Wie sichert man SharePoint Online und One Drive for Business?

SharePoint Online und OneDrive for Business gehören zu den am häufigsten genutzten Speicherorten für Unternehmensdaten. Prozeduren, unterschiedliche Vorlagen, Dokumente in Bearbeitung, Runbooks – dies sind nur einige Beispiele dafür, welche Art von Dokumenten in SharePoint Online und OneDrive for Business enthalten sind. Diese Dokumente werden häufig als geschäftskritisch gekennzeichnet, was bedeutet, dass deren Schutz vor versehentlicher (oder absichtlicher) Löschung eine große Sache ist. Hier kommt Backup ins Spiel. Lesen Sie weiter, wenn Sie mehr über das Sichern von SharePoint Online und OneDrive for Business erfahren möchten.

Noch nicht vertraut mit den Lösungen von CodeTwo? Erfahren Sie mehr über CodeTwo Backup for Office 365 und testen Sie das Programm kostenlos

Warum ist ein Backup erforderlich?

Office 365 ändert zusammen mit SharePoint Online und OneDrive for Business die Art und Weise der Datenspeicherung. Aufgrund der hohen Verfügbarkeit und der hervorragenden Sicherheit der Microsoft Cloud kann man den falschen Eindruck bekommen, dass Backups der Vergangenheit angehören. Die Wahrheit ist, dass für alle Unternehmen, die Wert auf ihre Daten legen, Backup immer noch ein Muss ist.

In diesem Artikel (auf Englisch) finden Sie einige Informationen über die Notwendigkeit des Backups. Obwohl es sich hauptsächlich um Postfachdaten handelt, gelten sie auch für SharePoint und OneDrive for Business.

Bei der Entscheidung, ob in Ihrem Unternehmen eine Datensicherung erforderlich ist, gibt es zwei Fragen, die Sie beantworten müssen:

Können Sie es sich leisten, in Zeiten strenger Datenschutzbestimmungen kein zuverlässiges Backup zu haben?
Können Sie Ihre gesamten Daten vollständig an Dritte weitergeben?

Native Option

Beachten Sie zunächst, dass weder für Office 365 noch für SharePoint eine native Sicherungsoption verfügbar ist. Obwohl Backup selbst nicht verfügbar ist, gibt es zwei Alternativen – Aufbewahrungsrichtlinie und Litigation Hold. Dank denen können Sie wichtige Dokumente vor dem Löschen schützen und sichern.

Mit der Aufbewahrungsrichtlinie können bestimmte Elemente beibehalten oder automatisch gelöscht werden. Sie kann auf globaler Ebene angewendet werden (z. B. für das gesamte Exchange Online, SharePoint Online) oder auch für ausgewählte Seiten. Eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellt Aufbewahrungsbibliotheken (engl. Preservation Hold Libraries), in denen gelöschte Inhalte für die angegebene Zeitdauer aufbewahrt werden.

Das Litigation Hold ist Bestandteil des nativen eDiscovery-Tools von Office 365. Sein Hauptzweck ist es, spezifische Inhalte für eventuelle Rechtsstreitigkeiten zu behalten. Und da es Elemente vor dem Löschen schützt, wird es auch als Backup-Alternative verwendet.

Einen detaillierten Vergleich zwischen Aufbewahrungsrichtlinie und Litigation Hold finden Sie in diesem Artikel (auf Englisch).

Das Fazit lautet: Obwohl Aufbewahrungsrichtlinien und Litigation Holds häufig als Ersatz für das Backup verwendet werden, gibt es einige Unterschiede. Diese können sich bei einem tatsächlichen Vorfall als entscheidend erweisen.

Einschränkungen der nativen Option

Die nativen Optionen sind sehr zuverlässig und hilfreich, insbesondere im Hinblick auf eDiscovery. Sie sind jedoch nicht perfekt für Sicherungszwecke. Hier ist warum:

Das Litigation Hold ist nicht dazu bestimmt, den gesicherten Inhalt wiederherzustellen.
Litigation Holds und Aufbewahrungsrichtlinien vergrößern die Größe eines Office-365-Tenants erheblich. Im Falle einer unbegrenzten globalen Aufbewahrungsrichtlinie gibt es keine Möglichkeit, Inhalte granular zu löschen.
Beide native Alternativen zum Backup speichern den Inhalt am selben physischen Ort. Dies widerspricht den guten Backup-Praktiken.
Sie sind von Microsoft-Diensten abhängig. Dadurch entsteht nicht nur ein potenzielles Risiko der Nichtverfügbarkeit. Man muss auch beachten, dass Security and Compliance Center ist einer der am schnellsten wechselnden Dienste in einem Office 365-Tenant. Jede Änderung generiert auch ein Risiko.
Aufbewahrungsbibliotheken (ein Ort, an dem der gelöschte SharePoint-Inhalt gespeichert wird) sind nur für Administratoren der Websitesammlung sichtbar.
Der Hauptzweck des Litigation Holds besteht darin, Inhalte im Falle von Rechtsstreitigkeiten auffindbar zu machen. Eine falsche Verwendung kann dazu führen, dass alle Inhalte auffindbar werden, was zu zusätzlichen Risiken führt.
Vergessen Sie nicht, dass Sie mindestens eine E3-Subskription für die genannten Funktionen benötigen.

Lösung

Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung, mit der Sie SharePoint Online und OneDrive for Business sowie andere Postfachdaten in Exchange Online sichern können, nämlich CodeTwo Backup for Office 365.

CodeTwo Backup for Office 365 ist ein Tool, mit dem Sie SharePoint Online-, OneDrive for Business- und Exchange Online-Daten sichern und schnell wiederherstellen können. Mit dieser Software können Sie eine kontinuierliche inkrementelle Sicherung Ihrer Daten auf einem lokalen Speicher oder auf einer in Azure befindlichen VM erstellen. Bei unerwartetem Datenschaden, Datenverlust oder Nichtverfügbarkeit können Sie jederzeit auf alle gesicherten Inhalte zugreifen. Stellen Sie die Daten granular an ihrem ursprünglichen Ort oder sogar an einen anderen Tenant wieder her.

Es wird hoch empfohlen, wenn Sie Wert auf Datenvertraulichkeit und Sicherheit legen.