Wie verwaltet man automatische Antworten für pensionierte oder entlassene Mitarbeiter?

Es kann manchmal zu Situationen kommen, wo jemand intern oder von außerhalb Ihrer Organisation es versucht, Kontakt mit einer Person aufzunehmen, die nicht mehr in Ihrem Unternehmen vorhanden ist. In diesem Fall soll Ihr Exchange Server einen Unzustellbarkeitsbericht (NDR, Non-Delivery Report) an den ursprünglichen Absender schicken. Dies ist aber vielleicht nicht die beste Weise, auf die man mit automatischen Antworten von ehemaligen Mitarbeitern umgehen soll.

Weil die Möglichkeiten hier durch das Exchange-Standardverhalten eingeschränkt sind, müssen Sie prüfen, welches Szenario Sie betrifft, da dies die Lösung bestimmt. Und die Szenarien sind:

1. Jemand versucht, einen Mitarbeiter zu kontaktieren, dessen Active-Directory-Konto noch in Ihrem Active Directory vorhanden ist (auch wenn es deaktiviert ist).
2. Jemand versucht, einen Mitarbeiter zu kontaktieren, dessen Active-Directory-Konto aus Ihrem Active Directory entfernt wurde oder nie existiert hat.

Wenn das Active-Directory-Konto eines ehemaligen Mitarbeiters noch vorhanden ist

Wenn Sie über ein relevantes Active-Directory-Objekt verfügen, können Sie eine Regel im Programm wie CodeTwo Exchange Rules Pro konfigurieren, um E-Mails zu verwalten, die an dieses Konto gesendet werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass das Objekt des Benutzers in Active Directory deaktiviert ist und die Anmeldung für den Benutzer nicht mehr möglich ist. In diesem Szenario konfigurieren Sie die Software so, dass jede Nachricht, die an einen Mitarbeiter mit einem deaktivierten AD-Konto gesendet wird, eine automatische Antwort generiert, die Nachricht an eine andere E-Mail-Adresse weiterleitet und schließlich die Zustellung der Nachricht an den ursprünglichen Empfänger blockiert (denjenigen, der in AD deaktiviert ist).

Wichtig: Die folgende Anweisung funktioniert, wenn das Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters nicht deaktiviert oder entfernt ist, auch wenn das AD-Konto deaktiviert ist. Das AD-Konto und das damit verbundene Postfach sind verschiedene Aspekte des Systems und bringen unterschiedliche Ergebnisse hervor.

Einrichten automatischer Antworten für AD-deaktivierte Benutzer

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine automatische Antwort in CodeTwo Exchange Rules Pro für deaktivierte Empfänger einzurichten:

1. Öffnen Sie das Programm, erstellen Sie eine neue Regel und geben Sie ihr einen Namen.
2. Im Tab Conditions wählen Sie Recipient is disabled in AD. Diese Bedingung bewirkt, dass die Regel nur für Personen ausgeführt wird, deren Konten nicht mehr aktiv sind. Wenn Sie den Umfang für einige Gruppen einschränken wollen, können Sie eine weitere Bedingung mit Recipient belongs to AD group hinzufügen.
3. Im Tab Actions: 
   1. Fügen Sie die Aktion Auto respond hinzu, damit der Absender beim Senden von E-Mails an einen ehemaligen Mitarbeiter eine benutzerfreundliche HTML-Nachricht und keinen NDR erhält. Verwenden Sie den Editor, um die automatische Antwort zu erstellen.
   2. (Optional) Fügen Sie die Aktion Forward message hinzu, damit Sie E-Mails, die an den pensionierten Mitarbeiter gesendet werden, an eine andere E-Mail-Adresse in Ihrem Unternehmen weiterleiten können.
   3. (Optional) Fügen Sie die Aktion Block message hinzu, um Nachrichten zu blockieren, die an einen ehemaligen Mitarbeiter gesendet werden, sodass sie den Empfänger nie erreichen. Wenn der ursprüngliche Empfänger nach dem Verlassen Ihres Unternehmens keine Nachrichten erhalten soll, können Sie alle Nachrichten blockieren, anstatt dessen Postfach zu deaktivieren. Beachten Sie, dass diese Aktion die letzte auf der Liste der Aktionen sein muss. Andernfalls wird die Nachricht blockiert und es werden keine weiteren Aktionen ausgeführt.
4. Im Tab Options setzen Sie die Regel auf If this rule is applied> stop processing next rules
5. Dies ist ein Beispiel für eine einfache automatische Antwort (sie sieht dennoch benutzerfreundlicher aus als die NDR-Nachricht): 

Wenn ein Active-Directory-Konto nicht mehr existiert oder nie existiert hat

Wenn das AD-Konto und das Postfach des Benutzers nicht mehr vorhanden sind, können Sie das Konto und das Postfach neu erstellen und die Schritte im obigen Abschnitt (wenn ein AD-Konto vorhanden ist) ausführen. Wenn Sie jedoch mit Hunderten solcher Benutzer zu tun haben, kann die Wiederherstellung gelöschter Konten mühsam sein.

Es gibt auch Situationen, in denen einige Personen E-Mails aus irgendeinem Grund an E-Mail-Adressen senden, die es in Ihrem Unternehmen überhaupt nie gegeben hat. In diesem Fall können Sie ein falsches deaktiviertes AD-Konto und ein aktives Postfach erstellen, zu dem Sie alle problematischen Adressen als Aliasse hinzufügen. Anschließend können Sie CodeTwo Exchange Rules Pro so konfigurieren, dass die automatischen Antworten via dieses neue Postfach gesendet werden.

Hinweis: Um ein neues Postfach zu erstellen und Aliasse hinzuzufügen, können Sie entweder das Exchange Admin Center oder die Exchange Management Shell verwenden.

Einrichten automatischer Antworten für neue Postfächer

Nachdem Sie ein neues Postfach erstellt und E-Mail-Adressen entlassener Mitarbeiter als Aliasse hinzugefügt haben, können Sie die Software konfigurieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die automatischen Antworten für die an diese E-Mail-Adresse gesendeten Nachrichten zu verwalten:

1. Im Tab Conditions wählen Sie Recipient is AD user <user>. Der Teil <user> ist das neu erstellte Postfach mit dem Alias. 
2. Im Tab Actions:
   1. Stellen Sie die Aktion Auto respond für alle entlassene oder pensionierte Mitarbeiter ein – dadurch erhalten alle Absender, die E-Mails an ehemalige Benutzer senden, eine HTML-Nachricht statt einen NDR. Und weil der für diese Regel verwendete AD-Benutzer ein allgemeines Konto für alle E-Mail-Adressen ehemaliger Mitarbeiter ist, dürfen Sie beim Erstellen der automatischen Antwortvorlage keine Platzhalter verwenden.
   2. Stellen Sie die Aktion Forward ein, um alle E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn der ursprüngliche Empfänger keine Nachrichten mehr erhalten soll, möchten Sie möglicherweise seine E-Mails an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten.
   3. (Optional) Stellen Sie die Aktion Block message ein, um zu verhindern, dass E-Mails den Empfänger erreichen. Wenn der ursprüngliche Empfänger nach dem Verlassen des Unternehmens keine E-Mails erhalten soll, können Sie diese Aktion statt der Deaktivierung des Postfachs benutzen. Wenn Sie diese Option zusammen mit anderen Aktionen verwenden, stellen Sie sicher, dass sie als letzte Aktion auf der Liste steht. Andernfalls werden alle folgenden Aktionen nicht wirksam.
3. Im Tab Options wählen Sie If this rule is applied> stop processing next rules.

Hinweis: Die Anwendung kann keine Nachrichten abfangen, die an Postfächer (E-Mail-Adressen) von Active-Directory-Konten gesendet werden, die in Ihrer Organisation nicht vorhanden sind.

Lesen Sie auch:

• Wie archiviert man die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter in Office 365?
• Autoresponder in Microsoft Exchange Server 2007, 2010 und 2013