Zentral verwaltete E-Mail-Signaturen und Disclaimer in E-Mails, gesendet von Google Apps for Business

Als Administrator eines Accounts auf Google Apps for Business werden Sie bereits festgestellt haben, dass die Möglichkeit, Signaturen für Gmail-Anwender zu erstellen, eindeutig zu kurz kommt.

Für einen eingeloggten Anwender ist es zwar kein Problem, auf die Schnelle eine Signatur für sein Account zusammenzuschustern. Schwierig wird‘s jedoch, wenn eine zentral gesteuerte, standardisierte Signatur oder ein Disclaimer erstellt werden sollen: ob firmenweit oder abteilungsspezifisch, Google Apps bietet hierzu keine Unterstützung.

Und, auch wenn es sich übertrieben anhören mag, mit Fußnoten ist nicht zu spaßen! Mit fehlerhaften bzw. fehlenden Pflichtangaben in einer ausgehenden Firmenmail kann man sich nämlich mächtig Ärger einhandeln.

Hinzu kommt noch der ästhetische Aspekt – eine standardisierte Signatur mit attraktivem Design sorgt für einen besseren Wiedererkennungswert Ihrer Marke, als wenn man den Anwender „machen lässt“.

Google Apps Signaturen zentral verwalten

Mit CodeTwo Email Signatures entwerfen Sie in Nullkommanichts ein auf Active Directory basierendes Template, das für alle Gmail-Anwender in Ihrer Firma angewandt werden kann. Sie benötigen keine HTML-Kenntnisse, weil das Programm ähnlich aufgebaut ist wie ein gewöhnliches Textverarbeitungsprogramm.

Die Anwendung installieren Sie einfach auf einem Computer innerhalb Ihrer Domäne (es muss nicht der Server sein).

1. Starten Sie das Programm und klicken auf den Button Add. Bestimmen Sie die Policy, die angewandt werden soll: zur Verfügung stehen Ihnen Policies für Outlook, OWA, Office 365 und Google Apps.

2. Nachdem Sie Google Apps ausgewählt haben, klicken Sie auf Edit und entscheiden Sie, für welche Ihrer Anwender die Policy gelten soll.

3. Entwerfen Sie Ihr Signatur-Template mit Angaben aus dem Active Directory wie dem Vor- und Nachnamen, der Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw. .

4. Die Signatur wird implementiert, sobald Sie auf den Button Deploy im Hauptmenü des Programms klicken. Sie werden aufgefordert, Ihre Admin-Zugangsdaten zum Google Apps-Account anzugeben.

5. Abschließend verknüpfen Sie die Anwender in Ihrem Active Directory mit den Gmail-Anwendern.

Das war’s schon! Melden Sie sich einfach zu Ihrem Mailkonto auf Goolge Apps an und klicken Sie auf Schreiben. Ihre neu erstellte Signatur werdem Sie direkt sehen können. Auch Ihre Anwender werden die gleiche Signatur haben, vervollständigt durch ihre persönlichen Angaben.

Im Fall, dass Sie Ihr Google-Account mit Outlook verknüpft haben, wählen Sie einfach die entsprechende Policy im Schritt 2 aus. Das Programm unterstützt ebenfalls Outlook Web App und Office 365.

Um mehr zu erfahren und CodeTwo Email Signatures herunterzuladen, klicken Sie hier.
Falls Sie einen Manager für Ihre Exchange-Signaturen suchen, gehen Sie auf diese Seite.

Sie haben Fragen? Dann schreiben Sie uns einfach eine Nachricht, und wir melden uns umgehend zurück!