CodeTwo Outlook Export ist ein kostenfreies Tool mit dem Sie Ihre Microsoft Outlook-Daten in CSV-Textdateien exportieren können. Das Tool ermöglicht einen deutlich umfassenderen Datenexport als die integrierte Export-Funktion von Outlook. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder in Outlook-Kontakten zu exportieren und lässt sich bequem und einfach bedienen. Mit dessen Hilfe können Daten aus Ordnern jeden Typs exportiert werden, wie z.B. aus Kalendern, Kontakten, E-Mails, Aufgaben, Journals und Notizen.

Nach der Programminstallation erscheint auf der Symbolleiste in Outlook ein neues Symbol. So können Sie CodeTwo Outlook Export mit nur einem Mausklick starten.

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Im Hauptfenster von CodeTwo Outlook Export kann der User festlegen, ob Daten aus allen oder nur aus bestimmten Elementen des jeweiligen Ordners exportiert werden sollen. Anschließend wählt er den Pfad zu der CSV-Zieldatei, in der die exportierten Daten gespeichert werden sollen.

Die Liste Export fields umfasst all die Elementfelder, die in die CSV-Textdatei exportiert werden sollen. In der linken Spalte steht die Feldbezeichnung (genau so, wie sie in Outlook angezeigt wird) und in der rechten Spalte erscheint die Feldbezeichnung, wie sie in der CSV-Textdatei aussehen wird. Standardgemäß sind die Bezeichnungen in beiden Spalten identisch. Möchten Sie die Feldbezeichnung in der CSV-Datei ändern, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an oder drücken Sie die F2-Taste. Benutzen Sie die Buttons Add und Remove, um weitere Felder zu der Liste hinzuzufügen oder um die bereits vorhandenen Felder zu löschen. Mit den Tasten nach oben und nach unten ändern Sie die Reihenfolge der Felder in der CSV-Textdatei. Zum Start vom Datenexport klicken Sie auf den Button Export.

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Nach dem Klick auf Add wird das Dialogfeld Field chooser eingeblendet. Dort können Sie Felder der in die CSV-Datei zu exportierenden Daten zu der Liste Exported fields hinzufügen. Das Dialogfeld Field chooser zeigt die Felder-Auswahl je nach Typ des Ordners an, aus dem die Daten exportiert werden.

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Zum Hinzufügen der zu exportierenden Felder zu der Liste Exported fields wählen Sie sie im Dialogfeld Field chooser aus und klicken Sie auf den Button Insert. Sie können mehrere Felder auswählen. Zunächst werden im Dialogfeld Field chooser nur Standardfelder der Outlook-Daten angezeigt. Zum Anzeigen benutzerdefinierter Felder (erstellt in einem Ordner oder einem anderen Element) klicken Sie auf Refresh. Soll nach dem Klick auf den Button Refresh kein benutzerdefiniertes Feld in der Liste mit verfügbaren Feldern angezeigt werden, müssen Sie deren Bezeichnung in das Feld Custom field nameeintragen und den Button Add anklicken. Das Feld wird zu der Liste mit verfügbaren Feldern hinzugefügt.

Bei Bezeichnungen von benutzerdefinierten Feldern ist die Groß- und Kleinschreibung von Bedeutung.

Nach der Auswahl von gewünschten Datenfeldern können diese über die Funktion Save to file exportiert werden. Diese Funktion ermöglicht Ihnen Erstellung mehrerer Exportschemen mit den am häufigsten benutzten Datenfeldern. Um Datenfelder aus einer Datei zu importieren, klicken Sie einfach auf Load from file.

Mit einem Klick auf Options im Hauptdialogfeld des Programms können Sie zusätzliche Optionen für den Datenexport definieren: Field separator (Zeichen, mit dem die Datenfelder voneinander zu trennen sind), Text qualifier (Anführungszeichen, in dem die Daten einzutragen sind), Replace the new line sign with (Wenn das Zeichen am Anfang der nächsten Zeile durch ein anderes Zeichen ersetzt werden soll).

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