CodeTwo Exchange Rules Pro

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen, Disclaimern, Marketing-Bannern Kontrolle des E-Mail-Flusses in Exchange Server 2016, 2013, 2010, 2007.

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Davis LLP

Profil

Davis LLP ist ein führender Rundumdienstleister im Bereich des internationalen Rechts, dessen Mitarbeiter unkomplizierte und umfassende Rechtsberatung von ihren Büros in Kanada und Japan aus anbieten. Mehr als 240 Berater aus knapp 50 Sachgebieten vertreten Finanzinstitute, Unternehmen, Regierungsorganisationen und Privatpersonen.

Problem

Die Firma verfügte bereits über eine zusätzliche Software zum Einfügen von Disclaimern und Signaturen. "Trotz guter Bewertungen fanden wir deren Leistung mangelhaft, weil die Belastung der CPU unseres Servers bis zu 30% anstieg. Infolgedessen wurde die Effizienz der Exchange Funktionen beeinträchtigt – einige Funktionen arbeiteten nicht gemäß ihrer Bestimmung oder nur mit Einschränkungen." – sagte Matthew McIntosh, Senior Analyst bei Davis LLP. "Das Erstellen von Signaturen war an sich ganz einfach, deren richtige Platzierung in den E-Mails bereitete uns jedoch Kopfzerbrechen und zwang uns mehrmals zum Durchforsten des HTML auf der Suche nach einer Lösung."

Die Signaturen mussten vom IT-Personal verwaltet werden, da es keine Möglichkeit gab, Zugriffsrechte fürs Marketingteam einzustellen. Im Endeffekt wurde das Programm nicht in dessen vollem Umfang genutzt und behinderte das Marketing beim Einführen von einheitlichen Signaturen.

Lösung

Matthew McIntosh entdeckte CodeTwo, als er Internetforen für Exchange-User durchforstete. "CodeTwo Exchange Rules PRO wurde immer positiv bewertet. Dies trug wesentlich zum Wechsel unserer Software bei, da echte Erfahrungen anderer User mehr wert sind als nur gute Werbung. Die Implementierung der Software in unserer Entwicklungsumgebung bestätigte nur das, was wir zuvor gelesen hatten. Es stellte sich sehr schnell heraus, dass CodeTwo Exchange Rules PRO ein gutes Produkt ist."- sagte McIntosh.

"Es lässt sich einfach installieren, hat ein übersichtliches Interface und ist intuitiv zu bedienen. Zurzeit benutzen wir CodeTwo Exchange Rules PRO in der Entwicklungsumgebung und sind bereit für deren Einsetzung. Die Installation verlief schnell und reibungslos und in nur wenigen Augenblicken konnten wir unsere standarisierte Signatur erstellen. Dazu benutzten wir Informationen aus dem Active Directory und den Outlookähnlichen Schabloneneditor.

Die Auslastung der Ressourcen auf unserem Exchange Server verbesserte sich signifikant seit der Installation von CodeTwo Exchange Rules PRO. Das Programm selbst macht sich jedoch kaum bemerkbar. Wir werden auch nicht mehr mit Effizienzverlust-Alarmmeldungen bombardiert. Insgesamt merken die User eine Verbesserung.

Das Erstellen von Signaturen geht blitzschnell. Die Möglichkeit RTF und Plain Text mit nur einem

Mausklick auf entsprechende Schaltfläche zu erstellen, ist eine echte Zeitersparnis, genauso wie die Vorschau von Active Directory-Feldern direkt im Designfenster. Der Regeltester ist ebenfalls ein toller Zusatz, der uns den Check mehrerer Optionen im Administrationspanel bietet, noch bevor wir die neuen Regeln einsetzen.

CodeTwo Exchange Rules Pro gewährt dem Marketing den Zugriff zum Erstellen von Signaturen, während die IT weiterhin den Nachrichtenfluss und die angewandten Regeln überwacht. Es hilft, Zeit zu sparen, die vom IT-Personal in das Entwerfen von Schablonen investiert werden musste, um das Konzept des Marketings umzusetzen.

CodeTwo Exchange Rules PRO liefert Möglichkeiten, die wir bei unserer vorigen Lösung kaum in Betracht gezogen haben, wie z.B. Anwendung von Regeln je nach Tageszeit oder Komprimieren von Anhängen. CodeTwo Exchange Rules PRO macht es möglich, der Anforderung zum Einfügen von Disclaimern gerecht zu werden."

Zusammenfassung

Firmenname: Davis LLP
Anzahl der Mitarbeiter: 580
Anzahl der pro Tag verschickten E-Mails: 53,000
Server-Typ: Exchange 2010
Anzahl der Server: 2
Problem: Überlastung des Servers verursacht durch vorige Software zum Einfügen von Disclaimern und Signaturen; Probleme mit dem Signaturdesign in HTML, Das Marketing hatte keine Möglichkeit, Regeln und Signaturen zu erstellen; zusätzlicher Arbeitsaufwand für das IT-Personal
Lösung / Produkt: CodeTwo Exchange Rules Pro
Installationsumfang: firmenweit
Installationszeit: 2 Std. (einschl. Deinstallation voriger Software, Installation von CodeTwo Exchange Rules PRO auf zwei Servern und Konfiguration von Disclaimern und einfachen Signaturen)

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