[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 30. April 2020 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um Änderungen und zusätzliche Funktionen einzubeziehen, die seitdem in FindTime eingeführt wurden.
Einen Besprechungstermin zu finden, der allen Teilnehmern passt, ist keine leichte Aufgabe. Besonders wenn jeder von ihnen viele verschiedene Aufgaben während des Arbeitstages hat. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Sie zu viel Zeit beim Planen eines Meetings verschwenden, ist wahrscheinlich FindTime, das Outlook-Add-In von Microsoft, die richtige Lösung für Sie. Es soll Ihnen dabei helfen, den optimalen Zeitpunkt für eine Besprechung mit allen eingeladenen Personen zu finden.
Microsoft gab bekannt, dass FindTime durch Scheduling Poll (Terminplanungsumfrage) ersetzt wird. Scheduling Poll soll ähnliche Funktionen haben und das FindTime-Add-In automatisch in allen unterstützten E-Mail-Clients (Outlook im Web, Outlook für Mac und Outlook für Windows) ersetzen. FindTime sollte im Mai 2023 aus dem Outlook Add-Ins Store verschwinden.
Was ist FindTime?
FindTime ist ein Add-In von Microsoft, das Sie in Outlook installieren und anschließend zum Erstellen einer Besprechungsumfrage verwenden. Somit können Sie die beste Zeit für eine Besprechung finden, sodass alle erforderlichen Personen daran teilnehmen können. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit und unnötiges Herumschicken von E-Mails.
Wie findet man einen Termin, der allen passt
Das Ausmachen eines Termins kann frustrierend sein. Besonders, wenn Sie das Ganze für viele Personen mit unterschiedlichen Zeitplänen koordinieren müssen. Wenn Sie schon einmal die Gelegenheit hatten, Meetings zu organisieren, dann wissen Sie genau, wovon ich spreche. Sehen wir uns also an, wie Sie mit FindTime Ihre Besprechung erfolgreich planen können. Ohne Stress und Zeitverlust.
Hinweis: Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie das FindTime-Add-In in Ihrem Outlook installiert haben. Es gibt drei Download-Möglichkeiten: von der offiziellen FindTime-Website, direkt in Outlook über die Option Get Add-ins (Add-ins abrufen), oder von Microsoft AppSource. Erfahren Sie mehr über Ihre Optionen zur Installation.
Zur Sache. Um den Termin mit diesem Add-In zu finden, tun Sie Folgendes:
- Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook, fügen Sie Teilnehmer in den Feldern An und Cc hinzu und klicken Sie auf New Meeting Poll.
- Jetzt wird die FindTime-Abstimmung geöffnet. Wählen Sie die Besprechungsdauer, die Zeitzone, das Datum und die Zeit aus. Klicken Sie auf Next (Weiter), wenn die Abstimmung fertig ist.
Hinweis: Die Farben zeigen an, wer und wann verfügbar ist, beschäftigt sein kann oder beschäftigt ist. Dadurch können Sie einfach Zeiten auswählen, zu denen alle Teilnehmer als grün erscheinen. Das bedeutet, dass sie für eine Besprechung verfügbar sind. Darüber hinaus wird FindTime die Verfügbarkeit über verschiedene Zeitzonen hinweg auflisten, solange sich die Teilnehmer in derselben Organisation befinden.
Im folgenden Screenshot sind beispielsweise alle erforderlichen Teilnehmer zwischen 08:30 und 09:30 Uhr verfügbar (alle sind grün). Um 8:00 Uhr ist einer der Teilnehmer möglicherweise beschäftigt (lila) und um 10:00 Uhr bin ich beschäftigt (rot). Als Organisator weiß ich also, dass ich in meiner Besprechungsabstimmung diese Stunden vorschlagen sollte: 08:30, 09:00 und 09:30.
Sie können die Ansicht auch nach Availability (Verfügbarkeit) sortieren (Zeiten, wenn alle frei sind, werden am Anfang der Liste angezeigt) oder auch nach Time (Uhrzeit) (Stunden werden chronologisch angezeigt). Verwenden Sie die Kalender- und Benutzersymbole auf der rechten Seite, um weitere Details anzuzeigen.
- Geben Sie im nächsten Schritt den Besprechungsort an. Wenn es sich um eine Online-Besprechung handelt und Ihre Organisation Microsoft Teams verwendet, können Sie das Kontrollkästchen Teams meeting (Teams-Besprechung) aktivieren. Werfen Sie den letzten Blick auf die Abstimmung und klicken Sie auf Add to email (Zu E-Mail), wenn sie fertig ist.
Hinweis: In diesem Schritt können Sie auch zusätzliche Abstimmungseinstellungen konfigurieren:
- Notify me about poll updates (Mich über Umfrage-Updates benachrichtigen) – wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn ein Teilnehmer abstimmt. Die Nachricht enthält den aktuellen Abstimmungsstatus und eine Option zum manuellen Planen des Meetings (z. B. wenn nicht alle Teilnehmer ihr bevorzugtes Zeitfenster ausgewählt haben oder die Mehrheit einer bestimmten Stunde zustimmt).
- Schedule when attendees reach consensus (Termin festsetzen, wenn Teilnehmer einen Konsens erreichen) – der Termin wird automatisch festgelegt, wenn alle erforderlichen Teilnehmer sich für eine bestimmte Zeitoption entscheiden. Bei Gleichstand zwischen zwei oder mehr Optionen wird die früheste Option festgesetzt. Wenn Sie diese Option deaktivieren, können Sie das Meeting manuell über das Dashboard für Terminplanungsumfragen / die entsprechende Abstimmungsseite planen. Hier können Sie auch die Details der Meeting-Einladung bearbeiten (z. B. den Meeting-Titel ändern, eine Beschreibung/Agenda angeben, Dokumente anhängen).
- Hold selected times on my calendar (Ausgewählte Zeiten in meinem Kalender reservieren) – für jede von Ihnen vorgeschlagene Zeitoption wird ein Termin mit Vorbehalt in Ihren Kalender eingetragen. Alle Reservierungen werden entfernt, sobald ein Termin festgesetzt oder die Abstimmung abgesagt wurde.
- Lock poll for attendees (Abstimmung für Teilnehmer sperren) – Teilnehmer können keine neuen Zeiten vorschlagen oder andere Teilnehmer bearbeiten.
- Email notifications in FindTime language (E-Mail-Benachrichtigungen in der “Uhrzeit finden”-Sprache) – entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen werden in der Sprache gesendet, die Sie in FindTime verwenden. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, werden die E-Mails in englischer Sprache gesendet.
- Require attendees to verify their identity (Von den Teilnehmern die Bestätigung ihrer Identität verlangen) – aktivieren Sie diese Option, um eine Authentifizierung zu erzwingen, die eine anonyme Abstimmung verhindert.
- Senden Sie die Abstimmung an die Teilnehmer, damit sie die passenden Zeiten auswählen können.
- Sobald alle eingeladenen Benutzer die Zeit ausgewählt haben, sendet das Add-In die Besprechungseinladungen in Ihrem Namen. Es sei denn, Sie deaktivieren die Standardoption zum Festsetzen von Terminen, wenn Teilnehmer einen Konsens erreichen. Gehen Sie in diesem Fall zum Dashboard für Terminplanungsumfragen / zur entsprechenden Abstimmungsseite, um das Meeting manuell einzurichten.
Hinweis: FindTime ist für Outlook 2019, 2016, 2013, Outlook im Web und Outlook for Mac verfügbar. Für die Ausführung des Add-Ins ist ein Office 365-Arbeits- oder Schulkonto erforderlich, jedoch nur, wenn Sie der Organisator der Besprechung sind. Personen, die keine Organisatoren sind, sondern nur die Besprechungsabstimmung erhalten, müssen kein Office 365-Abonnement oder FindTime-Add-In installiert haben.
Nutzen Sie FindTime mit Microsoft-Teams
Wenn Sie Microsoft Teams für Online-Besprechungen in Ihrer Organisation verwenden, können Sie FindTime ganz einfach beim Planen verwenden. Sie müssen nur das Kontrollkästchen Teams meeting (Teams-Besprechung) aktivieren, während Sie die FindTime-Abstimmung erstellen.
Sobald der optimale Termin ausgemacht wird, sendet das Add-In die Einladung mit einem Teams-Besprechungslink.
Das ist alles. Mit der zusätzlichen Zeit, die Sie gespart haben, können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Bereitstellung für alle Benutzer
Wenn Sie möchten, dass alle Benutzer in Ihrer Organisation dieses Add-In in Outlook haben, können Sie Ihren Office 365-Administrator anweisen, FindTime global in der Organisation auszuführen. Die Anleitung zur globalen Installation finden Sie hier.
Hinzufügen von E-Mail-Signaturen zu Terminplanungsumfragen
FindTime kann sehr hilfreich sein, wenn es darum geht, Meetings mit vielen Teilnehmern zu organisieren. Wenn Sie eine Terminplanungsumfrage hinzufügen, ist es aus mehreren Gründen wichtig, auch Ihre E-Mail-Signatur einzufügen.
- Professionelle E-Mail-Signaturen zeigen Ihre Aufmerksamkeit fürs Detail. Eine gut formatierte E-Mail-Signatur bietet Ihnen zusätzliche Marketingmöglichkeiten und hilft Ihnen, Ihre Marke aufzubauen.
- Aufgrund der zunehmenden Anzahl von Phishing-Versuchen werden viele Empfänger durch Links in Nachrichten alarmiert. Eine standardisierte und vollständig gebrandete E-Mail-Signatur erhöht die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachrichten.
- Wenn Ihre Kontaktdaten aktuell sind, können Ihre Empfänger andere Kanäle nutzen, um Sie zu kontaktieren, falls sie weitere Fragen zum Meeting haben.
Die einzige Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre Signaturen immer aktuell und gleichermaßen professionell sind, unabhängig von E-Mail-Clients und Geräten, von denen Ihre geschäftlichen E-Mails gesendet werden, ist die Verwendung eines Tools zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen.
Erfahren Sie mehr über die führenden E-Mail-Signaturmanager für Microsoft 365 und Exchange Server.
Hallo zusammen,
ich würde das Add Inn gerne aus dem Kalender meines Vorgesetzten nutzen, sprich nicht aus meinem eigenen. Das geht aber bisher nicht. Weiß da jemand eine Trick?
Hallo.
Ich möchte die Frage von Mare nochmals aufgreifen.
Wie kann jemand der an der Umfrage teilgenommen hat, die zugesagten Termine bei sich im Kalender eintragen lassen.
Derjenige der die Einladung sendet, kann dies in den Einstellungen tun.
Aber was ist mit der Person, die an der Umfrage teilnimmt? Ich würde gerne die Termine die ich bei Umfragen zugesagt habe unter Vorbehalt im Kalender haben
Gruß Sven
Hallo Sven,
Es sieht so aus, dass weder Findtime, noch sein Nachfolger über eine solche Funktion verfügen. Dies wurde ebenfalls in diesem Microsoft Community Thread bestätigt.
Grüße,
Tomek
Moin,
kann ich das FindTime-Add-In auch nutzen unter Microsoft Office 2019 VLSC? Läuft die Installation über ClickToRun, Windows Installer oder Microsoft Store? Auf der Herstellerseite wird leider nur rudimentär darüber berichtet…
Hallo,
Das stimmt, die Herstellerseiten geben leider keine ausreichenden Hinweise. Gemäß dieser Seite kann FindTime auf einem Microsoft 365 Apps for Business- oder Unternehmenskonto installiert werden, das Exchange Online enthält. Die App ist für Outlook für Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, Outlook im Web und Outlook for Mac verfügbar. Die Installation erfolgt im Outlook Desktop (Home > Get Add-ins), Outlook im Web (Neue Nachricht > Schaltfläche mit Auslassungspunkten (…) > Get Add-ins) oder über das Microsoft 365 Admin Center (organisationsweite Bereitstellung).
Grüße,
Tomek
Wie kann man die vorgeschlagenen Termine bei den Teilnehmern direkt als “Eventualtermin” eintragen lassen. Diese erscheinen immer nur bei “Organisator” im Kalender, nicht aber bei den Teilnehmern. Wenn die Teilnehmer nicht zeitnah zur Umfrage abstimmen, kommt es zu Terminüberschneidungen, die vorher noch als freie Termine angeboten wurden.
Hallo Tina,
Eine solche Funktion befindet sich in den Umfrageeinstellungen:
Hold selected times on my calendar: A tentative event is placed on your calendar for each time option you propose. All holds are removed when the meeting is scheduled or the poll is canceled.
Quelle: Microsoft-Dokumentation (EN/DE)
Grüße,
Tomek
Hallo, wie kann ich die Uhrzeit anpassen. Es werden mir nur volle oder halbe Stunden angezeigt. Also wie kann ich ein Meeting für 14:15 Uhr abfragen? Vielen Dank
Hallo Maren,
Es scheint, dass man mit FindTime beim Erstellen einer Umfrage keine benutzerdefinierten Zeiten auswählen kann, es sei denn, man hat eine Besprechungsdauer von 15 Minuten oder weniger festgelegt. Die einzige Problemumgehung besteht darin, auf die Abstimmungsseite der Besprechung zu gehen (der Link befindet sich in der Einladung) und die Schaltfläche Andere Zeit vorschlagen zu verwenden. Das Festlegen einer anderen Zeit löst eine Folge-E-Mail aus.
Wie setzt man den finalen Termin, wenn nur ein Teil der Adressaten antwortet, sich aber schon ein zu bevorzugender Termin abzeichnet? Über “Termin abbrechen” wird kein Termin angelegt, die ganze Planung wird abgebrochen.
Wenn die Meeting-Teilnehmer keinen Konsens erreichen, nicht alle auf die Umfrage antworten oder Sie einfach das Versenden der Meeting-Einladung erzwingen möchten, können Sie zum Dashboard von FindTime gehen (https://outlook.office365.com/findtime/dashboard). Mit dem Dashboard können Sie Ihre Meeting-Umfragen verwalten und Einladungen manuell versenden.