CodeTwo Exchange Rules Pro

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen, Disclaimern, Marketing-Bannern Kontrolle des E-Mail-Flusses in Exchange Server 2016, 2013, 2010, 2007.

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CodeTwo Exchange Rules PRO vs. Hub Transportregeln

CodeTwo Exchange Rules Pro vereinfacht erheblich die Erstellung diverser E-Mail-Regeln in MS Exchange. Die nachstehende Tabelle fasst alle wichtigen Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro zusammen. Erfahren Sie mehr über den Mehrwert der Software gegenüber Microsoft Exchange Server.

 

Automatische E-Mail-Signaturen und Disclaimer

Mit Hilfe des Programms erstellen Sie personalisierte E-Mail-Signaturen und Disclaimer in HTML, RTF und Plain Text. Sie binden individuelle Anwenderdaten und Bilder aus dem Acrive Directory ein. Darüber hinaus lassen sich Signaturen und Disclaimer an verschiedenen Stellen anfügen, z.B. als Kopfzeile oder Seiten-Banner. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Signatur direkt unterhalb einer jeden Antwort oder am Ende der Konversation eingefügt werden soll.

Signatur in Antworten

Legen Sie fest, ob Ihre Signatur am Ende einer E-Mail-Konversation oder direkt unterhalb einer neuen Antwort angefügt werden soll.

Bilder und Logos in Signaturen (eingebettet)

Das Programm bettet die von Ihnen ausgewühlten Bilder in die Signatur ein. Sie werden daher gleich beim Öffnen der E-Mail und nicht als Anhang dargestellt. Egal welcher E-Mail-Client eingesetzt wird: Die Signatur wird immer so dargestellt wie in dem Entwurf, selbst wenn die E-Mail von einem Mobilgerät verschickt wird.

Editor für Templates

Das Programm verfügt über einen Editor für Templates. Signaturen, erstellt mit dem Editor, werden bei dem Adressaten genauso dargestellt wie in Ihrem Entwurf. Sie können zudem eine Signatur für E-Mails in RTF und Plain Text hinterlegen.

Seiten-Banner und E-Mail-Komposition

Mit dem Programm entwerfen Sie nicht nur Signaturen, sondern das komplette Layout für Ihre E-Mails – Sie fügen in einem Schritt Seiten-Banner Marketing-Kopfzeilen und Haftungsnotizen hinzu.

Hinzufügung neuer Empfänger (zu An- Cc- und Bcc-Zeile)

Bei Bedarf fügt das Programm automatisch zusätzliche Adressaten zu einer Nachricht hinzu. CodeTwo Exchange Rules Pro gibt Ihnen die Möglichkeit, Endanwender-E-Mails automatisch zu kopieren und weiterzuleiten beispielsweise wenn sie gegen die Datenschutzrichtlinie verstoßen.

Erweiterter Builder für Konditionen

Das Programm CodeTwo Exchange Rules Pro stellt eine breite Auswahl an Konditionen für Ihre E-Mails bereit. Sein integrierter Editor für Konditionen mit UND/ODER-Logik und eine beinahe unbegrenzte Anzahl von Kombinationen ermöglichen exakte Abbildung Ihrer Anforderungen.

Unterstützung für AD-Felder

CodeTwo Exchange Rules Pro ist vollständig verzahnt mit Ihrem Active Directory. Die Erstellung von personalisierten Signaturen erfolgt über ein bequemes Menü und geht viel schneller als in MS Exchange. Die gewünschten Platzhalter können auch direkt in das Template eingetippt werden.

Editor für individuelle AD-Felder

Sie können zusätzliche Active Directory-Platzhalter anlegen. Sie erscheinen im Template-Editor in dem gleichen Menü wie die Standardfelder.

Vorinstallierte Templates für Signaturen/Disclaimer

Das Programm bietet eine breite Auswahl an fertigen Templates für Signaturen und Disclaimer. Sie können Sie an Ihre Anforderungen anpassen, oder die Bibliothek als Speicherort für Ihre eigenen Templates nutzen.

Unterstützung für Kopf- und Fußzeilen, Seiten-Banner

Legen Sie ein Standard-Design für Ihre gesamte E-Mail-Korrespondenz fest! Neben Signaturen stehen Ihnen noch Kopfzeile und Seiten-Banner zur Verfügung. Sie lassen sich problemlos verschieben und vergrößern bzw. verkleinern. Mit Hilfe des Editors vereinheitlichen Sie den Look Ihrer Signaturen und Nachrichten.

Kontrolle der Signatur - Blockierung und Erzwingung

Soll die Fußzeile blockiert oder eine andere Fußzeile eingefügt werden - der Endanwender kann entscheiden, ob und welche Signatur in seine E-Mail eingefügt wird. Die Erzwingung / Blockierung erfolgt im Mailclient des Endanwenders.

Data Loss Protection und E-Mail-Filterung (DLP)

CodeTwo Exchange Rules Pro macht die Anwendung von Data Loss Protection (DLP)-Filtern einfacher denn je. Das Programm bietet nicht nur eine fertige, umfassende Bibliothek mit Phrasen: Es ermöglicht auch viel mehr Operationen an vertraulichen Daten als die Filter in Exchange. Das Programm kann beispielsweise bestimmte Schlüsselworte entfernen oder/und die betreffende Nachricht gemäß DLP-Kriterien an einen Manager oder Datenschutzbeauftragten weiterleiten.

Fernzugriff auf Regeln und Signaturen für nichttechnisches Personal

Das Administrationspanel kann auf einem x-beliebigen Rechner (auch außerhalb Ihrer Domäne) installiert und mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet werden. Auf diesem Weg kann die Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Bannern beispielsweise an Marketing oder Verkauf delegiert werden. Die Sicherheit des Servers wird hierdurch nicht beeinträchtigt.

API für administrativen Web-Zugriff

Dank dieser Funktion kann CodeTwo Exchange Rules Pro mit eigenständigen und Web-basierten Anwendungen integriert werden. Das Programm kann somit über Webbrowser auf einem Mobilgerät gesteuert werden.

Fußzeile sichtbar im Ordner Gesendete Elemente

Nachrichten, gesendet mit einer Signatur und/oder einem Disclaimer, können im Ordner Gesendete Elemente eingesehen werden. Durch Archivierung diesen Ordners können Sie jederzeit nachweisen, dass Ihre Geschäfts-E-Mail mitsamt Signatur und Disclaimer verschickt werden. Darüber hinaus können Sie entscheiden, welcher Ordner im Client des Endanwenders aktualisiert werden soll. Die Funktion Sent Items Update ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Clients einschl. MS Outlook, Entourage, MacMail, Outlook Web Access, Outlook Mobile Access, iPhone, BlackBerry u.Ä..

Blockierung von E-Mails

Legen Sie eine Regel an. die unerwünschte E-Mails blockiert, ohne dass Sie jeden Morgen in Ihrem SPAM-Ordner rumwühlen müssen. Sie können Nachrichten unterschiedlichen Typs blockieren, z.B. eingehende E-Mails mit persönlichen Daten (Job-Angebote, Lebensläufe etc.) oder ausgehende E-Mails mit vertraulichen Angaben.

Erzwingung des E-Mail-Formats

Das Programm kann das Format von ausgehenden Nachrichten autom. in HTML oder in Plain Text umwandeln und somit für alle Absender standardisieren.

Autoresponder mit Scheduler-Funktion, Looping-Schutz und automatischen Anhängen

Mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellen Sie problemlos einen Autoresponder für jeden User in Ihrer Organisation, einschl. inaktiver Active Directory-Anwender. Sie können entscheiden, welche Nachrichten automatisch beantwortet werden sollen, oder zu Ihrer automatischen Antwort einen Anhang und den Text der Original-E-Mail hinzufügen. Exchange Server hingegen unterstützt lediglich OOF-Assistenten.

Änderung der Absenderadresse

Die Absenderadresse kann in Exchange nur mit der Option "Send as" oder "Send on behalf of" geändert werden. Diese bereiten jedoch hin und wieder Probleme. CodeTwo Exchange Rules Pro lässt Sie eine Regel anlegen, welche die Zeile "Von" in Nachrichten eines x-beliebigen Absenders überschreibt. Die Funktion erweist sich als besonders nützlich im Fall, dass eine E-Mail im Namen eines Vorgesetzten verschickt werden soll, oder wenn E-Mails, gesendet von den Mitarbeitern eines Teams, mit der gleichen, allgemeinen Absenderadresse versehen werden sollen. Die Absenderadresse wird geändert, wenn die Nachricht durch das Programm wandert. Probleme mit Berechtigungen sind hier ausgeschlossen.

Änderung des Betreffs

Diese Funktion erweist sich als hilfreich, z.B. wenn interne Nachrichten gekennzeichnet werden sollen, um sie im Anwenderpostfach zu ordnen. CodeTwo Exchange Rules Pro kann Nachrichten scannen und kennzeichnen, sobald sie Exchange Server passieren. Die Funktion kann ebenfalls zur Kontrolle von blockierten Nachrichten eingesetzt werden, nachdem deren Inhalt als vertraulich eingestuft und sie an einen Administrator weitergeleitet wurden.

Hinzufügung von Anhängen

Sie können eine Regel erstellen, die an ausgehende E-Mails Dateien anhängt. Hierfür wird ein Ordner angelegt, aus dem die Dateien bezogen werden. Die Anzahl der Anhänge ist nicht begrenzt und der Inhalt des Ordners kann auch ohne direkten Zugang zu dem Administrationspanel von CodeTwo Exchange Rules Pro verwaltet werden. Diese Option spielt insbesondere Marketing-Teams in die Hände, da sie zumeist mit Werbung, Flyern und PDF-Dokumenten etc arbeiten. Mit einer simplen Regel im Programm können bestimmte Nachrichten um einen Anhang ergänzt werden. Ihr Marketing-Team muss nicht mehr daran denken, es manuell zu tun.

Komprimierung von Anhängen

Das Programm kann so eingestellt werden, dass Anhänge eines bestimmten Typs bzw. diejenigen, die eine festgelegte MB-Größe überschreiten, automatisch gezippt werden. So lassen sich beispielsweise .doc-Dateien, die größer sind als 1MB, schnell und bequem komprimieren.

Weiterleitung von E-Mails

Mit dem Programm legen Sie eine Regel zur Weiterleitung von E-Mails in Ihrem Exchange Server an. Die Konfiguration ist sehr einfach und erfordert nur wenige Mausklicks. Folglich werden bestimmte E-Mails an einzelne Adressen oder an eine Empfängergruppe weitergeleitet, ohne dass ein Endanwender hierfür aktiv werden muss.

Regelplaner

Planen Sie im Voraus, wann Ihre Regeln aktiv werden sollen - egal, ob ein Zeitfenster für eine Marketing-Kampagne oder ein rekurrierender Autoresponder für E-Mails, welche außerhalb Ihrer Geschäftszeiten eingehen. Der neue Editor lässt Sie einen Zeitrahmen festlegen: monatlich, wöchentlich, täglich oder benutzerdefiniert.

Regeltester

Das Programm verfügt über einen smarten Regeltester, welcher einen E-Mail-Client simuliert. So können Sie schnell prüfen, ob Ihre Regel korrekt funktioniert, ohne echte E-Mails zu verschicken. Darüber hinaus können Sie die Verarbeitung Ihrer Test-E-Mail Schritt für Schritt zurückverfolgen.

Entfernung von Briefpapier und Outlook-Motiven

CodeTwo Exchange Rules Pro kann Outlook-Motive und Briefpapier aus Nachrichten entfernen. Damit sorgen Sie für einen einheitlichen Look Ihrer Korrespondenz, unabhängig von den Einstellungen des Endanwender-Clients.

Automatische Replikation der Einstellungen in Multiserverumgebungen

In einer Multiserverumgebung werden die Einstellungen automatisch auf alle beteiligten Maschinen übertragen. Das Administrationspanel von CodeTwo Exchange Rules Pro ermöglicht Steuerung aller Regeln von einer Stelle aus.

Regel-Sets für Umgebungen mit mehreren Mandanten

Das Programm unterstützt Umgebungen mit mehreren Mandaten (z.B. bei Anbietern für Hosted Exchange). Einzelne Regeln, angelegt mit CodeTwo Exchange Rules Pro, können zu einem Set gebündelt und einer bestimmten Mandantenorganisation zugewiesen werden. Für weitere Informationen kontaktieren Sie unseren Kundendienst.

Server-Monitoring

Das Programm enthält ein Modul, mit dem die Verarbeitung von Regeln überwacht werden kann. Das Modul liefert Informationen zum Status der Transportdienste, Statistiken über die verwendeten Signaturen etc.

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