Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Office 365 / Google Apps

Optionen in Cloud-basierten E-Mail-Plattformen

Office 365 lässt den Administrator eine HTML-Signatur mit dynamischen Elementen für Personalisierungszwecke hinterlegen. Der Nachteil ist, dass sie in Antworten und Weiterleitungen nicht unterhalb des letzten Textes angefügt werden kann, noch ist eine Vorschau aufseiten des Endanwenders möglich. Erfahren Sie mehr...

Google Apps for Business ermöglicht zwar Erstellung eines gescheiten Disclaimers mit ziemlich vielen Formatierungsoptionen (Bilder und Weblinks miteingeschlossen). Die Einschränkungen sind aber gleich wie in Office 365. Plus, der Absenderkreis kann nicht eingegränzt werden. Und, die Personalisierung der Signatur entfällt gänzlich durch fehlende Variablen. Erfahren Sie mehr...

Diese und viele weitere Einschränkungen lassen sich nur mit einer zusätzlichen Software wie CodeTwo Email Signatures überwinden. Lesen Sie weiter, um mehr über das Programm und dessen Überlegenheit gegenüber den nativen Optionen in der Cloud zu erfahren.

WICHTIG: Im Fall, das Ihr Mailing-System auf Hosted Exchange aufbaut, machen Sie Ihren Anbieter auf CodeTwo Exchange Rules Pro aufmerksam – den Manager für E-Mail-Signaturen und E-Mail-Fluss in Exchange. Das Programm verfügt über ein API, sodass die Kontrolle über E-Mail-Signaturen an Kunden delegiert werden kann, sei es über das Web oder über eine Desktopanwendung.

 

Optionen in der Cloud, verglichen mit CodeTwo Email Signatures

Funktion Cloud-Plattform CodeTwo Email Signatures

E-Mail-Signatur unterhalb der letzten Nachricht in Antworten / weitergeleiteten E-Mails

Standardmäßig können einzelne E-Mails in einer Konversation nicht getrennt werden. Die Signatur wird daher in jeder neuen Antwort / Weiterleitung ganz unten angefügt. CodeTwo Email Signatures hingegen erkennt einzelne Nachrichten und fügt die Signatur direkt darunter an.

E-Mail-Signatur wird am Ende der Konversation angefügt.

E-Mail-Signatur erscheint unterhalb der letzten Nachricht.

Überschreibung existierender Anwendersignaturen

Office 365, Google Apps und andere Cloud-basierte Plattformen fügen die Signatur an, unabhängig davon, ob die E-Mail bereits eine vom Anwender selbst erstellte Signatur enthält oder nicht. Der Effekt ist ziemlich enttäuschend. CodeTwo Email Signatures hingegen überschreibt die Anwendersignatur.

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E-Mail-Signatur, hinterlegt in der Cloud, erscheint zusätzlich zu der Anwenderfußzeile.

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Hinzugefügt wird nur die Firmensignatur, erstellt mit CodeTwo Email Signatures.

Variablen mit Absenderangaben

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Plattformen wie Google Apps for Business bieten keine Personalisierungsoption: Verwendet werden kann nur ein fixer Disclaimer mit statischem Text und Bild.

Zwei Personalisierungsoptionen: Anwenderdaten können aus dem nativen Verzeichnis Ihrer Plattform oder (falls vorhanden) aus Ihrem Active Directory gezogen werden.

Automatische Ausblendung leerer Zeilen

Signaturzeilen mit Active Directory-Variablen, welche nicht ergänzt werden können, hinterlassen unschöne Lücken.

Die Mobilfunknummer fehlt.

Die Zeile mit der Mobilfunknummer wird automatisch ausgeblendet.

Signaturverwaltung delegierbar an nichttechnische Mitarbeiter

Für die Signaturverwaltung braucht man Unterstützung des Admins (unnötiger Zeit- und Ressourcenaufwand), oder man hat direkten Zugang zu dem Server (Sicherheitsrisiko).

CodeTwo Email Signatures ermöglicht Delegierung der Signaturverwaltung, ohne dass man alle Einstellungen der Organisation aus der Hand gibt.

Signatur sichtbar beim Schreiben im Mailclient
Signaturen / Disclaimer sichtbar im Ordner Gesendete Elemente
Grafischer Editor für Signaturen mit HTML-Quellcodeansicht
Bibliothek mit prädefinierten Templates für Signaturen / Disclaimer

 

So funktioniert CodeTwo Email Signatures:

Der Administrator von CodeTwo Email Signatures entwirft und implementiert ein Signatur-Template mit Variablen für Anwenderdaten.
CodeTwo Email Signatures ergänzt das Template mit Anwenderdaten und lädt die fertige, personalisierte Signatur in Webmail-Accounts (z.B. OWA oder Gmail) und Outlook-Clients.
Der Endanwender sieht seine Signatur, sobald er mit dem Schreiben beginnt. Die Signatur erscheint unverändert in dem Mailclient des Empfängers.

How CodeTwo Email Signatures works

 

Interessiert an Zentralisierungsoptionen für E-Mail-Signaturen in Ihrer Cloud-Plattform?

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