CodeTwo Exchange Rules

E-Mail-Signaturen, Branding & Disclaimer
für Exchange Server 2016, 2013, 2010, 2007,
2003*, Outlook & Mobilgeräte

Name

St. Catherine's School

St. Catharine

Unternehmen

St. Catherine's School ist eine Mädchenschule in Toorak, Melbourne in Australien.

Problem

E-Mail ist das grundlegende Kommunikationsmittel in der Schule, sowohl unter den Mitarbeitern und den Schülern, als auch innerhalb der Schulgemeinschaft. Die Schule führte ein standarisiertes Signaturformat für den gesamten Lehrkörper ein. Die Einfügung erfolgte jedoch manuell und zwang die Mitarbeiter zur wiederholten Dateneingabe in Microsoft Outlook. Dies führte zu zahlreichen Fehlern, u.a. bei Stellenbezeichnungen und Kontaktdaten. Außerdem gab es keine Möglichkeit, den Stil und den Typ von Informationen in Signaturen zu kontrollieren, welche in die E-Mails an die Schüler und Eltern eingefügt wurden.

Das Schulpersonal benutzt oftmals Outlook Web Access, sowie Microsoft Outlook 2010, wodurch das Einstellen von Signaturen in den beiden Tools erforderlich war. Einige Angestellten benutzten iPhones und andere Smartphones, welche die Signaturen beim Verschicken von E-Mails nicht berücksichtigten. Eine weitere Herausforderung war die zentrale Steuerung von Modifikationen in den Signaturen. Die Marketing-Abteilung informierte oftmals über Schulereignisse und wichtige Termine mit Hilfe von Bannern, die in die Signatur eingefügt wurden. Ohne ein zentrales Steuerungssystem wäre dies kaum machbar. John Toulants, Manager der Informations- und Kommunikationsabteilung, sagte "die Hub Transport-Regeln von Exchange 2010 bieten kaum Möglichkeiten zur Kontrolle und zur flexiblen Verwaltung von zentralisierten Signaturen. Bestenfalls können die Signaturen am Ende der Korrespondenz, anstatt direkt unterhalb der Antwort, einfügt werden. Das Hinzufügen von Active Directory-Feldern war auch nicht einfach und es fehlte ein graphisches Interface zur Durchführung dieser Operation."

Lösung

John Toulants von St. Catherine's School schilderte ausführlich die Lösung:

Auf der Suche nach technischem Support zur Verwaltung von zentralisierten Signaturen mittels Hub Transport-Regeln fand ich mehrere Blogs und Internetforen, welche CodeTwo Exchange Rules 2010 empfahlen. Ich entschied mich für einen komparativen Vergleich der Software mit den Exchange Transport-Regeln.

Die Installation von CodeTwo Exchange Rules 2010 ging schnell und war unkompliziert. Die Software benötigt vergleichsweise wenig Speicherplatz. Ich bin es leid, immer wieder neue Software zu den Microsoft Software-Produkten hinzuzufügen, aber diese klinkte sich problemlos in Exchange Server ein.

Das graphische Interface lässt sich sehr einfach bedienen. Die vordefinierten Musterregeln machen das Erstellen von Graphiken sehr leicht. Auch der verfügbare Signaturen- und Disclaimer-Editor ist leicht zu handhaben, genauso wie das Einfügen von Active Directory-Feldern, was mich letztendlich von der Funktionalität der Software überzeugt hat.

Unsere Schule implementierte CodeTwo Exchange Rules 2010 und richtete eine zentralisierte und standarisierte Signatur für das ganze Personal mit Hilfe von Active Directory-Feldern ein. Nun können wir sicher sein, dass die Signaturen dem für unsere Institution festgelegten Standard entsprechen.

Die Implementierung war simpel. Wir benutzten Group Policy, um die lokalen Signaturen in Outlook zu deaktivieren, sodass die Mitarbeiter dies nicht manuell tun mussten. Danach aktivierten wir die Regeln in CodeTwo Exchange Rules und das System wurde implementiert.

Unsere Marketing-Abteilung kann nun sehr einfach Banner und Werbung von Schulevents in die Mitarbeiter-E-Mails einfügen. Bei den E-Mails, die via Microsoft Outlook, Outlook Web Access oder Smart Phone verschickt werden, werden diese ebenfalls automatisch eingefügt. Das System stellt außerdem sicher, dass die Personalangaben, dank Active Directory, immer korrekt und aktuell bleiben.

CodeTwo Exchange Rules ist eine bequeme Ergänzung zu Microsoft Exchange und bietet Funktionalitäten, die die Hub Transport-Regeln nicht enthalten.

Zusammenfassung

Name: St. Catherine's School
Anz. der Angestellten: 210
Pro Tag gesendete E-Mails: 4,500
Servertyp: Exchange 2010
Anz. der Server: 1
Problem: Änderung von Signaturen in der Schulkorrespondenz; einfaches Einfügen von Active Directory-Feldern; komplexe Änderungen von Signaturen
Lösung/Produkt: CodeTwo Exchange Rules 2010
Umfang: 250 Mailboxen
Dauer: 2 Tage

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