CodeTwo Out of Office Manager

CodeTwo Out of Office Manager

Zentral verwaltete Abwesenheitsnotizen unter Exchange und Office 365

CodeTwo Out of Office Manager

Anwendungsbeispiele - Out of Office Manager

  1. Vereinheitlichen Sie Ihre Abwesenheitsnotizen

    Mit CodeTwo Out of Office Manager erstellen Sie ein standardisiertes Abwesenheitsnotiz-Template, welches für mehrere Postfächer angewandt wird. Das bedeutet; wenn ein Kontakt eine automatische Antwort von zwei unterschiedlichen Mitarbeitern Ihrer Firma bekommt, sieht sie nicht aus, als würde sie von zwei verschiedenen Planeten kommen. In beiden Fällen wird sie das gleiche Schema haben und dank der Integration in den Dienst Active Directory auch persönliche Daten des angeschriebenen Anwenders enthalten, wie z.B. den Vor- und Nachnamen, die Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc. .

    Examples 1

  2. Managen Sie alle Out of Office-Nachrichten zentral

    In einer Exchange- oder Office 365-Umgebung wird die Abwesenheitsnotizrichtlinie auf dem Server gespeichert und nicht in den Mailclients einzelner Anwender. CodeTwo Out of Office Manager gewährt Ihnen Zugang zu diesen Einstellungen, sodass Sie jede Abwesenheitsnotiz einsehen, bearbeiten und ggf. neue Abwesenheitsnotizen setzen können. Demzufolge steuern Sie alle Out of Office-Nachrichten in Ihrem Unternehmen von einer Stelle aus.

    Examples 2

  3. Eliminieren Sie Risiken

    Zwecls Umsetzung einer standardisierten Abwesenheitsnotizrichtlinie gewähren manche Unternehmen auch nichttechnischem Personal (z.B. HR-Mitarbeitern) uneingeschränkten Zugang zu den Postfächern aller Mitarbeiter. Damit entsteht aber ein Sicherheitsrisiko, welches als Verletzung der Privatsphäre interpretiert werden kann.

    CodeTwo Out of Office Manager schliesst diese Lücke. Der mit der Verwaltung von Abwesenheitsnotizen beauftragte Mitarbeiter bekommt nur eingeschränkten Zugang zu den Postfächern anderer Kollegen; er kann lediglich deren Abwesenheitsnotizen steuern.

  4. Lassen Sie den Teamleiter die Abwesenheitsnotiz seiner Untergebenen steuern

    Die Anwendung muss nicht direkt auf dem Server installiert werden. CodeTwo Out of Office Manager kann auf einem beliebigen PC innerhalb Ihrer Domäne ausgeführt werden. Definieren Sie einfach den Anwender, der die Impersonation-Rechte für die Postfächer anderer Kollegen besitzen soll. Zu diesem Zweck benutzen Sie den integrierten Button Set permissions oder den folgenden PowerShell-Befehl:

    New-ManagementRoleAssignment –Name:impersonationAssignmentName 
    –Role:ApplicationImpersonation –User:[user name]

    ... und das war's schon.

  5. Eliminieren Sie unprofessionelle Nachrichten

    Schreibfehler, Smileys, überflüssige Details, fehlende Angaben zur Abwesenheitsdauer und zum Stellvertreter - es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Firmen-Korrespondenz unprofessionell aussehen zu lassen und für Verwirrung bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern zu sorgen.

    Mit CodeTwo Out of Office Manager stellen Sie sicher, dass erforderliche Angaben (und nur sie) in jede automatische Antwort einfließen. Auch die Korrektur von eventuellen Tippfehlern geht viel leichter und schneller, da nur ein Template im Umlauf ist.

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  6. Behalten Sie die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick

    18% aller Beschäftigten vergessen, eine automatische Antwort einzurichten für die Zeit, in der sie auf Geschäftsreise, Tagung oder im Urlaub sind. Es handelt sich also keinesfalls um eine statistische Randerscheinung. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen über mehrere Tage den Mitarbeiter X von der Firma Y zu erreichen und bekommen keine Antwort auf Ihre E-Mails - selbst wenn Sie schlussendlich zum Hörer greifen und in der Zentrale der Firma Y anrufen, der Schaden ist bereits angerichtet.

    CodeTwo Out of Office Manager hilft, dieses Risiko zu eliminieren; HR-Mitarbeiter oder Teamleiter vermerken in einer praktischen Kalenderübersicht die Abwesenheitszeit und richten gleichzeitig eine entsprechende automatische Notiz ein.

    Das Programm erweist sich außerdem als sehr hilfreich, im Fall wenn ein Mitarbeiter länger krank geschrieben wird, als ursprünglich geplant oder wenn er vergisst, die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren.

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  7. Bilden Sie einen neuen Kommunikationsweg

    Mit CodeTwo Out of Office Manager richten Sie einen neuen Kommunikationsweg für Ihre internen und externen Kontakte ein. Die Abwesenheitsnotiz Ihrer Mitarbeiter kann jetzt Weblinks zu Ihren Angeboten sowie News und Aktions-Infos enthalten.

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