Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Microsoft 365 (Office 365)

[Update]: Dieser Beitrag wurde zuletzt am 18. Juni 2024 aktualisiert, um die neuesten Entwicklungen in der Benutzeroberfläche des Microsoft Defender XDR (Microsoft 365 Defender)-Portals widerzuspiegeln.

Obwohl Postfachdaten in Microsoft 365 relativ sicher sind, bedeutet dies nicht, dass sie vor dem Löschen geschützt sind. Benutzer können ihre E-Mails entweder zufällig oder absichtlich aus den Ordnern Inbox (Posteingang) und Deleted Items (Gelöschte Elemente) entfernen oder sogar aus dem Ordner Recoverable Items (Wiederherstellbare Elemente) endgültig löschen. Darüber hinaus kann es Aufbewahrungsrichtlinien geben, die nur zum Löschen bestimmter E-Mails aus den Postfächern dienen. Glücklicherweise bietet Ihnen Microsoft 365 einen Plan B, falls Sie gelöschte E-Mails wiederherstellen müssen. Dieser Plan funktioniert allerdings nur, wenn der Zeitspanne zwischen der Löschung und Wiederherstellung nicht zu groß ist.

Welche Möglichkeiten haben Sie also, wenn ein Benutzer zu Ihnen kommt, um Hilfe bei der Wiederherstellung gelöschter E-Mails in Microsoft 365 anzufordern?

Native Optionen zum Wiederherstellen gelöschter Elemente in Microsoft 365

In Microsoft 365 gibt es zwei Möglichkeiten, eine gelöschte E-Mail wiederherzustellen. Die erste betrifft Benutzer, die gelöschte E-Mails mit Hilfe integrierter Wiederherstellungsoptionen selbst retten können. Die zweite erfordert die Hilfe von einem Administrator, der mit eDiscovery nach einer gelöschten E-Mail suchen kann. Nachfolgend finden Sie Anweisungen, wie man in beiden Fällen vorgeht.

• Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Microsoft 365 – Benutzeranweisung
• Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Microsoft 365 – Administratoranweisung

Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Microsoft 365 – Benutzeranweisung

In vielen Fällen können Benutzer eine gelöschte E-Mail in ihrem Microsoft 365-Konto selbst wiederherstellen. Sobald ein Benutzer festgestellt hat, dass er versehentlich eine E-Mail gelöscht hat, kann er sie direkt aus dem Ordner Deleted Items (Gelöschte Elemente) wiederherstellen. Wurde die E-Mail dauerhaft gelöscht (mit einer Umschalt + Entf-Tastenkombination) oder von einem Benutzer bzw. einer Aufbewahrungsrichtlinie aus dem Ordner Deleted Items entfernt, muss sie aus dem Ordner Recoverable Items (Wiederherstellbare Elemente) wiederhergestellt werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um gelöschte Elemente aus den Ordnern Deleted Items oder Recoverable Items wiederherzustellen:

Methode 1: Wiederherstellen von E-Mails aus dem Ordner Deleted Items:

1. Melden Sie sich bei Outlook im Web an.
2. Wechseln Sie im linken Ordnerbereich zum Ordner Deleted Items, und klicken Sie darauf.
3. Im Ordner Deleted Items suchen Sie die wiederherzustellende Nachricht und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Verwenden Sie in dem sich öffnenden Fenster die Optionen Restore (Wiederherstellen) oder Move (Verschieben), um ein gelöschtes Element wiederherzustellen.
4. Jetzt sollte die gelöschte E-Mail wieder in Ihren Posteingang verschoben werden.

Was passiert aber, wenn die gelöschte E-Mail nicht mehr im Ordner Deleted Items vorhanden ist? In diesem Fall suchen Sie im Ordner Recoverable Items danach. Sie erreichen ihn, indem Sie auf die Schaltfläche Recover items deleted from this folder (Elemente wiederherstellen, die aus diesem Ordner gelöscht wurden) klicken.

Methode 2: Wiederherstellen von Elementen aus dem Ordner Recoverable Items:

1. Öffnen Sie in Outlook im Web den Ordner Deleted Items und klicken Sie auf den Link Recover items deleted from this folder.
2. In dem Fenster Recoverable Items suchen Sie nach der wiederherzustellenden E-Mail, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Restore. Wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig wiederherstellen müssen, können Sie sie mit dem Klick auf dem Kontrollkästchen neben jeder E-Mail auswählen.
3. Alle ausgewählten E-Mails sollten im Ordner Inbox angezeigt werden.

Es kann auch vorkommen, dass ein Benutzer eine gelöschte E-Mail nicht in seinem Microsoft 365-Postfach finden kann. In solchem Fall ist möglicherweise ein Eingriff des Administrators erforderlich.

Wiederherstellen von gelöschten Elementen in Microsoft 365 – Administratoranweisung

Wenn ein Benutzer nicht in der Lage war, gelöschte E-Mails aus seinem Microsoft 365-Postfach wiederherzustellen, können Sie dies direkt in Exchange Online mit eDiscovery durchführen (Sie müssen globaler Administrator in Microsoft 365 sein, um fortzufahren). Befolgen Sie die folgenden Schritte, um gelöschte E-Mails wiederherzustellen:

Wichtig: Die Wiederherstellung von E-Mails ist nur möglich, wenn sie nicht aus dem Postfach des Benutzers endgültig gelöscht wurden. Mit anderen Worten, Sie können die gelöschten E-Mails wiederherstellen, wenn sie im Ordner Recoverable Items noch verfügbar sind. Ist dies nicht der Fall, können Sie die E-Mails möglicherweise nicht wiederherstellen. Funktionen wie die Aufbewahrung für juristische Zwecke können die dauerhafte Löschung von Elementen verhindern.

1. Melden Sie sich beim Microsoft Defender XDR-Portal an.
2. Gehen Sie zu System > Permissions (Berechtigungen) und klicken Sie unter Email & collaboration roles (Rollen für E-Mails und Zusammenarbeit) auf Roles (Rollen). Es wird eine Liste aller verfügbaren Rollengruppen angezeigt. Wählen Sie die Rollengruppe eDiscovery Manager aus.a. Klicken Sie in dem sich öffnenden Bereich auf Edit (Bearbeiten), um den eDiscovery Manager-Assistenten zu starten. Klicken Sie auf Next (Weiter), um zum Schritt Manage eDiscovery Administrator (eDiscovery-Administrator verwalten) zu gelangen und dort Ihr Konto hinzuzufügen.b. Schließen Sie den Assistenten ab, danach melden Sie sich ab und wieder an. Nach dem erneuten Anmelden bei Microsoft 365 werden die Änderungen wirksam.
3. Nachdem Sie Ihrem Konto die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen haben, melden Sie sich beim Microsoft Purview Complianceportal an, gehen Sie zu Content search (Inhaltssuche) und klicken Sie auf die Schaltfläche New search (Neue Suche).
   
4. Benennen Sie Ihre Suche und gehen Sie zu Locations (Speicherorte). Wählen Sie mit dem entsprechenden Kippschalter Speicherorte (z. B. Exchange-Postfächer) für die Suche aus. Sobald Sie einen Speicherort ausgewählt haben, können Sie Ihre Suche auf bestimmte Gruppen, Benutzer usw. eingrenzen.
   
5. Gehen Sie als Nächstes zum Schritt Conditions (Bedingungen) des Assistenten. Hier können Sie die Suchergebnisse noch weiter verfeinern, indem Sie beispielsweise die Abfragesprache festlegen, Schlüsselwörter eingeben oder über die Schaltfläche Add condition (Bedingung hinzufügen) bestimmte Bedingungen hinzufügen (z. B. Datum, Empfänger, Art der Nachricht usw.).
   
6. Überprüfen Sie Ihre Sucheinstellungen und klicken Sie auf Submit (Absenden) und Done (Fertig), um die Suche zum Tab Search (Suchen) hinzuzufügen und sofort auszuführen.
7. Sie können den Status Ihrer Suche überprüfen, indem Sie darauf klicken. Sobald die Suche abgeschlossen ist, klicken Sie erneut darauf, klicken Sie auf die Schaltfläche Actions (Aktionen) im Tab Summary (Zusammenfassung) und wählen Sie dann die Option Export results (Ergebnisse exportieren).
   
8. Belassen Sie die Standardoptionen wie sie sind und klicken Sie auf Export (Exportieren).
   
9. Suchen Sie im Tab Export (Exportieren) das neu erstellte Exportelement, klicken Sie darauf und wählen Sie Download results (Ergebnisse herunterladen) an.
   
10. Sobald alles zum Herunterladen bereit ist, können Sie das eDiscovery Export Tool starten. Hier müssen Sie den Exportschlüssel einfügen (verwenden Sie die Schaltfläche Copy to clipboard (In Zwischenablage kopieren), um ihn abzurufen) und den Speicherort zum Herunterladen von PST-Dateien auswählen.
    
11. Nachdem Sie den Speicherort für die PST-Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Start, um die Datei auf Ihren Computer herunterzuladen.
12. Jetzt können Sie die wiederhergestellten E-Mails aus der PST-Datei im Postfach des Benutzers öffnen. Um diesen Schritt abzuschließen, können Sie entweder dem Benutzer den Vorgang erklären oder die Datei selbst importieren. Um fortfahren zu können, benötigen Sie eine Desktop-Version von Outlook, da Outlook im Web (OWA) keine PST-Dateien unterstützt. Öffnen Sie Ihr Outlook und gehen Sie zum Tab File. Klicken Sie dann auf Open & Export>Open Outlook Data File. 
13. Suchen Sie im Dateiauswahlfenster nach der PST-Datei, die wiederhergestellte E-Mails enthält. Wählen Sie sie aus und bestätigen Sie mit OK. 
14. Jetzt sollten Sie einen neuen Ordnerbaum in Ihrem Outlook sehen. Erweitern Sie diese neue PST-Datei mit dem Pfeil und klicken Sie auf den Ordner, aus dem Sie E-Mails wiederherstellen möchten. In meinem Beispiel ist das die Inbox. 
15. Um die ausgewählte E-Mail wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und dann auf Move>Other folder… 
16. Wählen Sie den Ordner und klicken Sie auf OK. 
17. Die gelöschte E-Mail sollte wieder in Ihrem persönlichen Outlook-Ordner angezeigt werden. 

Einschränkungen/Schwächen von nativen Lösungen

Native Optionen sind zwar hilfreich, jedoch weisen einige Einschränkungen auf, die Sie beim Verwalten gelöschter Daten möglicherweise als unpraktisch empfinden. Werfen Sie einen Blick auf die folgende Liste, um mehr zu erfahren:

• Wenn ein Ordner aus Deleted Items gelöscht wurde, können Sie nur einzelne Elemente wiederherstellen, die im Ordner enthalten sind, und nicht den Ordner selbst. Das bedeutet, dass E-Mails im Posteingang und nicht im ursprünglichen Ordner wiederhergestellt werden.
• Dauerhaft gelöschte E-Mails können innerhalb von 14 Tagen (standardmäßig) oder 30 Tagen (Option für Exchange Online-Postfächer – Sie müssen daran denken, die 30-tägige Aufbewahrungsfrist zuerst einzustellen) aus dem Ordner Recoverable Items wiederhergestellt werden. Nach dieser Zeit sind die E-Mails nicht mehr wiederherstellbar.
• E-Mails, die aus dem Ordner Recoverable Items endgültig gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.
• Um die Aufbewahrungsfrist auf mehr als 30 Tage zu verlängern, müssen Sie ein Postfach auf das In-Place Hold oder das Litigation Hold setzen.
• Das In-Place Hold ist eine Premium-Funktion, für die eine Exchange Online Plan 2-Lizenz oder Exchange Online-Archivierungslizenz erforderlich ist.
• Gelöschte E-Mails, die von eDiscovery gefunden wurden, werden nicht direkt an dem ursprünglichen Speicherort wiederhergestellt. Sie müssen sie zuerst in eine PST-Datei exportieren und dann in das Postfach des Benutzers importieren (oder einen Benutzer bitten, dies selbst zu tun).
• Wiederhergestellte E-Mails, die über eine PST-Datei importiert wurden, werden nicht direkt in ihre ursprünglichen Ordner importiert, sondern müssen manuell in die entsprechenden Ordner verschoben werden.
• Um gelöschte E-Mails mithilfe einer PST-Datei wiederherzustellen, müssen Sie eine Desktopversion von Outlook verwenden (Outlook im Web öffnet keine PST-Dateien).
• Um gelöschte E-Mails im Ordner Recovery Items anzuzeigen, müssen Sie die eDiscovery-Ergebnisse in ein Discovery-Postfach kopieren.
• Der Vorgang kann als zeitaufwendig angesehen werden.

E-Mail-Wiederherstellung mit einem Drittanbieter-Tool – CodeTwo Backup for Office 365

Wenn die nativen Lösungen nicht genau Ihren Anforderungen entsprechen, müssen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Backup for Office 365 verwenden. Die Anwendung überwindet native Einschränkungen und dient zur Vereinfachung und Beschleunigung des E-Mail-Wiederherstellungsprozesses.

Im Folgenden habe ich einige der Vorteile von CodeTwo Backup for Office 365 aufgeführt, die bei der Überwindung von nativen Einschränkungen hilfreich sind:

• Offline-Zugriff auf gelöschte Elemente.
• Selbst wenn eine E-Mail dauerhaft aus einem Postfach gelöscht wurde, kann sie dennoch aus der Offline-Backup-Kopie wiederhergestellt werden.
• Wenn ein Benutzer einen gesamten Ordner gelöscht hat, können Sie ihn mit allen darin enthaltenen E-Mails wiederherstellen.
• Gelöschte E-Mails können von der Programmkonsole direkt in die Benutzerpostfächer wiederhergestellt werden. Es ist nicht erforderlich, Suchergebnisse in eine PST-Datei zu exportieren und sie dann über Outlook in ein Postfach zu importieren.
• Vor der Wiederherstellung können Sie eine Vorschau der E-Mail-Inhalte anzeigen.

Wiederherstellen von E-Mails mit CodeTwo Backup for Office 365

Um gelöschte E-Mails mithilfe von CodeTwo Backup wiederherzustellen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie eine Backup-Kopie Ihrer E-Mails erstellt haben. Gesicherte E-Mails werden auf Ihrem lokalen Laufwerk gespeichert, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können, auch wenn Sie offline sind. Jedes Mal, wenn ein Benutzer versehentlich oder absichtlich eine E-Mail löscht, können Sie die Backup-Kopien durchsuchen und fehlende E-Mails sofort wiederherstellen.

Also wie stellt man die gelöschten E-Mails in Microsoft 365 mit CodeTwo Backup wieder her? Erfahren Sie mehr in den folgenden Anweisungen.

Hinweis: Ich habe bereits Backup-Kopien meiner E-Mails mit CodeTwo Backup erstellt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie das getan wird.

1. Um einen Restore-Job zu starten, öffnen Sie die CodeTwo Backup-Konsole und wählen Sie den Tab Backups. 
2. Wählen Sie im Tab Backups einen Speicher aus, der das zu durchsuchende Postfach enthält.
3. Sobald Sie den Speicher ausgewählt haben, sollten Sie eine Liste der in diesem Speicher verfügbaren Postfächer sehen. Sie werden auf der linken Seite der Konsole angezeigt. 
4. Suchen Sie das Postfach, das Sie durchsuchen möchten, und klicken Sie auf das Plussymbol daneben, um den Ordnerbaum zu erweitern. Wählen Sie dann Inbox, um die Liste der E-Mails anzuzeigen. Hinweis: Wenn Sie im mittleren Bereich auf eine bestimmte E-Mail klicken, wird deren Vorschau im rechten Fensterbereich angezeigt. 
5. Um die E-Mails zu durchsuchen, können Sie auch eine integrierte Suchmaschine verwenden. Es stehen Ihnen verschiedene Kriterien zur Auswahl. 
6. Wenn Sie die wiederherzustellenden E-Mails gefunden haben, können Sie sie im rechten Bereich in der Vorschau anzeigen. Außerdem können Sie den Zeitpunkt überprüfen, an dem die E-Mail erstellt, geändert oder gelöscht wurde. Wenn ein Benutzer eine E-Mail entfernt hat, wird ihre entfernte Version in der Versionsliste als Deleted on angezeigt. Hinweis: Die Deleted on-Version zeigt nur an, dass eine E-Mail entfernt wurde. Um die gelöschte E-Mail wiederherzustellen, wählen Sie die Created on– oder Modified on-Version aus. 
7. Um die ausgewählte E-Mail wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Restore selected items. Hinweis: Sie können mehrere E-Mails auswählen, die gleichzeitig wiederhergestellt werden sollen, indem Sie beim Auswählen bestimmter E-Mails die Strg oder Umschalttaste auf Ihrer Tastatur drücken. 
8. Jetzt wird der Assistent Create restore items job geöffnet. Geben Sie im ersten Schritt einen Namen für den Restore-Job an. Dann klicken Sie auf Next. 
9. Im Bereich Source data können Sie Details zu ausgewählten E-Mails nochmals prüfen.
   
10. Jetzt bestimmen Sie den Zielspeicherort für E-Mails, die Sie wiederherstellen möchten. Verwenden Sie die Schaltfläche Manage, um eine Serververbindung auszuwählen. Entscheiden Sie dann, ob die E-Mails am ursprünglichen Speicherort oder an einem alternativen Speicherort wiederhergestellt werden sollen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Next. 
11. Passen Sie jetzt die Wiederherstellungsoptionen an Ihre Bedürfnisse an. Anschließend klicken Sie auf Next. 
12. Im Abschnitt Job summary können Sie die Details des bereits erstellten Restore-Jobs überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf Finish. 
13. Der Job wird nicht automatisch gestartet, daher werden Sie gefragt, ob Sie den Job jetzt starten möchten. Wählen Sie Yes, um den Restore-Prozess anzufangen (oder No, wenn Sie diesen Job später starten möchten – Sie können dies über den Tab Jobs tun). 
14. Um den Fortschritt des Restore-Jobs zu überwachen, wechseln Sie zum Tab Jobs, finden Sie Ihren Restore-Job und klicken Sie darauf. Alle Details zu diesem Prozess werden im unteren Bereich angezeigt. 
15. Sobald der Job beendet ist, greifen Sie auf das Postfach zu, um die wiederhergestellten E-Mails anzuzeigen.

Und das ist alles! Der Prozess ist sehr einfach und benötigt nicht viel Zeit. Somit können Sie sich die ganze PST-Spielerei ersparen, und was noch ansprechender ist, es besteht keine Notwendigkeit, die Endbenutzer in den Prozess einzubeziehen. Der gesamte Wiederherstellungsprozess kann mit nur wenigen Klicks von einem Ort aus durchgeführt werden.

Lesen Sie auch:

• Offline-Backup- und Restore-Lösung für Office 365-Postfächer
• Erfahren sie mehr über CodeTwo Backup for Office 365
• Backup von SharePoint Online und OneDrive for Business