haben eine Regel erstellt, die der Betreffzeile im Fall von allen eingehenden E-Mails ein Wort [EXTERNAL] hinzufügt. Der Grund dafür könnte darin bestehen, die Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass die E-Mail von einem externen Benutzer stammt, und sie sollten sich deren Sicherheit vergewissern, bevor sie die dort enthaltenen Anhänge öffnen. Wenn der Absender vertrauenswürdig sein soll und ein Benutzer auf eine solche Nachricht antworten möchte, sollte das Wort [EXTERNAL] aus der E-Mail-Betreffzeile entfernt werden, bevor die Antwort den Empfänger erreicht. Hier kommt die CodeTwo-Lösung ins Spiel.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um bestimmte Stichwörter automatisch aus dem E-Mail-Betreff auf der Serverebene zu entfernen:

1. Öffnen Sie das Administration Panel von CodeTwo Exchange Rules Pro und erstellen Sie eine neue Regel über die Schaltfläche Add. Wichtig: Wenn Sie nicht über CodeTwo Exchange Rules Pro in Ihrer Organisation verfügen, können Sie dieses Setup als Testversion ausprobieren. Die Testversion enthält alle Funktionen einer lizenzierten Version und ist 30 Tage gültig. Hier können Sie das Programm zu Testzwecken herunterladen. Es ist kostenlos.
2. Benennen Sie Ihre Regel und gehen Sie zum Tab Conditions.
3. Im Tab Conditions erstellen Sie die folgende Bedingung Subject > contains keywords > [external]. Beim Bearbeiten des Stichwortes haken Sie das Kontrollkästchen neben Remove this keyword/phrase from email if found ab. Jetzt, wenn das Programm das Stichwort [external] im Betreff findet, wird es automatisch entfernt. 
4. (Optional) Wenn Sie Stichwörter auch aus dem E-Mail-Körper entfernen möchten, fügen Sie eine weitere Bedingung hinzu (siehe Abbildung unten). Verwenden Sie die Operatoren And und Or, um zu bestimmen, ob das Programm beide Bedingungen erfüllen muss oder nur eine davon. 
5. Der Tab Exeptions kann unverändert bleiben, es sei denn, Sie möchten einige E-Mails oder Benutzer von dieser Regel ausschließen.
6. Klicken Sie im Tab Actions auf die Schaltfläche Add und wählen Sie Remove keywords aus. 
7. Fügen Sie jetzt das Stichwort, das Sie im Tab Conditions angegeben haben – in diesem Fall [external]. 
8. Wenn die Regel zum Implementieren bereit ist, klicken Sie auf Submit changes. 
9. Jetzt können Sie die Einstellungen testen, indem Sie auf eine Nachricht antworten, die das Stichwort [EXTERNAL] im Betreff enthält.

Das ist es. Dies ist eine sehr einfache Möglichkeit, unerwünschte Wörter und Phrasen sowohl aus dem E-Mail-Betreff als auch aus dem -Körper von Antworten und Weiterleitungen zu entfernen.

Beachten Sie, dass Sie mit CodeTwo Exchange Rules Pro auch die externen E-Mails mit dem Wort [EXTERN] stempeln können. Auf diese Weise steuern Sie beide Regeln über das Administration Panel des Programms, wodurch Sie Zeit und Mühe sparen.

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