CodeTwo Task Workflow

CodeTwo Task Workflow

Outlook-Aufgaben-Manager

Outlook-Aufgaben für Sie und Ihr Team

Wenn Sie bloß eine einfache To-do- oder Aufgabenliste für Ihr Team erstellen möchten, welche für alle Teammitglieder leicht zugänglich sein sollte und die Überwachung des Bearbeitungsstandes ermöglichen sollte, dann ist das ein Beispiel für Sie.

Angenommen, Sie leiten ein kleines Aufnahmestudio und möchten Ihren drei Mitarbeitern diverse Aufgaben zuweisen und anschließend den Bearbeitungsstatus kontrollieren. Solange Sie nicht mit der Arbeit überhäuft werden und nicht gleichzeitig aufnehmen und mastern müssen, reicht es, wenn Sie für Ihre Firma einen Ordner mit gemeinsamen Aufgaben erstellen. Für Details lesen Sie weiter:

Installieren Sie CodeTwo Task Workflow auf allen mit Outlook ausgestatteten Computern

Sehen Sie den Abschnitt Installation und Konfiguration, um mehr über die Installation von CodeTwo Task Workflow zu erfahren.


Vergewissern Sie sich, Sie sind zu Ihrem Exchange-Konto eingeloggt bzw. Ihr CodeTwo Public Folders wird ausgeführt

Um Outlook-Aufgaben mit anderen Usern in Echtzeit teilen zu können oder um einen öffentlichen Ordner anzulegen, brauchen Sie ein zusätzliches Outlook-Add-in. Erfahren Sie mehr über die Installation von CodeTwo Public Folders und das Teilen der Ordner in Outlook.


Erstellen Sie einen öffentlichen Ordner in Outlook

Zum Erstellen eines öffentlichen Ordners in Outlook klicken Sie einfach auf C2Public Folders, wählen Sie New Folder aus, geben Sie dessen Namen ein und vergewissern Sie sich, dass dies ein Aufgaben-Ordner ist (weitere Infos zum Erstellen von öffentlichen Ordnern in Outlook finden Sie hier).


Fügen Sie Ihre Aufgaben in den öffentlichen Ordner ein

Nachdem Sie den öffentlichen Ordner angelegt haben, können Sie neue Aufgaben erstellen, welche Angaben zu der geschätzten Erledigungszeit und dem damit verbundenen Aufwand enthalten, und anschließend Ihren Kollegen zuweisen. Da Sie diese Aufgaben in einem öffentlichen Ordner erstellt haben, werden sie sofort an allen Computern sichtbar und können jederzeit von anderen Usern bearbeitet werden.

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Überwachen Sie den Arbeitsfortschritt Ihrer Arbeitskollegen

Sie können den Datum- und Zeitstempel benutzen, um für jede Aufgabe eine Chronik zu erstellen. Diese liefert dann eine lückenlose Aufgabenhistorie mit Text, Grafiken, Dokumenten und Dateien.

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Die Kommunikation mit Ihrem Team innerhalb einer Aufgabe hat zur Folge, dass alle aufgabe- bzw. projektrelevanten Daten an einem Ort gespeichert werden. So kann man selbst nach mehreren Monaten zu einer bestimmten Aufgabe zurückkehren bzw. sie an jemand anders übergeben.

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