Wie plant man ein Meeting in Outlook mit Microsoft FindTime?

Einen Besprechungstermin zu finden, der allen Teilnehmern passt, ist keine leichte Aufgabe. Besonders wenn jeder von ihnen viele verschiedene Aufgaben am Arbeitsalltag hat. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Sie zu viel Zeit beim Planen eines Meetings verschwenden, ist wahrscheinlich FindTime, das Outlook-Add-In von Microsoft, die richtige Lösung für Sie. Es soll Ihnen dabei helfen, den optimalen Zeitpunkt für eine Besprechung mit allen eingeladenen Personen zu finden.

FindTime-Add-In für Outlook

Was ist FindTime?

FindTime ist ein Microsoft-Add-In, das Sie in Outlook installieren und anschließend zum Erstellen einer Besprechungsabstimmung verwenden. Somit können Sie die beste Zeit für eine Besprechung finden, sodass alle erforderlichen Personen daran teilnehmen können. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit und unnötiges E-Mail-Herumschicken.

Ein Termin, sie alle zu befriedigen

Das Ausmachen eines Termins kann frustrierend sein. Besonders, wenn Sie das Ganze für viele Personen mit unterschiedlichen Zeitplänen koordinieren müssen. Hatten Sie schon einmal die Chance ein Meetings-Organisator zu sein, wissen Sie genau, worüber die Rede ist. Sehen wir uns also an, wie Sie mit FindTime Ihre Besprechung erfolgreich planen können. Ohne Stress und Zeitverlust.

Hinweis: Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie das FindTime-Add-In in Ihrem Outlook installiert haben. Es gibt drei Download-Möglichkeiten: von der offiziellen FindTime-Website, direkt in Outlook über die Option Add-ins abrufen, oder von Microsoft AppSource. Erfahren Sie mehr über Ihre Optionen zur Installation.

Zur Sache. Um den Termin mit diesem Add-In zu finden, tun Sie Folgendes:

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook, fügen Sie Teilnehmer in den Feldern An und Cc hinzu und klicken Sie auf New Meeting Poll. New Meeting Poll
  2. Jetzt wird die FindTime-Abstimmung geöffnet. Wählen Sie die Besprechungsdauer, die Zeitzone, das Datum und die Zeit aus. Klicken Sie auf Weiter, wenn die Abstimmung fertig ist. FindTime: Uhrzeit auswählen
    Hinweis: Die Farben zeigen, ob jemand verfügbar ist, möglicherweise beschäftigt ist oder beschäftigt ist. Dadurch können Sie einfach Zeiten auswählen, zu denen alle Teilnehmer als grün erscheinen. Das bedeutet, dass sie für eine Besprechung verfügbar sind. FindTime: Teilnehmer-Status
    Im folgenden Screenshot sind beispielsweise alle erforderlichen Teilnehmer zwischen 17:00 und 18:00 Uhr verfügbar (alle sind grün). Deswegen werde ich in meiner Besprechungsabstimmung 17:00, 17:30 und 18:00 vorschlagen. FindTime-Status: Frei
    Sie können die Ansicht auch nach Verfügbarkeit sortieren (Zeiten, wenn alle frei sind, werden am Anfang der Liste angezeigt) und nach Uhrzeit (Stunden werden chronologisch angezeigt). Wenn Sie auf die Kalender- und Benutzersymbole rechts gehen, werden weitere Details ausgeblendet.
  3. Geben Sie im nächsten Schritt den Besprechungsort an. Wenn es sich um eine Online-Besprechung handelt und Ihre Organisation Microsoft-Teams verwendet, können Sie das Kontrollkästchen Teams-Besprechung aktivieren. Werfen Sie den letzten Blick auf die Abstimmung und klicken Sie auf Zu E-Mail, wenn sie fertig ist. FindTime: Teams-Besprechung
  4. Senden Sie die Abstimmung an die Teilnehmer, damit sie die passenden Zeiten auswählen können.FindTime: Einladung
  5. Sobald alle eingeladenen Benutzer die Zeit ausgewählt haben, sendet das Add-In die Besprechungseinladungen in Ihrem Namen.

Hinweis: FindTime ist für Outlook 2019, 2016, 2013, Outlook im Web und Outlook for Mac verfügbar. Für das Add-In muss ein Office 365-Arbeits- oder Schulkonto ausgeführt werden, jedoch nur, wenn Sie der Organisator der Besprechung sind. Benutzer, die keine Organisatoren sind, sondern nur die Meeting-Abstimmung erhalten, müssen kein Office 365-Abonnement oder FindTime-Add-In installiert haben.

Nutzen Sie FindTime mit Microsoft-Teams

Wenn Sie Microsoft Teams für Online-Besprechungen in Ihrer Organisation verwenden, können Sie FindTime ganz einfach beim Planen verwenden. Sie müssen nur das Kontrollkästchen Teams-Besprechung aktivieren, während Sie die FindTime-Abstimmung erstellen.

FindTime: Teams-Besprechung

Sobald der optimale Termin ausgemacht wird, sendet das Add-In die Einladung mit einem Teams-Besprechungslink.

Das ist alles. Mit der zusätzlichen Zeit, die Sie gespart haben, können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Bereitstellung für alle Benutzer

Wenn Sie möchten, dass alle Benutzer in Ihrer Organisation dieses Add-In in Outlook haben, können Sie Ihren Office 365-Administrator anweisen, FindTime global in der Organisation auszuführen. Die Anleitung zur globalen Installation finden Sie hier.

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