CodeTwo Task Workflow

CodeTwo Task Workflow

Outlook-Aufgaben-Manager

Hauptfunktionalitäten

  • Kostenloser, benutzerfreundlicher Projekt- und Aufgabenmanager für Outlook 2013 oder älter
  • Zuweisung und Überwachung der Aufgaben (entweder Ihrer eigenen oder der Ihres Teams) in Outlook
  • Synchronisation der Outlook-Aufgaben mit anderen Usern in Echtzeit (via Exchange Server oder CodeTwo Public Folders)
  • Erstellen und Verwalten von Projekten
  • Ideal zur Verwaltung von Projekten – von simplen To-dos über komplexe Aufgabengruppen bis hin zur flexiblen Planung (SCRUM, DSDM, XP)
  • Automatische Benachrichtigung per E-Mail
  • Erstellen von Statistiken, Gruppeneinstellungen u.v.m.
  • Nahtlose Integration in Outlook, Einsatzbereitschaft direkt nach der Installation

Beschreibung

Sowohl Outlook-Anfänger als auch routinierte User schätzen Microsoft Outlook für dessen breit gefächerte Funktionen. Selbst wenn viele von uns das Programm buchstäblich „leben“, erscheint die verfügbare Aufgaben-Funktion etwas vernachlässigt. Oftmals verzichtet man auf die Arbeit mit Aufgaben in Outlook oder greift zu anderen Aufgaben- und Projekttools.

Damit Sie stets den Überblick behalten und Ihre Aufgaben direkt in Outlook managen können, haben wir ein kostenloses Add-in für Outlook entwickelt – CodeTwo Task Workflow. Dank dem übersichtlich aufgebauten Programmfenster, den automatischen Benachrichtigungen, der vollen Kompatibilität mit Exchange sowie der Unterstützung der Synchronisation in CodeTwo Public Folders können Sie endlich Aktivitäten für Ihre ganze Firma planen und Ihre Projekte mit anderen Usern in Echtzeit teilen. Dabei bleibt der gesamte Prozess stets an einem Ort, nämlich in Outlook gespeichert.

Funktionsweise

CodeTwo Task Workflow integriert sich automatisch in Ihr Outlook und fügt sein eigenes Fenster zu Ihren Aufgaben-Fenstern hinzu, sowie einige neue Buttons zu der Outlook-Menüleiste. Das Programmfenster ermöglicht problemlose Zuweisung der Aufgaben an bestimmte Personen, schnelle Auswahl und Festlegung des Bearbeitungsstatus‘, Eingabe des geschätzten Aufwands und der Zeit, sowie die Verwaltung der Benachrichtigungen. Buttons, die wir zu der Aufgaben-Menüleiste hinzugefügt haben, dienen zum Einfügen von Zeit-Stempeln in den Aufgabenverlauf, zum Eintragen der Arbeitszeit und zum Ein- und Ausblenden des Aufgabenfensters.

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Jede Änderung an Ihrer Aufgabe kann eine automatische Benachrichtigung per E-Mail nach sich ziehen, die an alle an dem Projekt beteiligten Personen geschickt wird. So stellen Sie sicher, dass jeder Kollege stets up to date bleibt und dass keine Aufgabe unbemerkt entwischt.

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Die Optionen des Programms sind ebenfalls auf der Menüleiste von Outlook verfügbar und bleiben damit jederzeit zugänglich.

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Der Button Workflow View ändert die Ansicht der Aufgaben-Ordner in Outlook. Damit bleiben alle wichtigen Angaben, wie z.B. der Verantwortliche, der Bearbeitungsstand und die bereits investierte Zeit jederzeit sichtbar.

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Die Option Default Notifications ermöglicht das Ein- und Ausschalten der Benachrichtigungen bei Änderungen an den Ordnern. Sie können zudem diejenigen Personen auswählen, die über Änderungen benachrichtigt werden sollen.

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Von links angefangen; der Button Statistics ermöglicht Ihnen schnelle Erstellung von Statistiken von Ihrem Projekt. Demzufolge können Sie sehen, wie viel Arbeit bis anhin erledigt wurde und wie lange es noch dauern wird, bis zum Abschluss des Projekts. Außerdem werden Sie erfahren, wie viele Aufgaben bereits erledigt wurden und wer von Ihren Kollegen hinterherhängt und zusätzliche Infos bzw. Hilfe braucht. Die Statistik kann entweder als Excel-Tabelle oder als HTML-Bericht, der in Ihrem Internetbrowser angezeigt wird, zusammengefasst werden.

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Bedienung

Sehen Sie die Anwendungsbeispiele unten und wählen Sie jenes aus, das Ihrem Arbeitsmodell am ehesten entspricht. Mit CodeTwo Task Workflow kriegen Sie die Sache problemlos gepackt.

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Installation und Konfiguration

Die Installation des Programms ist sehr einfach. Laden Sie CodeTwo Task Workflow herunter und führen Sie es an jedem Computer mit installiertem Microsoft Outlook aus. Befolgen Sie die Anweisungen des Wizard (Weiter, Weiter, Beenden) und starten Sie Ihr Outlook. Und da ist’s! CodeTwo Task Workflow ist bereits auf der Menüleiste Ihres Outlook platziert und kann sofort zur Verwaltung Ihrer Aufgaben benutzt werden.

Achtung! Wenn Sie Ihre Aufgaben mit anderen Outlook-Usern teilen und mithilfe von CodeTwo Task Workflow managen möchten, vergewissern Sie sich, dass Sie mit Microsoft Exchange Server verbunden sind oder dass Ihr CodeTwo Public Folders (unsere kostengünstige Alternative zu Exchange) ausgeführt wird. Erfahren Sie mehr über CodeTwo Public Folders...

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